Jeg er besat af at være så produktiv som menneskeligt muligt, hvad enten det er at sætte bedre frister eller finde den mest effektive måde at planlægge mine dage på.
Men min indbakke var stadig en enorm tidssug. Og kickeren er: Jeg sendte en masse af de samme e-mails igen og igen.
Det var da jeg begyndte at bruge konserverede svar. Hvis du ikke er bekendt med dem, kan du gemme et svar, du opretter, og derefter i stedet for konstant at indtaste det igen, kan du klikke på og indsætte det i din e-mail, hvilket sparer tid og kræfter.
Ikke solgt endnu? Jeg har skrevet fem almindelige tidsbesparende skabeloner for at komme i gang, der vil overbevise dig om, at dette giver mening. (Men først skal du have opsætning. Hvis du er en Gmail-bruger, finder du instruktioner her. Og hvis du er Outlook-bruger, kaldes de "hurtige dele", og du kan se dem her.)
1. Sådan udsættes svar
Nogle gange kan du afbryde et hurtigt svar. Men andre gange kræver dit svar ekstra tanke eller benarbejde. Da du ikke ønsker at ignorere personen i mellemtiden, skal du sende dette for at fortælle dem, at du vil svare, når du kan. Det ser sådan ud:
2. At misbruge en situation
Du ved, at en af de meget værste ting, du kan gøre, når spændingerne løber højt, er at fortælle nogen, hvordan du har det via e-mail. I stedet for at risikere det, når følelser er stærke, skal du bruge en foruddannet skabelon for at være sikker på, at du bruger en passende arbejdsplads. Det ser sådan ud:
3. Sådan deler du instruktioner
Fortæller du konstant folk, hvordan man navigerer på dit websted eller bruger din database? I stedet for at indtaste instruktionerne igen og igen, skal du indtaste den en gang, og du behøver ikke at bekymre dig om manglende trin, når du bliver stresset eller super optaget (eller gentager arbejde hele ugen). Det ser sådan ud:
4. At banke lavprioritet arbejde
Har du for meget på din tallerken? Hold din e-mail kort og ærlig, mens du tilbyder alternativer. Prøv dette:
5. Sådan sendes en vedhæftet fil
"Venligst find vedhæftet …" skal være et af de mest almindelige e-mail-svar, hvilket gør det til en perfekt kandidat til en dåse-svarskabelon. (Bare sørg for at vedhæfte filen faktisk, før du klikker på "Send!"). Prøv dette:
Gemning af e-mail-svar hjælper dig med at administrere din indbakke - og din tid. På denne måde kan du skrive dem, når du føler dig ensartet og tænker klart, og have dem praktisk til den stressede, tidsknusede dag.
Til sidst skal du ikke glemme, at bare fordi de er frelst, betyder det ikke, at de er sat i sten. Du er velkommen til at ændre dem, hvis du har brug for det, så de virkelig fungerer for dig, der kommer videre.
