Da Adrean Turner startede en ny rolle som en regnskabsfører, var en af de opgaver, der blev overført til hende fra hendes forgænger, en månedlig rapport, der tog næsten to uger at udarbejde. Hun brugte timer på det hver måned i sine første par måneder i virksomheden, selv når andre ansvarsområder opstod på hendes skrivebord.
Så indså hun noget. Ingen - ikke engang hendes chef - havde nogensinde givet hende nogen feedback på rapporten. Det viser sig, at de ikke kiggede på det, let at grave i de data, hun leverede. For at være ærlig, havde hun bedre ting at gøre end at bruge så meget tid og lægge så meget kræfter på noget, der ingen fik noget ud af.
”Jeg ledte efter måder at være mere effektive og effektive, ” siger Turner, en Musees karriere coach og forfatter af FIT for Success. En af disse måder ville være at rydde plads i hendes tidsplan for ting, der havde mere indflydelse.
Vi kunne alle drage fordel af at undersøge tingene på vores huskelister og timerne i vores dage lidt nærmere. I ånden med forårsrengøring eller rengøring af enhver sæson er her syv tip til at hjælpe dig med at få et greb på din tidsplan.
1. Tag lager og spore din tid
Du kan ikke rydde op i din tidsplan, hvis du ikke ved, hvad der er i den - og det inkluderer alle tingene på din bogstavelige og officielle kalender og alle de ting, der ikke er. ”Jeg siger altid, hvis du vil bruge din tid bedre, er du nødt til at finde ud af, hvordan du bruger din tid nu, ” siger Laura Vanderkam, forfatter af Off the Clock: Føler sig mindre travlt, mens du bliver mere færdig . ”Folk har en masse historier, de fortæller sig selv om deres tid, ” tilføjer hun, men disse historier er ikke altid nøjagtige.
Så hun anbefaler, at du sporer dine timer i en uge eller endda et par dage ved hjælp af en app, et regneark eller et stykke papir. Når du har taget et objektivt kig på, hvor din tid går nu, kan du begynde at sortere og beslutte, hvad der skal gå.
Vanderkam siger, at du kan kanalisere Marie Kondo - Gænger den yogaklasse på onsdage glæde? Hvad med det show, du binge ser på? - men kun til et punkt. ”Det er en latterlig ting at tro, at alt vil udløse glæde. Du kan måske elske dit job, men din pendling vil ikke skabe glæde. Du elsker dine børn, men at skifte ble bliver ikke til at glæde, ”siger hun. Idéen er at spørge: ”Hvad forårsager den mest smerte? Og hvad er noget jeg faktisk kan gøre noget ved? ”
Turner laver en lignende øvelse med klienter, der ønsker at foretage en karriereændring eller forfølge dette eller det, men føler at de er så travlt, at de ikke har tid til at afsætte deres mål. Hun har dem til at føre en tidsliste ved halvtimen i to uger. De er ofte klar over, at den tid, de har brugt på at rulle gennem sociale medier eller chatte om deres yndlings-tv-show på Slack, tilføjer et par timer, de kunne have brugt på at gøre noget mere produktivt eller endda bare noget, de virkelig nyder.
2. Udrens gentagne møder og opgaver
Når du ved, hvad der er på din kalender, kan du og bør spørge hvorfor , siger Heather Yurovsky, en Musees karriere coach og grundlægger af Shatter & Shine. ”Hvad er formålet med hver ting her? Opnår vi det, eller er der noget, der skal ændres? ”Forklarer hun. "Nøglen er ikke bange for at stille spørgsmålstegn ved, hvad der er på din kalender."
Start med tilbagevendende møder, som meget let kan opbygge og overtage din kalender, da som Vanderkam påpeger, ”behøver hver enkelt ikke at retfærdiggøre sig selv.”
Hvis du er initiativtager til et tilbagevendende møde, opfordrer Yurovsky dig til at stoppe en gang om måneden og spørge: ”Er det stadig fornuftigt? Er vi i færd med at udføre det, vi ønsker at gøre? Er folk engagerede og bidrager? (Et tegn på, at et møde ikke behøver at ske, er at ingen andre taler.) ”Hvis svarene på disse spørgsmål er nej, kan du overveje at aflyse mødet, gøre det kortere eller mindre hyppigt eller formidle de relevante oplysninger via e-mail .
