Uanset om du bruger din virksomheds e-mail-konto til at sende personlige e-mails, er det primært op til virksomheden. Det er op til din arbejdsgiver at opstille politikker og retningslinjer, der styrer brugen af deres netværksressourcer. Arbejdsgiverne skal have medarbejdere læst og acceptere en acceptabel brugspolitik (AUP), der beskriver, hvad der er tilladt, og hvad der ikke er før de giver dem adgang til netværksressourcer.
Hvad med at bruge din personlige e-mail-konto til at drive forretning?
Igen er svaret, at det nok ikke er klogt. Har din personlige e-mail-konto de samme strenge adgangskoderegler som din virksomheds e-mail-konto? Er kommunikationen mellem din computer og den personlige e-mail-udbyder servere sikret eller krypteret på en eller anden måde? Hvis du sender følsomme eller fortrolige oplysninger, kan den blive opsnappet, eller vil en kopi blive cachelagret eller gemt på e-mail-serverne?
Ud over disse spørgsmål, hvis din virksomhed falder under overholdelse mandater som Sarbanes-Oxley (SOX) er der krav om beskyttelse og tilbageholdelse af e-mail kommunikation relateret til virksomheden. Hvis du arbejder for et statsligt organ, er der en god chance for, at din kommunikation er underlagt nogen form for regler for frihed til information. I begge tilfælde vil afsendelse af officielle oplysninger på din personlige konto placere den uden for kontrollerne for at beskytte og bevare e-mail-kommunikation. At gøre det er ikke kun en overtrædelse af overholdelse, men også udseendet af et forsætligt og forsætligt forsøg på at omgå systemet og skjult skjule din kommunikation.
Der er ingen bedre illustration af hvorfor blanding af personlig e-mail med arbejds-e-mail er en forfærdelig ide end Hillary Clintons brug af en privat e-mail-server i sin tid som statssekretær. Dette var et af de mest offentlige tilfælde af hvorfor du ikke bør gøre noget som dette. Ikke alene går det imod regeringens politik. Det er bare ikke en god ide, fordi personlige e-mail-konti typisk ikke har nogen steder nær det antal tekniske sikkerhedsforanstaltninger, som regeringssystemerne gør. Ikke at regeringssystemerne er perfekte, men de er typisk konfigureret på en sådan måde, at de forsøger at minimere sikkerhedstrusler.
På den anden side af gangen lærte en gang republikansk visepresidentkandidat Sarah Palin, den tidligere guvernør i Alaska, den hårde måde, at personlige e-mail-konti ikke giver det samme sikkerhedsniveau som Alaskas regeringens e-mail-system. En gruppe, der kalder sig "anonyme" lykkedes at hakke i hendes personlige Yahoo-mailkonti. 'Anonym' lavede en håndfuld af e-mail-beskederne offentligt, mere eller mindre for at bevise, at de faktisk havde hacket kontoen. Nogle af meddelelsestitlerne og modtagerne synes at støtte rygter om, at hun måske har brugt hendes personlige email specifikt til at holde det etisk udfordrede emne ud af Alaskas regeringens e-mail-system og uden for eventuelle krav til frihed til information.
Sørg for, at du følger god praksis, når du opretter adgangskoder, selv for dine personlige konti. Sikker adgangskode eller ej, brug lyddømmelse og følg reglerne, når du beslutter dig for at blande personlige og forretningsmæssige email.
Nogle andre gode ressourcer på e-mail-sikkerhed omfatter følgende:
- Farerne ved out-of-office-automatisk svarbeskeder
- Hvorfor har du brug for en disponibel e-mail-konto
Redaktørens bemærkning: Denne gamle artikel blev opdateret af Andy O'Donnell
