E-mail-etikette er vanskelig. Hvordan ved du, om du irriterer dig? Fik det sidste udråbsmærke dig til at gå fra lydende entusiastisk til at klinge unhinged? Er din besked overflødig? Åbnes det endda, hvis du sender det efter kl. 17?
Men inden du bruger tid på at diskutere, om du vil inkludere et humørikon eller undersøge de bedste og værste tider på dagen for at sende en besked, skal du vide, at der er noget andet, der kan være fuldstændig undergravende din e-mail: Dine ord. (Dun, dun, dun.)
Her er fem ord, der får dig til at lyde mindre selvsikker og mere usikker på dig selv, end du selv er klar over. Så gør dig selv en tjeneste og slip dem.
1. Bare
Amanda Hesser og Merrill Stubbs, medstiftere af Food52, kommenterede engang, at det at tilføje “bare” til dine e-mails får dig til at virke mindre selvsikker. Efter at have kigget på tidligere e-mails, jeg har sendt, er jeg virkelig nødt til at være enig.
At sige ting som "Bare checke ind" eller "Ville bare stille et spørgsmål" minimerer din anmodning. Du tjekker ikke bare ind; du er en vigtig person, som fortjener at vide, hvad der sker! Slip det ekstra ord, og tjek ind som en chef.
2. Forhåbentlig
"Forhåbentlig" er et andet ord, som jeg ikke var klar over, kunne i høj grad hindre en e-mails effektivitet, indtil nogen eksplicit påpegede det for mig. ”Du skulle ikke være nødt til at være håbelig for noget , ” fortalte en mentor mig engang. ”Folk skal bare få tingene gjort.”
Tænk på det på denne måde: Hvis du fortæller nogen, at du forhåbentlig får noget gjort inden fristen, eller at forhåbentlig ting fungerer, viser du ubevidst, at du ikke har kontrol over en situation. Eller værre, at du er upålidelig.
3. Faktisk
"Faktisk" bliver langsomt den nye "bogstaveligt talt" eller "dybest set" i e-mails, hvor folk kaster det ind, hvor det ikke stilistisk giver mening. Jeg var ikke klar over, hvor problematisk dette var, før jeg modtog en e-mail fra en publicist, der brugte ordet tre gange i en fem-sætning e-mail (hvoraf den ene var den hadede sætning “men faktisk”), og alle tre gange var helt unødvendige ! Naturligvis har jeg faktisk ingen idé om, hvad hun forsøgte at fremme, fordi jeg blev så distraheret.
4. Kind Of
Denne er temmelig ligetil: Brug af “slags” (eller “slags”) i en e-mail er på tværs af så vag eller tvetydig, som om du ikke er helt begået eller ikke har nogen idé om, hvad der foregår. Og hvis det virkelig er tilfældet? Afklar situationen, inden du selv starter e-mailen.
5. Beklager
Da jeg spurgte adskillige faglige kontakter og kolleger, hvilket ord de synes er det mest unødvendige i e-mails, pegede næsten alle på “undskyld”, hvilket forklarede, at 99% af tiden, ingen undskyldning er nødvendig. (Tænk: ”Beklager, jeg kan ikke gøre mandag - fungerer tirsdag?”) Og ærligt, hvis du virkelig gjorde noget forkert, skal du hente telefonen og sige undskyld, som om du mener det.
Du er muligvis ikke i stand til at negle hvert stykke e-mail-etikette (der er så mange formodede "regler"!), Men ved at slippe af med et par unødvendige ord, får du straks dine beskeder til at lyde mere poleret, ligetil og selvsikker. Det er alt, hvad du virkelig kan bede om, ikke?
