Jeg har en intens frygt for dvælende meddelelser. Jo, det er lidt nødder, men jeg nægter at efterlade ethvert rødt flag på min telefon urørt. Det betyder, at jeg øjeblikkeligt åbner alle bankvarsler, jeg får (selvom jeg ved, at købet var min), hver e-mail, jeg modtager (selvom jeg ikke rent faktisk læser den med det samme), og hver tekst, jeg ser (selvom jeg ikke ' t svar med det samme).
Du tror måske på grund af dette tilbringer jeg hvert sekund af min dag med næsen i min telefon, men det gør jeg ikke. Jeg sparer mig faktisk meget besvær og angst ved konsekvent at slette underretninger og nå indbakken til nul. Det er, når du ikke kun har åbnet, slettet og besvaret hver e-mail, men du har fjernet den fra din indbakke i en eller anden form.
Jeg har talt med flere mennesker, jeg arbejder med, om hvorfor de efterlader så mange beskeder ulæste, som dvæler i deres indbakker, og jeg fik nogle meget fornuftige, logiske svar: ”Det minder mig om at svare dem, ” ”Jeg bruger dem som min til -Liste for dagen, "" Jeg holder dem uåbnede, hvis jeg ved, at jeg vil læse dem på et tidspunkt, men ikke har tid nu, "" Det er lettere at finde dem, "" Det er spam, jeg har ikke at læse det. ”
Men jeg spurgte dem også, om de ville have det bedre, hvis de ikke havde nogen e-mails, der var tilbage, eller om det stressede dem for at se et så stort antal meddelelser ved siden af deres indbakke, og de fleste af dem sagde ja til begge. For selvom du har det, du synes er et narresikkert system, mentalt, vil den følelse af ufuldstændighed, at gå glip af noget, at lade folk vente, stadig narre på dig.
Så din bedste mulighed er at åbne alt og fjerne det fra din indbakke.
Lyder dette umuligt for dig? Tror du, at du er for knæ dybt til at komme til, hvor jeg er? Hold fast i dine hatte, for jeg er ved at sprænge dit sind - og din indbakke - i fem enkle trin.
Trin 1: Find din tid
Først skal du først finde ud af, hvor lang tid du har brug for for at opnå dette. Dette afhænger også af hvor mange e-mails du i øjeblikket har i din indbakke - jo større antallet er, jo længere vil det tage.
Hvis du ønsker, at dette skal være en enkelt og færdig form for aftale, skal du blokere en god del af tiden. Sørg for, at dette passer godt ind i din tidsplan - prøv ikke at gøre dette, når du er stresset, overbelastet eller i dårligt humør, fordi det er, når ting som vigtige reaktioner falder gennem revnerne.
Omvendt, hvis du foretrækker at håndtere det et babytrin ad gangen - en dag afmelde dig alt uønsket, en anden dag oprette mapper osv. - så sørg for, at du også blokerer for det tidspunkt i din skema dagligt. Hvis du fysisk sætter den på din kalender eller huskeliste, føler du dig (mere) forpligtet til at gennemføre den.
Og ligesom en note, vil indboks nul aldrig være en engangs ting (men mere om det senere).
Trin 2: Evaluer din indbakke
Lad os tage et godt og langt kig på, hvad vi arbejder med. Bare se - ikke røre, slette eller klik på noget endnu. Gennemse kun emnelinier, modtagne datoer og afsender, og noter dig tendenser:
- Hvilke slags e-mails får du regelmæssigt? Er de fleste af dem nyhedsbreve? Uønsket post? Beskeder fra din chef, familie eller venner? Kæde bogstaver?
- Hvad er emnelinjerne? Er de specifikke? Giver de let information om indholdet?
- Hvilken dato er de fra? For flere måneder siden? Kommer de fleste af dem fra en ugedag?
- Hvem sender dig en e-mail? Chancerne er en god del af dem, der kommer fra kun få mennesker eller konti.
