Når det kommer til jobcoaching, involverer næsten hver samtale jeg har med en klient emnet kommunikation. Motivene kan variere meget: Nogle mennesker vil være mere påståelige, andre har brug for hjælp til konflikthåndtering, og stadig andre har svært ved at tale deres tanker i en gruppeindstilling.
Når jeg reflekterer over alle de samtaler, jeg har, er jeg klar over, at vi for det meste ikke taler om komplekse ideer. Det er virkelig det grundlæggende om kommunikation på arbejdspladsen, der ser ud til at rejse de fleste op.
Så da vi alle kunne bruge en god påmindelse, her er de fem bedste ting, jeg hjælper mine klienter med, når det kommer til kommunikation. Identificer dem, du har brug for at arbejde på, og start dem med at flytte til dit samtaleevne i dag.
1. Stop med at sige "Men" og begynde at sige "og"
Fanger du nogensinde dig selv ved at sige ting som "Jeg elsker den idé, men vi er nødt til at gøre det anderledes?"
Så snart du siger ordet "men", glemmer den anden person straks den del om, at du elsker ideen. Fordi du ugyldigt annullerede det med "men" og alt, hvad der kom efter det.
Brug i stedet "og:" "Jeg elsker den idé, og jeg tror, at en lidt anden tilgang ville være mest effektiv."
Hører forskellen?
I sin bog Bossypants bryder Tina Fey reglerne for forbedring. En af disse regler er altid at sige "ja og …." Dette viser respekt for, hvad din partner har at sige (selvom du ikke er enig), hjælper dig med at holde et åbent sind om handlingen og inviterer dig til at bidrage til samtalen ved at bygge videre på den anden persons idé eller tilføje dine egne ideer. Det samme gælder for kommunikation på arbejdet.
2. Hold fast ved fakta
Ofte vil jeg høre nogen afgive en erklæring om, at det sandsynligvis ikke er rodfæstet i virkeligheden - som: "Hun er ude efter at få mig, " "Min chef hader mig, " eller "Jeg ved, at hun er ked af, at hun har ansat mig."
Jeg svarer altid med et par spørgsmål: ”Er det en kendsgerning? Fortalte hun dig det, eller drager du en konklusion baseret på observationer? ”
Det er vanskeligt at kommunikere effektivt; ikke tilføje det ved at sammensætte historier, der ikke er baseret på virkeligheden. Gode kommunikatører forbliver rodfæstet i fakta.
Husk, at fakta om ethvert spørgsmål kan være ganske anderledes end din opfattelse af det. Måske har den måde, du ser en situation på, at gøre med din unikke arbejdsstil, eller simpelthen at din chef er helt stresset og tager den ud på dig. Uanset hvad, medmindre du har fakta, er det bedst at afstå fra farvekommentarer og fokusere på at komme til roden af problemet.
3. Undgå "Position Defending"
Når folk citerer kommunikationsproblemer på arbejdspladsen, handler det ofte mindre om kommunikation og mere om at forsvare deres position.
Lad os for eksempel sige, at to medarbejdere, Megan og Jason, diskuterer et projekt. Megan siger: ”Dette projekt overvælder teamet; vi har brug for mere hjælp. ”Jason siger, ” Vi kan håndtere det. Alle bliver bare nødt til at lægge nogle ekstra timer på. ”
I stedet for at have en meningsfuld dialog om, hvad der definerer hver af deres observationer, bliver Megan frustreret, fordi Jason "ikke hører hende." Og Jason synes Megan lyder som en brudt rekord, der foregår om, hvor overvældet hun er.
Det er ikke kommunikation. Det er den position, der forsvarer.
Store kommunikatorer stiller på den anden side spørgsmål og stræber efter at forstå alle sider af emnet - i stedet for konstant at gentage deres side af historien.
F.eks. Kan Jason sige, "Hvilke dele af projektet er overvældende for dig?" Eller "Fortæl mig mere om, hvad du ser på som flaskehalse."
Og Megan kan sige, ”Det lyder som om vi har helt forskellige synspunkter på projektet. Jeg spekulerer på, om yderligere timer virkelig vil løse de problemer, jeg ser, ”eller” Skal vi gennemgå projektets omfang og sørge for, at de ekstra timer er realistiske for de ressourcer, vi har? ”
Ser du, hvordan simpelthen at udforske andres ideer kan hjælpe dig med at hæve dig over din frustration og få dig til højere jord?
I den ikoniske tamme The 7 Habits of High-Effectful People , Stephen Covey talte om: "Forsøg først at forstå, derefter at blive forstået." Vi bør alle være villige til at forstå den anden så meget, som vi ønsker, at vores eget synspunkt skal forstås .
4. Brug stilhed så strategisk, som du bruger ord
Mange samtaler bliver uproduktive, fordi deltagerne er for travlt med at bekymre sig om, hvad de skal sige næste for virkelig at lytte til hinanden. For at afhjælpe dette, stræbe efter at drage fordel af øjeblikke af stilhed.
Mens du måske synes, at tavshed er negativ eller ubehagelig, tjener den samtale ved at give lyttere tid til at behandle det, der er blevet sagt, og give højttalerne tid til at organisere deres tanker, før de reagerer - uden at føle sig forhastet.
Så næste gang du er i en dialog, og det fortjener din fulde opmærksomhed, skal du finde en mulighed for at øve tavshed. Brug et par ekstra øjeblikke på at absorbere det, der er blevet sagt, og tænk bevidst igennem dit svar, før du taler. Lær at værdsætte og udnytte disse øjeblikke af stilhed i stedet for at frygte dem - som en måde at opbygge en bedre dialog på.
5. Engagér det andet synspunkt aktivt
Da en amerikansk universitetsstuderende for nylig vendte tilbage fra en praktikplads hos en større hotelkæde i England, spurgte jeg ham, hvad den mest udfordrende del var.
Han svarede, at han var overrasket over den enorme mangfoldighed på arbejdspladsen i Det Forenede Kongerige. Hver person syntes at være kommet fra et andet land og talte med en anden dialekt.
Den største udfordring, sagde han, var at kommunikere med sine kolleger på en måde, hvor de virkelig kunne forstå ham. For at gøre det, måtte han få en fornemmelse af, hvor de kom fra, hvor godt de talte engelsk og deres tildelte job. Og typisk var det anderledes for hver enkelt person.
Hvilket godt eksempel på højtydende kommunikation!
For at folk virkelig kan høre dig - og at du hører dem - er du nødt til at forstå, at alle bærer filtre, tro, antagelser, oplevelser og kulturelle påvirkninger, der former deres synspunkt. Den sværeste del? Du kan ikke fysisk se nogen af disse ting.
Kort sagt, bare fordi du siger noget, betyder det ikke, at andre hører dig. Store kommunikatører tager tid at forstå, hvor andre kommer fra, hvad enten det er påvirket af kulturelle, professionelle eller personlige faktorer. Når du har forstået disse forskelle, kan du kommunikere på en måde, der forbedrer din evne til at blive hørt.
Store kommunikatorer kan blive født - men de er også skabt. Prøv at bruge mindst en af disse strategier denne uge, og se, hvordan du kan forbedre din kommunikationseffektivitet. Dine kolleger vil bemærke, og du finder ny tillid og tilfredshedsniveau i dit arbejde.
