Som de fleste avisreportere kom jeg ind i biz, fordi a) jeg elsker at skrive og b) jeg er temmelig god til det. Men det er et nøgternt erhverv. Du arkiverer dit mesterværk, kun for at finde din redaktør synes, at det er to dusin “tinks”, der er genert for offentliggørelse. (Ingen løgn: En redaktør refererer til processen som "at dræbe dine babyer.")
Gentag dette scenarie et par hundrede gange, så finder du, at du er vokset noget tykt hud. Du er også blevet temmelig flink til selvredigering, så du undgår det nævnte scenarie så meget som muligt.
Så jeg er her for at formidle kunsten med kunsten at hurtigt perfeksjonere dit eget arbejde - hvordan man kan finpudse og beskæve klodsede ord og sætninger til en klar, kortfattet besked, der vil vække dit publikum. Det kan være en firmamemo, en PowerPoint-præsentation, en e-mail eller en rapport - men uanset hvilket medium der er, vil disse hurtige redigeringsevner altid være nyttige.
Nogle andre bonusser med gode selvredigeringsevner: Folk er mindre tilbøjelige til at misforstå dig, og chefer og kammerater vil være mere opmærksomme på kødet i din besked.
Så her går vi. Lad os sige, at du arbejder på en personlig vurdering til din årlige resultatanmeldelse. Du har skrevet det første udkast, men du vil sikre dig, at det er i perfekt stand, før du indsender det. Her er din spilplan:
1. Udskriv dit arbejde
Gør det altid. Altid . Det er en smerte, men når du taler om bedømmelse af resultater, kan det 20-yard besvær ved en gåtur til printeren betyde forskellen mellem en forhøjelse på 4% eller en 5%.
Her er grunden til: Som enhver forfatter eller redaktør vil fortælle dig, at kritisere en andens arbejde er meget lettere end at dekonstruere dit eget, fordi udvendige øjne bringer et nyt perspektiv. For at kritisk nærme sig dit eget arbejde, skal du simulere dette "outsider" -perspektiv ved at se det i en anden form end den, du skrev det i.
Hvis du indtastede det, skal du udskrive det. Giv den en hurtig gennemlæsning, og brug derefter din røde pen og begynde at sprænge. (Nødvendigt. Mere om det nedenfor.) Hvis du håndskrev det første udkast til din evaluering, skal du skrive det op, udskrive det og analysere. Det er rigtigt - uanset hvad, skal du stadig være på vej hen til printeren.
2. Tag en pause
Hvis du er på deadline, og dette trin er en luksus, skal du fortsætte til nr. 3. Men hvis du har et par minutter til rådighed, skaber en bogstavelig afstand mellem dig og dit arbejde også en følelsesmæssig afstand. Når du kommer tilbage til det med friske øjne, er du mere tilbøjelig til at se akavet formulering, unødvendig formulering og almindelige fejl. Så tag en tur, gå på badeværelset, chat med en kollega. Hvis du kan lade det simre natten over, er det bedst af alt. Derefter kan du være mere hensynsløs med dine redigeringer.
3. Læs det højt
Den bedste skrivning lyder glat - næsten som om du taler uden at blive almindelig. Så at faktisk lytte til din skriftlige syntaks er en af de bedste måder, du kan fange områder med forvirrende frasering. Læs dit arbejde højt og ændre noget, der ikke giver mening, eller som du snubler over. Og vær ikke bange for at bruge sammentrækninger - det er sådan, vi ikke-robotter snakker, er det ikke? (Forestil dig den sidste sætning uden sammentrækninger. Nu kan du se, hvad jeg mener.)
4. Læg som om du er den tilsigtede målgruppe
Nu, hvor du har læst og genlæst dit dokument, er det tid til noget redigerende rollespil. Ved at følge eksemplet med performance review, skal du læse dokumentet igen, denne gang som om du er chefdame. Er det så ordret, at du keder dig af side to? Eller flyder det let og efterlader dig et "Wow, hun fortjener en hæve!" indtryk? Hvad skiller sig mest ud for dig? Skriv dine tanker ned, foretag ændringer og gå videre til det sidste trin.
5. Vær hensynsløs
Det sidste trin er at redigere dit arbejde. Ja, hugg nogle af disse ord, sætninger og afsnit. Som gal. Jeg ved, jeg ved - at dræbe babyer. Men dette vil hjælpe med at sikre dig, at det rigtige kød af dit stykke er det, der skinner.
Hvis du har brug for lidt hjælp til dette, her er nogle tip:
Hold afsnit korte
Tre til fire sætninger er mere end nok til at komme til punktet hurtigt og kortfattet.
Reducer hver sætning til dens væsentlige dele
Et veldefineret emne, stærkt verb og objekt.
Undgå overforbrug af underordnede klausuler
Hurtig lille grammatikopfriskning: En underordnet klausul (også kendt som en afhængig klausul) har et emne og verb, men kan ikke stå alene som en sætning. Så lad os tage denne sætning, der kan vises i din personlige vurdering:
Lad os omarbejde det lidt, gør det mere ligetil.
Nix-adverb og adjektiver så ofte som muligt
Marker gennem ethvert adjektiv og adverb, du ser, på din udskrift, og tilføj derefter dem, du synes er absolut nødvendige. I tvivl, find et verb, der siger det bedre.
Infuse Opinionated Language With Authority
I løbet af mit første år på college, fik jeg en B på et kick-ass papir. Forstyrret bad jeg min professor om at forklare hans (åbenlyst mangelfulde) klassificeringssystem. Han sagde, at jeg blev nedvurderet, fordi jeg gentagne gange brugte sætninger som "ser ud til at være" og "det ser ud." Når du gør et punkt, sagde han, kaste dig bag det. Giv ikke indtryk af, at du ikke er sikker på, at du fuldt ud støtter dit eget argument.
Dette råd hænger sammen med mig, og du bør også være opmærksom på det, især når din karriere er i spil. Må ikke svække dit argument med lystfulde sætninger, der starter med "Jeg tror", "Efter min mening" og "Du er måske uenig, men …" Du kan se forskellen, det gør.
Selvredigering er en hård evne til at udvikle, men det er en, der kun kan hjælpe din karriere. Det sikrer, at din skrivning sætter din bedste fod fremad, selv når du er charmerende, er jeg ikke der for at tale.
