Hvis du har mere end en dags besked i din indbakke, handler "Handlen med hver besked, det øjeblik det kommer til," -approach ikke for dig.
Det er ikke din skyld. Denne tilgang kan kun fungere for dem, hvis eneste job er at besvare e-mails hurtigst muligt.
Heldigvis giver en lidt anden avenue dig mulighed for at arbejde uafbrudt via e-mail, stadig svare inden for en rimelig tid, har ingen e-mails forsinket efter måneder og slippe af med e-mail-backlogen.
Bliv på toppen af din e-mail ved at håndtere det i morgen
For at få fat i din e-mail:
- Tag dine øjne ud af indbakken.
- Sørg for, at automatisk postkontrol og nye meddelelser er slået fra.
- Deal med al mail, der ankom i går, i så mange satser som du finder passende.
- Jo færre partier, jo bedre. Hvis du behandler alle gårsdagens mail på én gang, er chancerne for, at du har brugt mindst tid og kræfter på det.
- Planlæg tid til din e-mail-behandling.
- Overholde meddelelserne i rækkefølge.
- Hvis en besked kræver forskning, planlæg den forskning i morgen, og lad afsenderen vide, at du kommer tilbage til dem. Hvis mere arbejde er påkrævet, planlægge over en længere periode.
- Sørg for, at du kan finde den originale besked, når arbejdet er færdigt. Afsenderen og vigtigst af alt, dato noteret sammen med opgaven skal være nok. I Mac OS X Mail kan du også bruge LinkABoo.
- Du kan bruge en smart mappe, der kun viser de meddelelser, der ankom i går, anvende flag (etiketdage i alternerende farver, for eksempel) eller stole på sortering efter ankomstdato.
- Du kan tjekke din indbakke periodisk for eventuelle e-mails, der kræver akut handling.
Hvis dit arbejde kræver det, skal du maile oftere end dagligt, f.eks. Tre gange om dagen. Uanset hvilken periode du vælger, er det afgørende element, at listen over e-mails er lukket for nye poster, mens du arbejder på den.
Hvorfor daglig behandling af e-mail-indbakken?
Medmindre du skal behandle mail hyppigere, inviterer jeg dig til at prøve daglig behandling. Det har yderligere fordele:
- Du bestemmer ikke tilfældigt præcedens for at svare straks, en forpligtelse, der ikke kan opfyldes.
- En daglig tidsplan er let at huske og huske.
- Du kan vælge den perfekte tid på dagen for hver type besked.
Håndter de letteste e-mails først!
Selvom dette ikke normalt er din stil,
- gør eksperiment med at få de nemmeste meddelelser ud af vejen først.
Når du kommer til de mere udfordrende e-mails, har den stadige fremgang allerede tømt dem lidt. Hvis du hurtigt scannede det komplicerede, før du vågede frem med det lette, har du også brugt lidt tid på at komme med løsninger.
Hvad hvis jeg savner en dag, der tømmer min indbakke?
Hvis du savner et par dage på grund af rejser eller ferier, er det ikke noget stort.
- Deal med e-mails som om de var ankommet i går.
Ofte går det gennem to dage eller endda en uge med e-mail, at det ikke tager mere tid og kræfter end at håndtere en dag.
Hvis bunken af e-mails er så høj, at du ikke kan klare det på en dag, lad en anden strategi hjælpe dig:
Sådan slettes en backlog af e-mail
For at slippe af med en backlog af e-mails:
- Opret en ny mappe.
- Flyt alle de fremragende e-mails fra din indbakke til den pågældende mappe.
- Hver dag og før noget andet skal du gøre noget med mindst en af meddelelserne i backlog-mappen.
- Du behøver ikke at svare på det. Du behøver ikke at indsende den. Gør dog noget. Søg efter et websted, der kan hjælpe dig med at svare, for eksempel. Eller søg efter e-mail-adressen (eller nummeret) for en, der kan hjælpe dig.
- I nogle dage vil du gøre det mindste. Store! På mange andre vil du håndtere en bunke af beskeder på én gang. Store!
- Håndter al ny mail som ovenfor.
