Det anses ikke længere for vanvittigt at bære jeans på arbejdspladsen eller tage drinks med din chef efter timer, men når det kommer til at bruge emojier i en e-mail, bliver linjerne lidt uskarpe.
Det kan være vanskeligt at navigere i ind og outs i professionel e-mail-etikette. Men det er sandsynligvis den vigtigste måde, du forbinder med din chef og kolleger (udover, du ved, personligt). Og det betyder, at enhver meddelelse, du sender, er en chance for at gøre et godt indtryk … eller en dårlig.
Her er ni regler for arbejds-e-mail, du skal følge - hvis du vil holde dit online omdømme intakt.
1. Start med en solid emnelinje
Hvis du sender en e-mail til en af dine overordnede, skal du huske, at de sandsynligvis har hundreder af beskeder i deres indbakke.
Så hvad gør din chef med de fleste af dem? Tryk enten på slet eller stjerne dem til senere (og aldrig læse dem faktisk). Det betyder, at du kun har én chance for at få deres opmærksomhed: En lokkende emnelinje kan hjælpe med at sikre, at de faktisk åbner den.
2. Se dine ord
Har du nogensinde modtaget en sms, der sluttede med en periode? I så fald troede du sandsynligvis, at den person, der sendte den til dig, var vred på dig (selvom de virkelig bare prøvede at bruge korrekt tegnsætning).
Det skyldes, at de slags ord, du bruger, øjeblikkeligt kan tilfredsstille eller forstyrre nogen. Undgå at bruge ord som "hey" eller "presserende" og brug "du" eller "i dag" i stedet. (Forvirret? Mere forklaring nedenfor.)
3. Skriv som en editor
Du skriver muligvis ikke et college-papir, men det betyder ikke, at du ikke får karakter. Dårlig grammatik, stavefejl og endda en mangel på introduktion, krop og konklusion får dig til at lyde, som om du prøver at komme til indbakke nul, ikke være en ansvarlig medarbejder.
4. Vær høflig over personens tid
Hvis du vil sende nogen en e-mail, fortæl dem, hvorfor du sender den.
Hvis du for eksempel vedhæfter en præsentation, skal du fortælle dem nøjagtigt, hvad du vil have, at deres næste trin skal være (Har du brug for deres godkendelse? Vil du have dem til at tilføje et dias?). Hvis du tager nogen til CC, fortæl dem, hvorfor de er inkluderet.
5. Brug Emojis forsigtigt
Her er tingene om emojis: Ikke alle er fan af dem. Selv hvis du arbejder i et afslappet miljø, er der stadig en betydelig procentdel af den arbejdende befolkning, der betragter dem som uprofessionelle. Risiker ikke det, hvis du er i tvivl om, hvordan den vil blive modtaget.
6. Sæt vedhæftningen fast
Det lyder indlysende, men vi har alle været skyldige i denne e-mail-overtrædelse ved mere end én lejlighed.
Kontroller, før du trykker på send: Vedhæftede du den vedhæftede fil, du sagde, du ville vedhæfte? (Sig det 10 gange hurtigt.)
7. Spik din afmelding (Uden den almindelige "Bedste")
Du skal afslutte din e-mail ved at logge ud, men det betyder ikke, at du skal sige "bedst" eller "tak" i slutningen af hver meddelelse (især hvis du faktisk ikke har noget at være taknemlig for).
Vælg i stedet en hilsning, der er professionel, men alligevel funktionel. Prøv "hilsener", "respektfuldt" eller "Jeg taler snart med dig."
8. Brug en professionel signatur (også på din telefon)
Hvis du lige har lavet en professionel, velskrevet e-mail, hvorfor skulle du så afslutte den med "Sendt fra min iPhone"? Vælg i stedet en enkel, engagerende signatur, der inkluderer din titel, dine sociale mediaprofiler, dit websted og måske endda et billede af dit ansigt.
9. Ved hvornår du ikke skal sende en e-mail
Uanset hvor god din etikette er, er det selvfølgelig intet, hvis du e-mailer noget, du ikke burde være.
Hvis du f.eks. Har brug for et supersnabbt svar fra nogen, skal du ringe til dem i stedet. Og hvis du vil bede din chef om en forhøjelse, skal du planlægge et møde (du vil ikke have den samtale via e-mail).
Så længe du følger disse ni regler, får du næsten altid dine e-mails læst og besvaret. Og hey, du kan bare gøre et godt indtryk på din chef, mens du er ved det!
