Brug af MicrosoftsMailfusion funktion, kan du sende det samme dokument med små ændringer til et stort antal modtagere. Udtrykket fusion kommer fra det faktum, at et dokument (f.eks. Et brev) slås sammen med et datakilde dokument, såsom et regneark.
Data til denne vejledning kan kompileres med de fleste versioner af Microsoft Excel inklusive 2007, 2010, 2013, 2016 og Office 365.
Microsoft Words Mail Merge-funktion er kompatibel med Word 2010, 2013, 2016 og Office 365.
Words Mailfusion Funktionen fungerer problemfrit med data fra Excel. Mens Word også giver dig mulighed for at oprette en datakilde, er mulighederne for at bruge disse data begrænset. Hvis du allerede har dine data i et regneark, er det ikke fornuftigt at genindtaste alle oplysningerne i Word's datakilde.
Forbereder dataene til Mail Merge
Teoretisk kan du bruge et hvilket som helst Excel-regneark i en Word-mailfusion uden nogen særlig forberedelse. Du skal dog tage lidt tid til at forberede dit regneark for at optimere brevfusionsprocessen.
Organiser regnearkdataene
Dine Excel-data skal organiseres pænt ind i rækker og kolonner. Tænk på hver række som en enkelt post og hver kolonne som et felt, du skal indsætte i dit dokument. Hvis du har brug for en genopfriskning, skal du tjekke en Excel-vejledning til dataindtastning.
Opret en header række
Opret en overskriftsrække for det ark, du har til hensigt at bruge til brevfletningen. ENheader rækken er en række, der indeholder etiketter, der identificerer dataene i cellerne under den. Excel kan være finicky nogle gange om differentiering mellem data og etiketter, så gør disse klare ved at bruge fed tekst, celle grænser og celle skygger, der er unikke for header rækken - dette sikrer, at Excel differentierer det fra resten af dine data.
Senere når du slår sammen dataene med hoveddokumentet, vises etiketterne som navne på fusionsfelterne, så der er ingen forvirring om, hvilke data du indsætter i dit dokument.
Det er en god praksis at mærke kolonnerne i dit Excel-regneark, da det hjælper med at forhindre brugerfejl i fremtiden.
Sæt alle data på et enkelt ark
De data, du har til hensigt at bruge til mailfusion, skal være på ét ark; hvis det er spredt over flere ark, skal du kombinere arkene eller udføre flere mailfusioner. Sørg også for, at arkene er tydeligt navngivet, da du skal vælge det ark, du vil bruge uden at se det.
Tilknytte en datakilde i en mailfusion
For at forbinde dit forberedte Excel-regneark med dit Word-dokument:
-
Klik på forsendelser fanen af bånd.
-
Vælg Start Mail Merge knappen for at få adgang til drop-down.
Da vi vil skrive vores data i et brev til dette eksempel, vælger vi Brev mulighed fra drop-down.
-
Vælg Vælg modtagere knappen for at få adgang til drop-down.
Vi vil importere vores data fra et gemt Excel-regneark, så vælg Brug en eksisterende liste … mulighed.
-
Fra dialogboksen, find og vælg din Excel-fil.
Klik Okay at fortsætte.
-
Fra Vælg tabel dialog boks, vælg arket med dit bord, og klik på Okay knap.
Hvis din Excel har kolonneoverskrifter, skal du sikre Første række data indeholder kolonneoverskrifter indstillingen er markeret.
-
KlikOkay.
Nu da datakilden er forbundet med hoveddokumentet, kan du begynde at indtaste tekst eller redigere dit Word-dokument. Du kan dog ikke foretage ændringer i din datakilde i Excel. Hvis du skal ændre dataene, skal du lukke dokumentet i Word, før du kan åbne datakilden i Excel.
Indsætte fusionsfelter i dit dokument
-
Klik på knappenIndsæt flettefelt knappen på værktøjslinjen Mail Merge for at åbneIndsæt flettefelt drop-down.
-
Fremhæv navnet på det felt, du vil indsætte fra listen, og klik påIndsæt.
Visning af Mail Merge Dokumenter
Når der indsættes fusionsfelter i et dokument, overfører ikke Word formateringen af data fra datakilden. Hvis du vil anvende formatering som kursiv, fed eller understreget, skal du gøre det i Word.
Hvis du ser dokumentet med felter, vælger du de dobbelte pile på begge sider af feltet, som du vil anvende formateringen på. Hvis du ser de fusionerede data i dokumentet, skal du fremhæve den tekst, du ønsker at ændre.
Eventuelle formatteringsændringer gennemføres gennem alle de fusionerede dokumenter, ikke kun den enkelte.
Forhåndsvisning af de fusionerede dokumenter
For at forhåndsvise de fusionerede dokumenter skal du klikke påSe fusionerede data knappen på værktøjslinjen Mail Merge. Denne knap fungerer som en skifteknap, så hvis du vil gå tilbage til at se blot felterne og ikke de data, de indeholder, skal du klikke på den igen.
Naviger gennem de fusionerede dokumenter ved at bruge navigeringsknapper på den Mailfusion bånd. De er fra venstre til højre:Første optagelse, Forrige post, Gå til optagelse, Næste post, og Sidste post.
Før du fusionerer dokumenterne, skal du forhåndsvise dem alle eller så mange som du kan for at kontrollere, at alt fusioneret korrekt. Vær særlig opmærksom på tegnsætning og afstand omkring de fusionerede data.
Når du er klar til at fusionere dokumenterne, har du to valgmuligheder. Uanset hvilken metode du vælger, præsenteres du med en dialogboks, hvor du kan fortælle Word at fusionere alle poster, den aktuelle post eller en række poster. Klik på valgknappen ved siden af dit valg, og klik derefter påOkay. Hvis du vil fusionere en rækkevidde, sætter du i begyndelsesnummeret og det endelige nummer for de poster, du vil medtage i sammenfletningen, før du klikkerOkay. Hvis du valgte at udskrive dokumenterne, efter at dialogboksen kommer op, bliver du præsenteret for Print dialog boks. Du kan interagere med det samme som du ville for et andet dokument. Afslut Mail Merge Document
