Lydkonferenceopkald har mange fordele for forretningsmæssige og sociale møder, men de kommer med deres eget sæt af fælles problemer. Manglende adressering kan betyde forskellen mellem et professionelt, effektivt og effektivt møde og en ringe forstået fattig manns konferenceopkald, der ikke opfylder sine mål. Her er syv fælles problemer og hvordan man retter dem.
1. Baggrundsstøj
Dette er støj, der kommer fra en deltager, bortset fra deres stemme, som f.eks. Stole, rattling, baggrundsskak, maskinelyd, papirstop osv. Du får disse lyde for det meste med deltagere, der bruger VoIP (voice over internet protocol), fordi den traditionelle telefon håndsættet har dedikerede mikrofoner med kort afstand, mens VoIP fungerer med en enhedsbåret mikrofon, der er mere fornuftig. Et eksempel er mikrofon array system i bærbare computere. Nogle mennesker deltager i konferencer ved hjælp af deres enheder håndfri.
Den eneste måde at afhjælpe denne situation på er at gøre deltagerne opmærksomme på de forstyrrelser, de forårsager, hvilket bedst sker gennem kommunikation før konferencen. For eksempel kan du som arrangør måske cirkulere en email på konferenceopkaldsmetik før sessionen.
2. Ekko
Ekko kan være en del af baggrundsstøj, men det er mere teknisk end det. En person, der deltager i konferencen, kan have problemer med deres telefon - måske mangler det f.eks. Ekko-annullering. (Læs mere om, hvordan man stopper med at producere ekko.)
En person med ekko bliver normalt bedt om at hænge op. Så igen er proaktiv opmærksomhed om tekniske problemer med telefoner og andet udstyr, der bruges i et konferenceopkald, vigtigt.
3. Manglende Presence Management
I et lydkonferenceopkald bruger du kun en af dine sanser: din hørelse. Du kan ikke se folk, du snakker med eller lytter til. Medmindre du holder styr på hver indgang og afslutter dit konferenceopkald, er du måske uvidende om tilstedeværelsen i dit publikum, så dybt ind i konferencen.
Dette problem forbliver uden en endelig løsning. Det første værktøj, der tilbyder enhver form for tilstedeværelsesadministration, er UberConference, som giver dig mulighed for at se hvem der taler, hvem er her, hvem der ikke er og så videre. En række af sådanne værktøjer har skåret op på det seneste, nogle med interessante visuelle grænseflader, der repræsenterer deltagere med ikoner. Den bedste måde at styre deltagernes tilstedeværelse på kan stadig være en simpel etikette: Spørg hver person om at meddele deres komme og goings som et spørgsmål om høflighed.
4. Musik på hold
Folk plejer normalt deres telefons grænseflade til deres individuelle brug, men aldrig til konferenceopkald. Mens det kan være rart for en person, der er sat på vent for at høre musik, vil det være en gener i et konferenceopkald. Nogle deltagere kan sætte konferencen i venteposition, mens man deltager i et andet opkald eller en opgave, for eksempel og tilføjer derudover rytmisk stemning til konferencen. Her er også en foreløbig konferencemetisk opmærksomhedskampagne værd.
5. Manglende lederskab
I nogle tilfælde, hvis en gruppe ikke har en leder, vil kaos lede i stedet. Dette er især sandsynligt i en konferenceindstilling. En person skal lede diskussionen, så sørg for, at alle får rigelig tid til at tale og nødvendig opmærksomhed, og få tingene tilbage på sporet, hvis der skulle være afskedigende eller retfærdig konflikt.
6. Materialer og dokumenter Mismanagement
Mange konferencer henviser til dokumenter, materialer og værktøjer. Forkert udbredelse af sådanne oplysninger får nogle deltagere til at være i mørket på bestemte punkter og derved forårsage uinteressering. Pas derefter på at formidle de relevante oplysninger og dokumenter til alle deltagere, inden konferencen starter.
En anden, bedre måde er at bruge online samarbejdsværktøjer, som muliggør interaktion med sådanne materialer.
7. Dårlig ringe kvalitet
Dette sker ofte med VoIP-service, hvilket afhænger af en række faktorer, der omfatter båndbredde, codecs, telefoner og andre enheder. Der er ikke meget du kan gøre ved dette, hvis du er konference leder eller arrangør. Deltageren, der lider af dårlig stemmekvalitet, skal tage fat på tekniske problemer på deres side.
