Der er mange gode grunde til, at digitalisering af papirdokumenter kan være en stor hjælp, når det kommer til at organisere dit hjemmekontor (eller, for den sags skyld, dit hjem). Først og fremmest kan du slippe af med en masse ekstra papir, der er pakket i skuffer og filer eller optager værdifuldt skrivebordsplads.
Digitale filer (lige PDF-filer) kan konverteres til søgbare filer ved hjælp af software til optisk tegngennkendelse (OCR), der typisk leveres med printeren (HP har en meget cool video, der forklarer, hvordan OCR fungerer, og hvordan det kan hjælpe med at forenkle opgaven med forenkle dit liv).
Det betyder, at ikke kun din information ikke optager noget rum, det er også meget lettere at finde, end det ville være på papir. Og du kan gemme dine digitale filer, men du kan lide - på cd eller dvd, på et flashdrev, i en online-lagerplads eller alle ovenstående. Så du kan være sikker på, at når du har brug for noget, kan du få dine hænder på det.
Når du begynder at digitalisere dine hjemmefiler, er det den perfekte tid til at oprette et organiseret sæt af filer, der vil gøre dit liv enklere. Tænk på de kategorier af papirarbejde, du har brug for, og lav en mappe til hver. Kreditkort kvitteringer i en mappe; Bilforsikring papirarbejde i en anden; telefonregninger, købmands kvitteringer, hjem reparationsregninger og så videre, kan alle få separate mapper. Og inden hver mappe opretter du undermapper for hvert år (eller måned). Det er meget nemmere at starte med et organiseret system, og så skal du blot tilføje nyt papir til den rigtige fil, mens du fortsætter, end det er at forsøge at omorganisere systemet hver gang en ny kvittering bliver scannet.
Sørg for, at din scanner eller printer kom med OCR-software (ABBYY FineReader-software ser ud til at komme i pakken med mange af de printere og scannere, jeg tester). Hvis du ikke finder nogen, skal du ikke gå i panik. Der er en god chance for, at du allerede har en anstændig OCR-software, der allerede er installeret på din computer, så længe du bruger Windows. Cool OCR-software, du allerede har, vil guide dig igennem processen med at lokalisere og bruge denne software sammen med din scanner til at oprette redigerbare dokumenter.
Det medfører selvfølgelig et andet vigtigt punkt: Du skal mindst have en dokumentskanner, hvis du skal gøre dette arbejde. Det behøver ikke være dyrt eller fancy. Hvis du ikke har en, er det nu en god tid at kigge efter en; start med disse anmeldelser af fotoscannere og dokument scannere til nogle bedste køber. Hvis du ikke ønsker en separat scanner, vil en billig all-in-one printer gøre jobbet helt godt.
Så her er den hårde del. At få systemet oprettet er ikke for vanskelig; selv scanning dit papirarbejde vil ikke være for hård. Hvad der er svært, er at sørge for, at du automatisk gør det hver gang du får nye kvitteringer eller papirarbejde. Ellers begynder papirerne at pile op igen, og du vil føle, som om du har spildt din tid. Så hold dig til det!