Selv hvis du ikke har ansvaret, kan du stadig gribe ind, som Turner gjorde med den månedlige rapport. Og hvis du gør det ved at foreslå løsninger i stedet for bare at stille spørgsmål eller præsentere problemer, siger Turner, siger det, at "du ser ud som om du er investeret i det, du laver." Hvis det er en andens møde, skal du bede om en dagsorden, og hvis der er noget, du skal læse op eller være parat til at diskutere. Du kan muligvis bare minde arrangøren om at stille spørgsmål til de møder, der altid har været der, også.
3. Sorter ting efter betydning og haster
Hvis du har sporet din tid, men har problemer med at pakke dit hoved rundt om, hvad der skal forblive, og hvad der skal gå, foreslår Turner at bruge den tidsstyringsmatrix, der findes i Stephen Coveys klassiske forretningsbog The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change . Ideen er at sortere aktiviteter efter vigtighed og uopsættelighed og sætte dem i en af fire kvadranter:
- Kvadrant I: Vigtigt, presserende inkluderer ting som kriser, møder i sidste øjeblik for vigtige tidsfrister
- Kvadrant II: Vigtigt, ikke presserende inkluderer ting som strategisk planlægning, langsigtet målsætning
- Kvadrant III: Ikke vigtigt, presserende inkluderer ting som visse e-mails, telefonopkald, møder og begivenheder
- Kvadrant IV: Ikke vigtigt, ikke presserende inkluderer ting som at rulle uden hensyntagen gennem sociale medier, binge se tv, du ikke rigtig bryder dig om
”Så er du faktisk nødt til at bestemme, hvad du skal gøre mere af, og hvad du skal gøre mindre for at sikre, at du bliver så produktiv som muligt, ” siger hun. For eksempel kan du blive overrasket over at finde ud af, at størstedelen af dine daglige aktiviteter falder i kvadranter III og IV, så dit mål kan være at reducere dem for at gøre plads til aktiviteter i kvadranter I og II.
4. Minimer eller outsource
I nogle tilfælde kan du bare sige nej (pænt) for at føje en bestemt begivenhed til din kalender eller opgave til din liste. Andre ting er bare nødt til at få gjort. Men det betyder ikke, at du ikke kan få dem til at tage mindre tid, eller at du skal være den, der gør dem.
Er der en opgave på arbejde, som du kan delegere eller outsource? Som manager er det mere umiddelbart muligt at videregive en opgave til en af dine direkte rapporter. Men selv hvis du ikke er i en tilsynsposition, skal du tænke over små måder, du kan gøre det samme på. Bruger du timer manuelt på at opdatere en database eller et system? Ville det være muligt at samarbejde med en ingeniør for at finde en mere automatiseret proces? Eller kan du afveje at gøre det kedelige kontorarbejde, så ingen mennesker sidder fast ved at gøre det hver gang?
Hvis du ikke kan videregive bestemte opgaver til andre engrossalg, skal du prøve at minimere den tid og kræfter, de har brug for. For at vende tilbage til Turners eksempel arbejdede hun sammen med sin chef for at gendanne rapporteringsprocessen, så hun sendte hurtige månedlige snapshots og kun sammensatte en mere dybdegående rapport kvartalsvis. Det ryddet op for hende, mens hun stadig fik sin chef og kolleger den indsigt, de havde brug for. Uanset hvad det er, der føles som om det griber ind i din tidsplan, kan du se, om der er en måde at gøre mindre af det på.
5. Opret blokke
Det er let at kigge væk og vende tilbage for at finde din kalender spækket med forskellige møder og forpligtelser. Uanset om det er dig eller kolleger, der slipper hvert enkelt emne derpå, giver det dig kun spredninger af head-down-tid og lidt håb om at udføre nogle af de største opgaver på din tallerken. En del af at rydde op i din tidsplan er at finde strategier for at forhindre, at den bliver rodet igen - ligesom du ville gjort, hvis du organiserede et fysisk rum.
