Excel har ikke datahåndteringsfunktionerne i relationelle databaseprogrammer som SQL Server og Microsoft Access. Hvad det kan gøre, er imidlertid at tjene som en simpel database, der opfylder datastyringskravene.
I Excel organiseres data i tabeller ved hjælp af rækker og kolonner i et regneark. De nyere versioner af programmet har en tabelfunktion, som gør det nemt at indtaste, redigere og manipulere data.
Databasebetingelser: Tabel, Records og Fields
En database er en samling af relateret information, der er gemt i en eller flere computerfiler på en organiseret måde. Normalt organiseres oplysningerne eller dataene i tabeller. Oplysningerne i en tabel er organiseret på en sådan måde, at den let kan opdateres, sorteres, korrigeres og filtreres.
En enkel database, som f.eks. Excel, indeholder alle oplysninger om et emne i et enkelt bord. Relationelle databaser består derimod af en række tabeller med hver tabel, der indeholder information om forskellige, men relaterede emner.
Records
I database terminologi aoptage Indeholder alle oplysninger eller data om et specifikt objekt, der er indtastet i databasen. I Excel organiseres registre normalt i regneark rækker med hver celle i rækken indeholdende et element af information eller værdi.
Felter
Hver individuel information i en databasepost, såsom et telefonnummer eller et gadenummer, betegnes som aMark. I Excel fungerer de enkelte celler i et regneark som felter, da hver celle kan indeholde et enkelt stykke information om et objekt.
Feltnavne
Det er afgørende, at data indføres på en organiseret måde i en database, så den kan sorteres eller filtreres for at finde specifikke oplysninger. For at sikre, at data indtastes i samme rækkefølge for hver post, tilføjes overskrifter til hver kolonne i en tabel. Kolonneoverskrifter henvises til som feltnavne.
Eksempel database
På billedet ovenfor opbevares alle oplysninger, der er samlet for en elev, i en individuel række eller et record i tabellen. Hver elev, uanset hvor meget eller hvor lidt information der er samlet, har en separat række i bordet.
Hver celle i en række er et felt indeholdende et stykke af disse oplysninger. Feltnavne i overskriftsrækken sørger for, at dataene bliver organiseret ved at holde alle dataene om et bestemt emne, f.eks. Navn eller alder, i samme kolonne for alle elever.
Excels datastyringsværktøjer
Derudover har Microsoft inkluderet en række data værktøjer, der gør det lettere at arbejde med de store mængder data, der er gemt i Excel-tabeller, og for at holde det i god stand.
Brug af en form for optegnelser
Et af de værktøjer, der gør det nemt at arbejde med individuelle poster, er dataarken. En formular kan bruges til at finde, redigere, indtaste eller slette poster i tabeller indeholdende op til 32 felter eller kolonner.
Standardformularen indeholder en liste over feltnavne i den rækkefølge, de er arrangeret i tabellen, for at sikre, at arkiver indtastes korrekt. Ved siden af hvert feltnavn er en tekstboks til indtastning eller redigering af de enkelte datafelter.
Selv om det er muligt at oprette brugerdefinerede formularer, er det meget lettere at oprette og bruge standardformularen, og det er ofte det, der er nødvendigt.
Fjern Duplicate Data Records
Et fælles problem med alle databaser er datafejl. Ud over simple stavefejl eller manglende dataområder kan duplikatdataoptegnelser være en stor bekymring, da en datatabel vokser i størrelse.
En anden af Excels dataredskaber kan bruges til at fjerne disse dublette poster - enten eksakte eller delvise duplikater.
Sortering af data i Excel
Sortering betyder at omorganisere data efter en bestemt egenskab, f.eks. Sortering af et bord alfabetisk efter efternavne eller kronologisk fra ældste til yngste.
Excels sorteringsindstillinger omfatter sortering efter et eller flere felter, brugerdefineret sortering, f.eks. Efter dato eller klokkeslæt, og sortering efter rækker, der gør det muligt at omordne felterne i en tabel.