Denne øvelse hjælper ikke kun dig med at finde ud af din bedste tilgang til at besvare, organisere og kondensere din indbakke, men den vil også gøre dig opmærksom på dine typiske vaner. Hvis du har tendens til at opbevare beskeder i flere måneder uden at kontrollere dem, er det et udskudsproblem. Hvis du har flere uønskede e-mails end arbejde, er det et prioriteret spørgsmål. Hvis du modtager for mange fra de samme mennesker, er det et kommunikationsproblem. Og hvis du modtager hovedparten, siger du en mandag, er det et planlægningsproblem. Og tro på mig, alle disse er let rettelige.
Komme videre…
Trin 3: Afmeld abonnement og spam
Den første ting, vi fysisk skal gøre, er at begynde at slette og afmelde al din spam. Du vil blive overrasket over, hvor meget rod dette fjerner alene, selv før du håndterer de vigtige ting.
Her er de slags, du mest sandsynligt får:
- E-mails fra folk, som du altid reagerer på
- E-mails fra folk, som du undertiden reagerer på
- E-mails fra folk, som du aldrig reagerer på
- Nyhedsbreve og abonnementer (du abonnerer faktisk på)
- Alarmer på sociale medier
- Uønsket / spam / PR-meddelelser / uidentificerede afsendere
Disse tre sidste kategorier er det, vi skal beskæftige os med først her, bunken med "ikke-arbejde" eller "for sjov".
Nyhedsbreve og abonnementer
Dette er det vigtigste af "junk" -posten, fordi chancerne er for, at du abonnerer på disse på et tidspunkt af en legitim grund. Det kan være en butik, du elsker, og modtage kuponer fra, et nyhedssted, et videnskabeligt magasin, en produktopdatering.
Så før jeg spiller en dårlig politimand og siger at slippe af med det hele - hvilket ærligt talt ikke er en frygtelig idé, hvis du ønsker en frisk start - lad os sætte alt i perspektiv og finde ud af, hvad du rent faktisk bruger. Stil dig selv disse tre spørgsmål til hver enkelt:
- Hvor ofte åbner du dem?
- Hvis du åbner dem, hvor ofte læser du dem faktisk?
- Hvis du læser dem, hvor ofte bruger du dem derefter? (om dette betyder at udskrive det, sende det til en ven, henvise det til dit arbejde, gemme det og læse det igen senere)
Hvis du ikke kan besvare disse spørgsmål, skal du afmelde og slette. Hvis du ikke kan nå det til nummer tre, skal du afmelde og slette. Hvis du ikke kan huske, hvordan du begyndte at modtage dem i første omgang, skal du afmelde og slette. Hvis du ikke åbner dem ofte nok, skal du afmelde og slette. Hvis du er på hegnet - fint - Unroll.me er en app, der hjælper dig med at sortere gennem den enorme bunke med abonnementer, så du ikke behøver at gøre arbejdet selv.
Vær venlig, men vær ærlig over for dig selv. Vil du virkelig huske at bruge denne kupon, før den udløber? Vil du nogensinde virkelig gå tilbage og læse den artikel? Har du virkelig lyst til at høre om XYZ? Hvis det ikke er en entusiastisk "Ja!", Red dig selv hovedpine senere, og klip ledningen.
Alarmer på sociale medier
Dette udgør alle disse e-mails, du får fra Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - gik jeg glip af noget? Hvis du tror, det vedrører disse, skal du også smide det i bunken. Nogle af dem siger sandsynligvis noget som "Jesse kommenterede dit indlæg" eller "Du har 25 nye følgere", mens andre er salgsfremmende, sikkerhedskontrol eller nyhedsbreve.
Af hensyn til indbakke nul, vil jeg bare sige, at du skal prøve at holde din konto og sociale medier så adskilte som muligt. For ud over at få en indboksnotifikation, får du sandsynligvis også en telefonbesked og et lyserødt nummer i hjørnet af din app - hvilket i sidste ende gør det overflødigt.
