Brug Excel Genvejstaster til hurtigt at gemme dit arbejde

Du har lagt meget arbejde i dit Excel-regneark, lad det ikke glide væk, fordi du har glemt at trykke på Gem knappen. Brug disse tips til at holde dit arbejde sikkert og gemt til næste gang du har brug for den vigtige fil. Eller hvis du har brug for at dele dit arbejde, skal du lære at gøre det nemt med PDF-gemmesfunktionen.

Brug Excel Gem genvejstaster

Udover at gemme workbook-filer ved hjælp af indstillingen Gem under Fil menu eller Gem ikon på Hurtig adgang værktøjslinje, Excel har mulighed for at gemme ved hjælp af genvejstaster på tastaturet. Nøglekombinationen for denne genvej er:

Ctrl + S

Hvis filen er blevet gemt før, skifter musemarkøren til et timeglasikon, mens gemmen finder sted. Ellers, hvis arbejdsmappen er gemt for første gang, vil Gem som dialogboksen åbnes.

Første gang Gem

Når en fil gemmes for første gang, skal der angives to stykker information i Gem som dialogboksen, herunder navnet på filen og placeringen af, hvor den vil blive gemt.

Filnavne kan indeholde op til 255 tegn inklusive mellemrum.

Gem ofte

Siden du bruger Ctrl + S genvej er sådan en nem måde at gemme data på, det er en god idé at gemme ofte - mindst hvert femte minut - for at undgå tab af data i tilfælde af et computerkrasj.

Pinning Gem steder

Siden Excel 2013 har det været muligt at fastholde ofte brugte gemte steder underGem som . Dette gør placeringen let tilgængelig øverst på listen Seneste mapper. Der er ingen grænse for antallet af steder, der kan fastgøres. Sådan pin en gemt sted:

1. Klik påFil> Gem som.
2. IGem som vindue, placér musemarkøren på det ønskede sted underSeneste mapper - Længst til højre på skærmen vises et lille vandret billede af en trykknap for den pågældende placering.
3. Klik påpinfor den placering. Billedet ændres til et vertikalt billede af en push pin-drop-down, der angiver, at placeringen nu er fastgjort til toppen af Seneste mapper liste.
4. For at fjerne en placering, skal du klikke pålodret push pin billedeigen for at ændre det tilbage til en vandret pin.

Gem Excel-regneark som PDF-filer

Et af de funktioner, der først blev introduceret i Excel 2010, var evnen til at konvertere eller gemme Excel-regnearkfiler i PDF-format. En PDF-fil (Portable Document Format) giver andre mulighed for at se dokumenter uden at have brug for det originale program, som f.eks. Excel, der er installeret på deres computer.

I stedet kan brugerne åbne filen med et gratis PDF-læserprogram som Adobe Acrobat Reader. En PDF-fil giver dig også mulighed for at lade andre se regnearkdata uden at give dem mulighed for at ændre det.

Gemmer det aktive regneark i PDF-format

Når du gemmer en fil i PDF-format, skal du som standard kun den aktuelle eller aktive regneark - det er regnearket på skærmen - gemmes. Fremgangsmåden for at gemme et Excel-regneark i PDF-format ved hjælp af ExcelGem som filtype indstilling er:

1. Klik påFilfanebladet afbånd for at se de tilgængelige menupunkter.
2. Klik på Gem som mulighed for at åbne dialogboksen Gem som.
3. Vælg en placering for at gemme filen underGem i linje.
4. Indtast et navn på filen underFilnavnlinje i bunden.
5. Klik på pil ned i slutningen afGem som type linje.
6. Rul gennem listen for at finde og klik på PDF (* .pdf)mulighed for at få det til at blive vist iGem som type linje i dialogboksen.
7. KlikGemmefor at gemme filen i PDF-format og lukke dialogboksen.

Gem en hel arbejdsbog i PDF-format

Som nævnt, standardGem som indstillingen gemmer kun det aktuelle regneark i PDF-format. Følg disse trin for at gemme hele din projektmappe som en PDF-fil:

1. Åbn Gem som dialog boks.
2. Åben Flere muligheder.
3. Klik påPDF (* .pdf) mulighed for at få knappen Options (Alternativer) vist i dialogboksen Gem som type i dialogboksen.
4. Klik på knappen for at åbneMulighederdialog boks.
5. Vælg Hele arbejdsbogeni afsnittet Udgiv hvad.
6. KlikOkayat vende tilbage tilGem som dialog boks.
7. KlikGemmeat gemme dine arbejdsbøger i PDF-format og lukke dialogboksen.

Knappen Valg vises kun, når filtypen er ændret til PDF (* .pdf) i dialogboksen Gem som. Det giver dig en række valg om, hvilke oplysninger og data der gemmes i PDF-format.

AutoSave til OneDrive

Hvis du bruger Microsoft Office 365, Vil Excel automatisk automatisk gemme dit arbejde, når du vælger virksomhedens OneDrive cloud storage som din gemme placering. Den nye funktion gemmer dit dokument hvert par sekunder, hvilket eliminerer behovet for, at du løbende rammer Gem knappen eller en hvilken som helst genvejstast - det er et mindre aspekt, som du bekymrer dig om, når du arbejder.

For at AutoSave-funktionen skal fungere, skal du gemme dine dokumenter til et sted i din OneDrive-mappe. AutoSave-funktionen virker ikke med andre steder på din pc eller Mac.

Hvis du har Office 365 og gemmer dine filer til OneDrive, skal du sørge for at AutoSave funktionen er aktiveret ved at tjekke omskifteren i øverste venstre hjørne af Excel-skærmen. Når den er aktiveret, vil kontakten sige På. Hvis du vil slukke for funktionen og gemme dit arbejde manuelt, skal du blot klikke på skiften for at skifte det til Af.