Excel's Subtotal funktion virker ved at indsætte SUBTOTAL fungere i en database eller en liste over relaterede data. Brug af Subtotal-funktionen gør det hurtigt og nemt at finde og udvinde specifikke oplysninger fra et stort datatabell.
Selv om det hedder "Subtotal-funktionen", er du ikke begrænset til at finde summen eller summen for udvalgte rækker af data. Ud over det samlede antal kan du også finde gennemsnitsværdier for hver kolonne eller datafelt i din database.
Indtastning af data i Excel
Det første skridt til at bruge SUBTOTAL funktion i Excel er at indtaste dine data i et regneark. Når du gør det, skal du huske følgende punkter:
- Det er vigtigt at indtaste data korrekt. Fejl, der skyldes forkert dataindtastning, er kilden til mange problemer i forbindelse med datahåndtering.
- Forlad ikke tomme rækker eller kolonner, når du indtaster dataene. Dette omfatter ikke at efterlade en tom række mellem kolonneoverskrifterne og den første række af data.
For at følge denne vejledning skal du indtaste dataene som vist i billedet ovenfor i cellerne A1 til D12. Vær sikker på at indtaste hver dataværdi korrekt for at følge med på nøjagtigt.
Sortering af Excel-data
Inden subtotaler kan anvendes, skal dine data grupperes efter den kolonne med data, du vil udtrække informationer til; denne gruppering sker ved hjælp af Excels sorteringsfunktion.
I denne vejledning ønsker vi at finde det gennemsnitlige antal ordrer pr. Salgsregion, så dataene skal sorteres efter Område kolonneoverskrift.
Sortering af data efter salgsområde
- Træk vælg cellerne A2 til D12 at fremhæve dem.
- Klik på Fanen Data af båndet.
- Klik på Sortere knappen i midten af data båndet for at åbne dialogboksen Sorter.
- Vælge Sorter efter Region fra rullelisten under Kolonne overskrift i dialogboksen.
- Sørg for at Min liste har overskrifter er afkrydset i øverste højre hjørne af dialogboksen.
- Klik Okay.
- Dataene i celler A3 til D12 skal nu sorteres alfabetisk i anden kolonne Område. Dataene for de tre salgsrepræsentanter fra østregionen bør først noteres, efterfulgt af nord, derefter syd og derefter vest.
Finde regionale gennemsnit
Når dine data er blevet ordentligt sorteret, kan du fortsætte med at finde det gennemsnitlige salg for hver region ved hjælp af SUBTOTAL fungere. Syntaksen, og dens argumenter, for funktionen er anført nedenfor:
= SUBTOTAL (Funktionsnummer, Ref1)
- Function_num: Det SUBTOTAL funktionen kan udføre en række forskellige funktioner med numeriske data; dette felt angiver hvilken funktion vi ønsker at udføre. Til brug af GENNEMSNIT funktion, vil vi bruge nummeret 1.
- Ref1: Dette argument angiver antallet af tal, der vil blive brugt i SUBTOTAL funktionens beregninger.
Brug af funktionen AVERAGE i SUBTOTAL
- Begynd med oprettelse af en gruppe af celler hvor de regionale salgsdata vil blive vist. Du kan se, hvordan vi gik om denne opgave i celler B14 - B17 i eksemplet på billedet ovenfor.
- Lad os begynde med gennemsnitlige East Sales data. Klik på celle C14 at fremhæve det som den celle, vi ønsker at sætte vores resultater indenfor.
- Indenfor Formulas fanen, vælg Math & Trig mulighed.
- Fra rullemenuen skal du vælge SUBTOTAL funktion - dette åbner Formula Builder.
- Klik på Function_num linje og indtast nummeret 1.
- Klik på Ref1 linje og fremhæv derefter celler D3 til D5 - Dette er de celler, vi vil kombinere for at beregne gennemsnittet, da de indeholder totalerne for østregionens salg.
- Klik Færdig og de gennemsnitlige salgsdata vil nu blive vist i celle C14.
- Gentage Ovennævnte trin for North Sales, South Sales og West Sales, vælge den relevante Ref1 rækkevidde for hvert scenario.