Så din næste opgave er at gå ind på alle sociale medier, du har, klikke på "Indstillinger" og slå alle dine e-mail-advarsler fra. Klik derefter på den sidste platformen sendte dig og tryk på "afmeld" for at sikre dig, at du også er fra deres liste.
Det smukke ved dette er, at det ikke er en permanent beslutning - du kan altid gå tilbage og ændre dine indstillinger. Men jeg ville placere store penge, som du ikke vil gå glip af.
Junk
En masse junk, vi lægger på os selv, hvad enten det er fordi vi udleverer vores oplysninger til tilfældige butikker, eller vi angiver vores adresse på vores sociale medier, eller vi reagerer på fremmede. Så mit største råd til dig er altid at være forsigtig med, hvordan du giver din e-mail, og til hvem.
Men noget af det er uundgåeligt, og det er de ting, du bare skal slette uden at åbne. Og for de mennesker, der fortsat sender dig ting, skal du sørge for at rapportere dem som spam, før du sletter det, så de ikke vises igen.
Trin 4: Bliv organiseret
Når du har håndteret det meste af fnug - og først efter at du har håndteret fnug - er det tid til at komme til de kødfulde ting - eller de tre øverste kategorier, jeg nævner ovenfor.
Nu vil jeg ikke fortælle dig, hvordan du organiserer din indbakke - der er ikke noget perfekt system, ideel strategi eller "enhver succesrig person gør dette" -metoden. Du er indehaveren af din mail, og så fortjener du at arrangere den, som du ønsker. Men jeg vil angive et par tilgange, du kan tage:
Brug af etiketter og mapper
Dette er en mulighed for folk som mig selv, der nægter at bruge apps, når de kan gøre det selv. Først skal du finde ud af for hver e-mail, hvis du skal svare med det samme, hvis du har brug for at svare senere, eller hvis du slet ikke har brug for at svare (for denne vil jeg sige åbn den, læse den, og enten arkiver det eller slet det lige på samme tidspunkt).
Vælg derefter din handlingsplan. Hvis du har brug for at svare hurtigt, men ikke har tid nu, skal du stjerne det eller lægge det i en mappe mærket "Brug for at reagere på" og læg en note på din opgaveliste for at tjekke tilbage på den mappe.
Hvis du har brug for at vente længere - måske fordi du arbejder på noget relateret - skal du sende et kort svar for at lade afsenderen vide, at du så beskeden og vil vende tilbage til ham eller hende om X dage. Arkiver det derefter i en anden mappe mærket "I proces."
Når du navngiver dine mapper, skal du sørge for, at du er specifik og gøre dem let genkendelige. Der er ikke noget værre end at glemme, hvor du placerede dine kontoudtog eller forsikringsoplysninger, fordi mappen blev mærket "Diverse."
Det vigtigste trick til at åbne enhver meddelelse på stedet er at have et andet backup-system på plads. Selvfølgelig, ved hjælp af mapper holder dem organiserede, men fordi de allerede er åbnet, er der ingen advarselsskilt for at tjekke dem op. Så læn dig på din opgaveliste, din online kalender eller dine telefonpåmindelser for at sikre dig, at du holder styr på, hvornår du modtager noget, og når du har brug for at vende tilbage til nogen.
Brug af apps
Hvis den første tilgang ikke fungerer for dig, er der altid apps! Og jeg har masser for dig at teste.
For Gmail skal du prøve Inbox by Google, et fantastisk værktøj, der hjælper dig med hurtigt at scanne efter fotos eller begivenheder, sortere beskeder i kategorier og endda synkronisere med din kalender. Med Boomerang, en udvidelse til Gmail, kan du også planlægge e-mails, der skal sendes senere og sende opdateringer, når du eller nogen skal svare, så du aldrig behøver at lade dem være uåbnede.
Andre fantastiske organisationsapps inkluderer Sortd, der opretter nyttige lister, Organizer, som automatisk sorterer dine beskeder og CloudMagic, som giver dig mulighed for at udsætte elementer for at vende tilbage til senere.
