Mail-fusion er et værktøj, som forenkler oprettelsen af et sæt dokumenter, der ligner hinanden, men indeholder unikke og variable dataelementer. Dette opnås ved at forbinde en database, der indeholder disse dataelementer til et dokument, der indeholder fusionsfelter, hvor de unikke data vil blive befolket.
Mailfusion sparer dig tid og kræfter ved at automatisere processen med at indtaste standardiserede datatyper som navne og adresser i et dokument. Du kan f.eks. Linke et formularbrev til en gruppe af kontakter i Outlook; dette brev kan have et fusionsfelt for hver kontaktadresse og en for den tilsvarende kontaktens navn som en del af brevets hilsen.
Anvendelse af Mail Merge
Mail-fusion, for mange mennesker, skaber tanker om junk mail. Selvom markedsførere undvigeligt bruger mailfusion til at generere store mængder post hurtigt og nemt, kan mange andre anvendelser overraske dig og ændre måden du opretter nogle af dine dokumenter på.
Du kan bruge mailfusion til at oprette en hvilken som helst type trykt dokument, såvel som elektronisk distribuerede dokumenter og faxer. De typer dokumenter, du kan oprette ved hjælp af en mailfusion, er næsten ubegrænsede. Her er nogle eksempler:
- Kataloger
- Varebeholdninger
- Fakturaer
- Etiketter
- Kuverter
- Og selvfølgelig breve
Når det bruges smart, kan mailfusion forbedre din produktivitet meget. Det kan også øge effektiviteten af de dokumenter, du opretter. For eksempel ved at tilpasse bogstaver med modtagernes navne eller andre elementer, der er specifikke for hver modtager, præsenterer du et poleret, personligt billede, der angiver scenen for det ønskede resultat.
Anatomi af en Mail Merge
En mailfusion består af to hoveddele: dokumentet og datakilden, også kaldet databasen. Microsoft Word forenkler dit arbejde ved at lade dig bruge andre Office-applikationer som Excel og Outlook som datakilder. Hvis du har den fulde Office-pakke, bruger du en af sine applikationer, da din datakilde er let, bekvemt og stærkt anbefales. Brug af kontakter, du allerede har indtastet i dine Outlook-kontakter, gemmer f.eks., At du ikke indtaster disse oplysninger igen i en anden datakilde. Brug af et eksisterende Excel-regneark giver dig endnu større fleksibilitet med dine data end datakilden Word vil oprette.
Hvis du kun har Word-programmet, kan du dog stadig bruge funktionen Mail Merge. Word har evnen til at oprette en fuldt tilpasset datakilde, som du kan bruge i din mailfusion.
Opsætning af en mailfusion
En mailfusion kan virke kompliceret og kompleks - datatunge dokumenter, der er afhængige af store databaser, kan helt sikkert være. Word forenkler imidlertid opsætningen af en mailfusion til almindelige anvendelser ved at levere guider, der går igennem processen med at forbinde dit dokument til en database. Generelt kan du gennemføre processen i færre end 10 forholdsvis nemme trin, herunder at finde og rette fejl. Det er færre end at forberede dit dokument manuelt ville tage, og med meget mindre tid og besvær også.
