Du har sandsynligvis hørt rådene om, at hver eneste e-mail, du sender, skal indeholde en klar opfordring til handling for modtageren. Det giver mening - hvis der ikke er noget, du har brug for dem til rent faktisk at gøre med denne e-mail, skal du virkelig sende den?
At være eksplicit om, hvad du har brug for, kan imidlertid også føles lidt modstridende. Vi ønsker ikke at virke som steamrollers, så vi sender beskeder, der er så høfligt vage, at de ender med at være helt uklare. Modtageren kommer helt til slutningen og tænker, ”Uhhh, OK… Hvad nu?”
Erkendt skyldig? Du er ikke alene - det er derfor, jeg har samlet disse enkle call-to-action-skabeloner, som du kan kopiere, indsætte og bruge i dine egne e-mails.
Nogle opfordringer til handling Do's and Don'ts
Inden vi kommer til skabeloner, lad os dække et par bedste fremgangsmåder, du skal huske på, når du bruger opfordring til handling i dine e-mails.
Denne første du sandsynligvis kunne se komme: Vær ikke for generel. Få specifikke oplysninger om, hvad du har brug for fra den anden person.
Afsendelse af en e-mail med en vedhæftet rapport på 80 sider og en anmodning om tæppe som "Hej, kan du se på dette?" Vil kun overvælde din modtager - hvilket betyder, at du sandsynligvis ikke får svar.
I stedet for at spørge noget i retning af, ”Kunne du kigge på side 18-24 og fortælle mig, om du har ændringer inden onsdag?” Giver en klar og hjælpsom retning.
Indsæt derefter en frist med dit opfordring til handling. Jeg får det - det får dig til at føle dig skubbende. Men du ved sandsynligvis, hvor irriterende det er, når nogen sender dig noget at gøre, uden at indikere, hvornår de har brug for det. Fjern enhver forvirring lige fra flagermus ved at gøre din tidslinje klar.
Til sidst, glem ikke at sige "tak" lige efter din opfordring til handling. Ja, du kan være ligetil og elskværdig på samme tid, og at gøre det vil også hjælpe med at lette enhver af dine egne nerver ved at være så forkant med det, du har brug for.
Forstået? Store! Lad os komme ind på opfordringerne til handling, du kan kopiere og indsætte i nogle almindelige e-mail-scenarier.
Opfordring til handling nr. 1, når du har brug for et besvaret spørgsmål
Skabelonen: Kan du fortælle mig det? Jeg har brug for et svar inden for at. Tak!
Eksempel: Kan du fortælle mig, om klienten har svaret med feedback endnu? Jeg har brug for et svar inden fredag for at afslutte denne aftale. Tak!
Opfordring til handling nr. 2, når du har brug for feedback på noget
Skabelonen: Venligst videregive din feedback til via senest. Tusind tak!
Eksempel: Giv din feedback på slides 10-20 af denne præsentation ved hjælp af Google Doc, som jeg linkede til i denne e-mail, senest ved afslutningen af virksomheden den 30. november. Tak så meget!
Opfordring til handling nr. 3, når du har brug for at bekræfte et møde
Skabelonen: Kan vi mødes ved at diskutere? Lad mig vide det, hvis det fungerer for dig. Tak skal du have!
Eksemplet: Kan vi mødes torsdag kl. 10 for at diskutere redesign af webstedet? Lad mig vide det i morgen, hvis det fungerer for dig. Tak skal du have!
Opfordring til handling nr. 4, når du sender langs en opdatering eller ressource
Skabelonen: Gennemgå før og du er velkommen til at komme direkte i kontakt med mig med eventuelle spørgsmål. Tusind tak!
Eksempel: Gennemgå den vedhæftede rapport, der fremhæver denne måneds trafiknumre før vores teammøde, og du er velkommen til at komme direkte i kontakt med mig med eventuelle spørgsmål. Tusind tak!
Opfordring til handling nr. 5, når du bare har brug for et svar
Skabelonen: Besvar venligst denne e-mail med af. Hvis jeg ikke hører fra dig inden da, gør jeg det. Tak!
Eksempel: Svar på denne e-mail med din RSVP inden tirsdag. Hvis jeg ikke hører fra dig inden da, antager jeg, at du ikke deltager i frokosten. Tak!
Jeg ved, hvor underligt det kan se ud til at være så eksplicit om, hvad du har brug for i din e-mail. Men alvorligt, ikke få panik.
Husk, at dette klarhedsniveau faktisk hjælper modtageren. Du gemmer dem trinene og tilføjede et arbejde med at skulle spore, hvad du har brug for dem til at gøre. Og selvom det føles alt for selvsikker, lover jeg, at de fleste mennesker vil sætte pris på (og måske endda lære af!) Det faktum, at du bliver så direkte og gennemsigtig.
