Den kraftige tekstbehandler Microsoft Word findes i de fleste kontorer, men det er ikke meningen at være et side layout program som Microsoft Publisher. Det kan dog bruges til at oprette nogle enkle publikationer, der normalt genereres ved hjælp af layoutprogrammer. For nogle brugere kan Word være det eneste værktøj til desktop publishing, de har brug for, eller det kan tjene som en erstatning for budgettet.
Fordi Word er designet primært til tekstfokuserede dokumenter, kan det bruges til kontormeddelelser, der primært består af tekst, såsom faxark, enkle flyers og medarbejdermanualer. Grafik kan tilføjes til teksten til simple flyers. Mange virksomheder kræver, at deres daglige former som brevpapir, faxark og interne og eksterne formularer er i Word .doc format. En medarbejder stiller dem op og kører dem på en kontorprinter efter behov.
Det kan godt, indtil du vil oprette noget så kompliceret som et nyhedsbrev, som har kolonner, tekstbokse, grænser og farver. For at gå ud over det grundlæggende 8,5 ved 11-tommers plain-text format, er det nødvendigt at oprette Word, så du kan arbejde med tekstbokse.
Forbereder et Word-dokument til tekstbokse
- Åbn et nyt dokument, der er den samme størrelse som det papir, du planlægger at udskrive dit nyhedsbrev på. Dette kan være letter- eller juridisk størrelse eller 17 ved 11 tommer, hvis din printer kan udskrive det store ark papir.
- Vælg Udsigt fanen og tjek den Gitterlinjer afkrydsningsfelt. Gitteret er ikke-tryk og kun til positionering. Juster margenerne, hvis det er nødvendigt.
- Også på Udsigt fanen, skal du markere afkrydsningsfeltet ved siden af Lineal at vise linjaler langs toppen og størrelse af dokumentet.
- Vælg Udskriv layout udsigt fra Udsigt fane.
Lav en tekstboks
- Gå til Indsæt fane og klik Tekstboks.
- Vælg Tegn tekstboks, som vender pegeren ind i et tværhår. Træk med markøren for at tegne tekstboksen på dokumentet.
- Slet grænsen fra tekstfeltet, hvis du ikke vil have, at den skal udskrive. Vælg grænsen og klik på knappen Tegneværktøjer Format fane. Vælg Shape Outline > Ingen oversigt.
- Tilføj en baggrundsfarve til tekstfeltet, hvis du vil have en. Vælg grænsen for tekstboksen, vælg den Tegneværktøjer Format fane og vælge Formfyld. Vælg en farve.
Gentag processen for så mange tekstbokse, som du har brug for på siden. Hvis tekstfelterne er af samme størrelse, skal du blot kopiere og indsætte for yderligere felter.
Indtast tekst i tekstboksen
- Vælg tekstfeltet og indtast de oplysninger, der udskriver der.
- Formater teksten, ligesom du ville have en Word-tekst. Vælg skrifttype, farve, størrelse og eventuelle attributter.
Klik uden for tekstfelterne for at placere et billede, som du normalt ville. Ændre billedets tekstindpakning til Square, og resize det og placere det igen.
Tips til udsmykning af et Word-dokument
- gradienter. Hvis du vil tilføje en gradient til en tekstboks (i stedet for en solid farvetone), skal du markere boksens yderside og derefter vælge Tegneværktøjer Format fanebladet> Formfyld. Vælg en farve, vælg Formfyld igen og vælg gradient. Vælg en lysretning i Lysvariationer afsnit.
- DROP SHADOWS. Gå tilHjem > Teksteffekter og typografi > Skygge > Skyggeindstillinger og vælg de muligheder, der giver dig den ønskede dropshadow effekt.
- LINKED TEXT BOXES. Link tekstbokse, så tekst flyder fra den ene til den anden, når du ændrer størrelsen på dem. Vælg den første tekstboks og gå tilTegneværktøjer Format fane. VælgOpret link knappen, og klik derefter på den anden tekstboks.
Ulemper ved Word til Desktop Publishing
- Microsoft Word er ikke stedet til at oprette logoer eller anden grafik. Foreneligheden med andre programmer er ikke god, og udskriftskvaliteten er dårlig sammenlignet med brugen af software designet til dette formål.
- Brug af Microsoft Word til at formatere et dokument tager længere tid end at bruge et side layoutprogram, fordi du arbejder rundt om begrænsningerne i tekstbehandlingssoftwaren.
