Hvis det er godt at svare, bør det være endnu bedre at svare på alle. Ret? Ikke altid. Hvis svaret er virkelig vigtigt for alle modtagere, skal der bruges en "Besvar alle".
Nogle svar på alle scenarier skyldes uheld, hvor en modtager ikke er klar over, at de klikker eller tappede denne mulighed. Det meste skyldes dog sandsynligvis, at personen ikke er klar over, hvornår man skal sende Besvar alle meddelelser.
På nogen måde er det generelt irriterende for de andre personer, der er involveret i gruppemeddelelsen. Brug af korrekt e-mail etikette, hvad enten det er på arbejdspladsen eller socialt, er utrolig vigtigt. Derfor er det bedst at bruge Besvar alle med forsigtighed.
Hvornår skal du svare alle
Brug kun dit e-mailprograms svar allefunktion, når dit svar bliver nødvendigt for at kende for den oprindelige afsender og alle personer i den oprindelige email til: og cc: felter.
Svar ikke på alle, når:
- Kun den originale afsender skal vide dit svar,
- Dine kommentarer vil være afgørende for at kende for den oprindelige afsender og et par andre modtagere.
- Gør et normalt svar i dette tilfælde, og tilføj derefter vælg andre modtagere manuelt. Du kan kopiere deres adresser fra den oprindelige email, hvis det hjælper.
- Din besked er simpel som "Tak!" eller "mig også."
- Tak meddelelser kan være fint at sende, men send dem ikke til alle andre modtagere. Kun afsenderen skal virkelig være opmærksom på, hvordan du føler dig om beskeden, ikke alle andre i gruppen.
Besvar alle bør kun reserveres til særlige tilfælde. Det bør kun bruges, hvis du skal sende den samme besked til hver enkelt modtager i gruppen. Ellers, hvis du ikke behøver at gøre det, skal du kun svare på de relevante personer. Dette kan kun svare på afsenderen eller ved hjælp af felterne Cc: eller Bcc: for flere specifikke modtagere.
For eksempel, overvej at få en email, der spørger, om du vil komme til en pensionskonference denne weekend. Foregive det blev sendt til 30 andre mennesker, og du bliver spurgt ikke kun, hvis du går, men hvis du kan bringe noget mad eller hjælpe på en anden måde.
Det er normalt ikke hensigtsmæssigt i denne situation at sende et svar til alle andre og forklare, at du ikke kan gå, fordi du skal arbejde i weekenden, og at dit barn alligevel er syg, så det er ikke en god weekend for dig. Disse oplysninger er relevante for afsenderen, men sandsynligvis ikke for alle andre, der blev inviteret.
Der er dog tidspunkter, hvor du skal svare på alle, og når du forventes at svare på alle. Måske indebærer det en gruppediskussion om et arbejdsprojekt eller noget andet, der direkte involverer de øvrige modtagere.
Ligegyldigt tilfældet, bør du altid tænke det igennem før du sender en masse e-mail ud til andre. Det er endnu værre, når et par mennesker sender svar alle meddelelser efter hinanden, og du får et dusin e-mails i løbet af et minut eller to. Det er ikke kun svært at holde styr på, men også irriterende, hvis du ikke har brug for at læse dem.
