Groupware Definition og fordele ved Collaboration Software

Begrebet groupware refererer til flere typer computerunderstøttede samarbejdsmiljøer. Med vægt på interoperabilitet og kollektiv arbejde i en multi-user-indstilling fungerer samarbejdssoftwaren som en portal, hvorfra brugerne opretter og opdaterer versionsstyrede dokumenter, administrerer onlineindhold, deler aktiver som kalendre og indbakke og overfører chat- og meddelelsesfunktioner .

I nogle tilfælde er groupware et selvstændigt værktøj, som med OnlyOffice-platformen til dokumentsamarbejde eller Intuit Quick Base-platformen til datahåndtering. I andre tilfælde fungerer groupware som et indholdsstyringssystem (som med WordPress) eller som et fuldt udstyret intranet (som med SharePoint).

Begrebet groupware dækker både meget brede og meget specifikke software implementeringer. Hvad der er fælles for enhver definition, er imidlertid, at mere end én bruger samarbejder i samme miljø ved hjælp af de samme værktøjer og processer.

Fordele og funktioner i Groupware

Groupware gør det muligt for både arbejdstagere på stedet og geografisk spredte teammedlemmer at arbejde sammen med hinanden via internettet eller et intranet. Disse software applikationer giver typisk mange fordele:

Godkendelse og logning-Standard måder at få adgang til groupware, logs af hvem gør hvad, registreringer, der opfylder juridiske opdagelseskrav
Meddelelse-Chat værktøjer, threaded diskussionsgrupper, private postkasser
Interaktivt arbejde-Polls, real-time filredigering, delt opgaveradministration
edition-Central lagring af filer og information aktiver understøttet af et robust søgeværktøj
Koordinerede arbejdsgange-Processer administreret af groupware, der håndterer godkendelser, anmeldelser, korrekturlæsning mv. Samt støtte til projektledelsesprocesser
Enterprise Knowledge Management-Internal wikis, beskyttede referencedokumenter, gruppe bogmærker, delte adgangskode repositories, version-kontrol historier
Socialt engagement og omdømme ledelse-Brugergrupper, profil badges, profil tilpasning af brugere, gamification via bruger niveauer og bruger-engagement konkurrencer

Det er ikke kun store virksomhedens medarbejdere, der drager fordel af at bruge groupware. For iværksættere og freelancere gør disse værktøjer nemme fildeling, samarbejde og kommunikation over projekter med fjernkunder, alt sammen fra hjemmekontorets komfort.

Forskellige groupware-løsninger understøtter forskellige funktioner. De fleste groupware-miljøer tilbyder ikke alle ovenstående funktioner, men mange tilbyder en delmængde i forskellige kombinationer. En udfordring ved at vælge den rigtige groupware-løsning til en given virksomhed har brug for at balancere de funktioner, som hver potentielle platform tilbyder i forhold til organisationens behov.

Groupware Software Eksempler

IBMs Lotus Notes (eller Lotus-software pr. IBMs Lotus-websted) var en af de tidligste samarbejdsoftwarepakker og bruges stadig i mange kontorer i dag. Microsoft SharePoint er en anden stor groupware-løsning, der er veletableret i store virksomheder.

Større omfattende groupware-suiter ud over tilbud fra IBM og Microsoft inkluderer:

G-Suite-Googles platform med email, dokumenter og socialt samarbejde
Zoho One - en forretningsfokuseret suite til små og mellemstore virksomheder
Salesforce-en platform for kundeforvaltning

Derudover giver et blomstrende økosystem af gruppevarer med målrettede tilfælde fleksibilitet til at forfølge best-of-breed løsninger til brug med eller i stedet for en dyrere omfattende groupware-suite: