Mens datatab påvirker alle, der bruger en computer, er det især problematisk for dem, der bruger tekstbehandlingssoftware. At miste de vigtige dokumenter, du har brugt så meget tid på at skabe, er frustrerende - især hvis du er som de fleste brugere, der opretter dokumenter direkte på computeren og ikke har gavn af en håndskrevet kopi. Spørgsmål og fortællinger om vejen om at genvinde tabte filer findes i online fora og bombard tekniske supportafdelinger. Den eneste surefire måde at genoprette tabte filer er at gendanne dem fra en backup. Derfor er et system til at forhindre datatab i første omgang så meget vigtigt. Her er fem måder at holde dine ordbehandlede dokumenter sikre.
Gem aldrig dine dokumenter på samme drev som dit operativsystem
Mens de fleste tekstbehandlere vil gemme dine filer i Mine dokumenter mappe, dette er det værste sted for dem. Uanset om det er en virus- eller softwarefejl, påvirker de fleste computerproblemer operativsystemet, og den eneste løsning er ofte at reformatere drevet og geninstallere operativsystemet. I et sådant tilfælde vil alt på drevet gå tabt.
Installation af en anden harddisk i din computer er en forholdsvis billig måde at tage sig af dette problem. En anden intern harddisk vil ikke blive påvirket, hvis operativsystemet er beskadiget, og det kan endda installeres i en anden computer, hvis du skal købe en ny; Derudover vil du blive overrasket over, hvor nemt de skal oprette. Hvis du er skeptisk til at installere et andet internt drev, er en ekstern harddisk en fremragende mulighed. Et eksternt drev kan til enhver tid tilsluttes enhver computer ved blot at tilslutte den til en USB- eller Firewire-port. Mange eksterne drev har også den ekstra fordel ved one-touch og / eller planlagt backup; Du angiver blot mapper og tidsplan, og softwaren tager sig af resten.
Sikkerhedskopier dine filer regelmæssigt, ingen ting, hvor de er gemt
Det er ikke nok at gemme dine filer på en anden placering end dit operativsystem. du skal oprette fast sikkerhedskopier af dine filer. Og lad os se det: Selv din backup er underlagt fejl: DVD'er bliver ridset og harddiske brydes. Det er fornuftigt at øge dine odds for at kunne hente en fil ved at have en anden sikkerhedskopi af den; Hvis dataene er virkelig vigtige, kan du endda tænke på at lagre en backup i en brandsikker vault.
Pas på e-mail vedhæftede filer
Selvom du er sikker på, at de ikke indeholder vira, kan vedhæftede filer med e-mail forårsage, at du taber data. Tænk på det: Hvis du modtager et dokument med samme navn som en på dit drev, og din e-mail-software er indstillet til at gemme vedhæftede filer på samme sted, risikerer du at overskrive filen, der allerede er der. Dette sker ofte, når du samarbejder på et dokument, og kolleger sender opdateringer via e-mail. Sørg derfor for, at du indstiller dit e-mailprogram til at gemme vedhæftede filer på en unik placering eller, hvis du udelukker det, tænk to gange før du gemmer en e-mail-vedhæftning på harddisken.
Pas på brugerfejl
Vi kan ikke godt lide at indrømme det, men vi fremstiller ofte vores egne problemer. Udnyt de sikkerhedsforanstaltninger, der er inkluderet i din tekstbehandler, f.eks. Versionsfunktioner og sporede ændringer. En fælles måde brugerne taber data på, når de redigerer et dokument og ved et uheld sletter dele. Når dokumentet er gemt, går de dele, der ændres eller slettes, tabt, medmindre du har aktiveret funktioner, der gemmer ændringer for dig.
Hvis du ikke vil rive med de avancerede funktioner, skal du bruge F12 nøgle, før du begynder at arbejde for at gemme filen under et andet navn. Det er ikke så organiseret som nogle af de andre metoder, men det er et nyttigt trick ikke desto mindre.
Gå til Cloud
Lagring af filer og deres sikkerhedskopier i skyens betydning, en fjernserver - bliver mere og mere almindeligt. Det giver mange fordele, som generøse pladsallokeringer, brugervenlighed, adgang, uanset hvor du er, og hvilken enhed du bruger, og pålideligheden. Cloud storage-tjenester sikkerhedskopierer deres egne servere, så der er et dobbelt lag af beskyttelse for filer gemt på denne måde. Af disse grunde er skylagring i stigende grad den bedste mulighed for de fleste mennesker.
Der er flere almindelige gratis indstillinger:
- Google Drev tilbyder 15 GB med hver Google-konto.
- Mac-brugere får 5 GB med iCloud, som er indbygget i alle Apple-enheder.
- Microsoft giver 5 GB plads til OneDrive, som leveres med Office 365 og XBox-konti.
Hvis du har mere end det, der skal gemmes, tilbyder ovenstående tjenester betalte muligheder, ligesom mange andre cloud storage-virksomheder
Hold hårde kopier af dine dokumenter
Det er ikke elegant, og det forhindrer dig ikke i at skrive og formatere dit dokument igen, men ved at holde en trykt kopi af et vigtigt dokument, sikrer du i det mindste, at du har indholdet i filen - og det er bedre end slet ikke at have noget.