For at gøre det sjovere at tjekke din indbakke dagligt, skal du prøve E-mail-spillet, der gange din indsats og belønner dig med positiv feedback. Og for de ivrige mobilbrugere, prøv Boxer, dit ultimative værktøj til at besvare og sortere effektivt og på farten.
Trin 5: Opret et system til fremtiden
Tillykke! Du (forhåbentlig) har gennemgået hver e-mail, slettet eller sorteret den og nået det smukke nummer nul.
Men arbejdet stopper ikke her - du skal nu finde en metode til vedligeholdelse af dette. Her er de to ting, jeg anbefaler at gøre for at holde din indbakke lav på en konstant basis:
Tal med dit netværk
Da du analyserede din indbakke i trin to, var der nogle mennesker, der stak ud? Uanset om det er fordi de sender dig flest meddelelser, eller fordi de har en typisk tid eller dag, de kommunikerer med dig?
Disse nøjagtige mennesker kan hjælpe dig med at opretholde indbakke nul (hvem ville have troet?). Når du har fundet ud af, hvad systemet fungerer for dig, skal du beslutte, hvordan du kan lide at modtage e-mails og fortælle dit netværk.
For eksempel søger min chef efter emnelinje for at finde e-mails, hun har brug for, så jeg sørger altid for at give hende nok information på emnelinjen, så de er lette at finde. Tilsvarende sender vi en masse ikke-presserende opdateringer frem og tilbage. I stedet for at svare, når de kommer ind, oprettede vi et system, der kun sender visse typer opdateringer på bestemte dage. Nu ved jeg nøjagtigt, hvilke slags meddelelser jeg kan forvente, og hvornår.
Åben kommunikation er ikke kun nøglen til at have en organiseret, respektfuld arbejdsgang, men manglen på det kan også være det, der bidrager til din skøre indbakke. Så sæt dig sammen med din chef og kolleger og lad dem vide, hvordan de bedre kan sende dig ting - og spørg dem, hvad de også foretrækker!
Der vil også være tidspunkter, hvor du modtager en masse e-mails om ting, som du nemt kan tale om personligt. Hvis dette sker meget, skal du i stedet for at kommunikere online planlægge ugentlige møder for at gennemgå alle disse oplysninger.
Planlæg e-mail-tid til din dag
Selvom din indbakke har hundreder og tusinder af ulæste e-mails, vil jeg vædde på at du tjekker din konto dagligt, hvis ikke hver time. Så hvorfor går det så hurtigt ud af kontrol?
Min gæt er, at du ikke tjekker det aktivt . Du opdaterer sandsynligvis det, ruller ned for at se, hvem der har sendt hvad, og luk derefter ud, før du åbner eller virkelig læser noget.
Lad os ændre denne vane - begynd at afsætte 15 minutter i begyndelsen og slutningen af hver dag (eller korte øjeblikke hver par timer), for at gå igennem og åbne hver eneste ting, der kommer ind. Gør det til en prioritet som enhver anden opgave. Og efter et stykke tid kan du åbne, læse, slette, arkivere og markere alle slags e-mails, du modtager på få sekunder.
Den sidste ting, jeg vil anbefale, er at holde dit arbejde og dine personlige konti adskilt. Jo mere du blander de to, desto mere sandsynligt er det, at du får ulæst spam opbygget på din arbejdskonto, og vigtige meddelelser går tabt i din personlige.
Efter at have set på en masse af mine kollegers konti, har jeg bemærket, at deres arbejde er meget mere organiseret, fordi de forståeligt nok tager deres karriere alvorligt. Men dit personlige liv fortjener lige så meget kærlighed. Så hvis du ikke er i indbakke nul der, giver det den tid og energi, den har brug for at være lige så ren. Fordi jeg virkelig tror, at et ryddeligt liv på alle områder er en lykkeligere og mindre stressende.
Virkede dette for dig? Har du andre tip til hacking af indbakke nul? Tweet mig!