Chelsea Williams, en Musees karriere coach og talentkonsulent, anbefaler at blokere tidstykker på din kalender, når du ikke er tilgængelig til at besvare e-mails eller telefonopkald eller til at deltage i møder. Du kan bruge det til strategi på højere niveau eller fokuseret projekttid (tænk på kvadrant II-aktiviteter). Da den allerede er reserveret og synlig på din kalender, forhindrer den, at andre ting samles og hindrer den tid, du har brug for. ”Du skaber et rum, ” siger hun. Og hvis du får disse blokke til at være tilbagevendende, tilføjer hun, bliver de en naturlig del af din ugentlige rytme.
”Jeg er en stor fan af tidsblokering, ” siger Yurovsky, der også foreslår at foregribe og imødegå andre behov med denne strategi. Hvis du for eksempel finder dig selv at forlade kontoret hårdt og ængstelig, anbefaler hun at blokere de sidste 30 eller 45 minutter af dagen. Du kan undgå at løbe ud af døren umiddelbart efter et møde og give dig selv chancen for at afvikle og overføre mere glat. "Uanset hvor du blokerer for tid begynder du at blive opdateret."
6. Glem ikke nedetid
Tidsstyring handler ikke kun om at presse så meget arbejde som muligt ind i din tidsplan eller helt rydde det, så du kan absolut ikke gøre noget. Det handler også om at skabe plads til de ting, du ikke er i arbejde, og dem, der giver dig mulighed for at genoplade.
”Du vil have bevidst valgt nedetid, ” siger Vanderkam. ”Tænk over, hvad er det der virkelig forynger mig?” Det kan være naturen, motion, venner, kunst, bagning eller andet, du nyder, der udfylder dine metaforiske batterier. For Vanderkam er læsning en af disse ting. ”Jeg er blevet meget bedre med at sikre, at jeg har gode bøger til at læse, ” siger hun, fordi ”når jeg har en god bog, læser jeg, det er det, jeg gør som mit standard-downtime-valg.” Når hun ikke, hun (som mange af os) falder byttedyr for den tankeløse rulle på sociale medier.
Det er ikke det, at du nødvendigvis er nødt til at indstille nedetid i din kalender (eller, erm, klikke og indtaste den derinde) - selvom hvis det er det, du foretrækker, så gå til det! Bare husk, at det skal være en forsætlig del af ligningen. ”Vi har en tendens til at fylde åbent rum, fordi vi sammenligner de ting, vi er bedt om at gøre, eller tænker på at gøre med intet, ” siger Vanderkam. ”Det er ikke den rigtige sammenligning. Sammenligningen er med alle andre ting, du kan gøre. ”
7. Læg som fremtidig du er til stede for dig
Når du taler om en torsdag tre uger væk, er det let at tænke: ”Åh, jeg er fri da, lyder godt!” Og pop det på din kalender uden at overveje, om du føler det på samme måde onsdag tre uger minus en dag fra nu.
Men "når du tænker på noget i fremtiden, så spørg dig selv, om du ville gøre det i morgen, " siger Vanderkam. ”Du ved, hvor meget energi du har nu, og formoder, at den vil være temmelig lignende i morgen. Det giver dig mulighed for at være lidt mere omhyggelig. ”Kort sagt, hvis du ikke ville være begejstret for at gøre det i dag eller i morgen, er du sandsynligvis ikke begejstret for at gøre det tre måneder fra nu, så tag dine beslutninger i overensstemmelse hermed. Fordi "i sidste ende er fremtiden i morgen."
Når det er sagt advarer Vanderkam mod at gøre en vane med at annullere langvarige planer i sidste øjeblik. ”Hvis du har forpligtet dig til at gøre noget, og hvis det er med mennesker, du værdsætter, skal du muligvis bare behandle dette som en læringsoplevelse, ” siger hun. "Husk dig selv, at dette ikke er en god følelse, og hvordan kan jeg undgå dette i fremtiden?"
Med andre ord, at rydde op i din tidsplan handler ikke altid om at fjerne ting, der allerede findes der - muligvis med risiko for at skade faglige eller personlige forhold. Det handler om at få et greb om din tid og holde det ryddet i fremtiden.
Tænk på din tidsplanrensning som et langsigtet mål. ”Jeg opfordrer folk til at være modige, ” siger Vanderkam. Hvis du er lidt modig og meget bevidst, kan du gøre mindre af det, du ikke kan lide, og mere af det, du gør.
