Virksomheder har forstået vigtigheden af at have et sundt forhold til medierne i lang tid, hvilket betyder, at færre “ingen kommentarer” slettes, og i stedet proaktivt at hoste information. Men i de sidste flere år - især efter det økonomiske sammenbrud - har der været en øget følsomhed over, hvor gennemsigtigt et firma er, med både medier, der rapporterer om virksomheden ("de er ikke gennemsigtige nok!") Og virksomheden selv ( “Er vi gennemsigtige nok?”).
Som de fleste ting i PR er der en delikat balance mellem at sikre, at din virksomhed fungerer gennemsigtigt og ikke frigiver oplysninger, der kan have negativ indflydelse på dit brands omdømme.
At finde ud af, hvor man skal trække denne linje, bestemmes af flere ting, herunder styrken i dine forhold til journalisterne, der dækker din virksomhed, samt hvor positive - eller negative - de pågældende oplysninger er.
Når det er sagt, kan du her navigere til nogle af de mest almindelige (og ofte, vanskeligste) emner, som journalister vil spørge om.
Økonomisk information
Hvis du er en offentlig virksomhed, er du forpligtet i henhold til lovgivning til at afsløre økonomiske og driftsmæssige oplysninger. Hvis du prøver at undgå spørgsmål med en "ingen kommentar", kommer du i en hel masse problemer - og får din virksomhed til at se meget ikke gennemsigtig ud i processen.
Hvis du er en privat virksomhed, er du ikke forpligtet til at videregive økonomiske og driftsmæssige oplysninger. Og de fleste virksomheder holder disse numre for sig selv. Men hvis du absolut dræber det og vil have pressen til at vide det, skal du oprette nogle gode statistikker, der viser, hvor fantastisk du gør uden at skulle angive nøjagtige tal (som vækst fra år til år). Dette vil beskytte dig, hvis du har et forfærdeligt kvartal. I dette tilfælde kan journalister snuse ud, at det er dårligt, men de har ikke nøjagtige tal til sammenligning eller udnyttelse.
Personale
Når det kommer til dit personale, er din første prioritet ikke gennemsigtighed - det er at beskytte dem. Så hvis en journalist ringer på næse for at få oplysninger om medarbejdernes personlige liv, skal du altid udsende en "ingen kommentar." Den eneste undtagelse er, hvis den pågældende er del af en intern eller ekstern efterforskning, der er blevet offentliggjort. I dette tilfælde vil du gerne fortælle medierne, at du leder eller samarbejder med efterforskningen og lader den være der.
Hvis en medarbejder er forladt virksomheden eller er blevet fyret, og en journalist spørger om hans eller hendes status, kan du sige, at han eller hun ikke længere er i virksomheden. Men du behøver ikke at give dig flere oplysninger.
Succesen med en lancering eller et initiativ
Som PR-folk elsker vi muligheden for proaktivt at nå ud til pressen med positive nyheder om vores firma. Men hvad sker der, når journalister, der har dækket en annonce - som lanceringen af et nyt produkt - følger op og vil vide, hvordan det nye produkt sælges seks måneder senere, når det faktisk ikke klarer sig særlig godt?
Skal du besvare deres spørgsmål? Nej. Men ser det ud til, at du ikke er meget gennemsigtig? Ja.
Mit råd er at oprette en sætning med en eller to sætninger, der adresserer journalistens spørgsmål uden igen at angive specifikke numre. I dette tilfælde kan du sige noget i retning af, "Mens produktet kun har været på markedet i et par måneder, har vi modtaget opmuntrende feedback fra vores kunder." Du har svaret, formet beskeden til din fordel, og beskyttede dig mod at give for meget information - bare i tilfælde af, at produktet flopper.
I en krise
Når din virksomheds omdømme er i fare, skal du være meget forsigtig med de oplysninger, du giver til medierne. Den bedste måde at forblive gennemsigtig, mens du stadig beskytter dit brand, er at udsende regelmæssige udsagn til pressen for at fortælle dem, hvad der foregår - f.eks. Ser du på problemet, har du identificeret problemet, og til sidst løser du problemet problemet - mens du holder din besked så indesluttet og på højt niveau som muligt. Hvis medierne har spørgsmål ud over de enkle udsagn, som du ikke har det godt med at besvare, kan du "ikke kommentere" dem, indtil du er blå i ansigtet.
Selvom dette kun er et par eksempler på de typer spørgsmål, du modtager fra pressen, forbliver formlen for at tåse den gennemsigtighedslinje den samme: Besvar spørgsmål så gennemsigtigt som muligt, mens du holder dig ude af ukrudtet med dine svar - hvad enten det er betyder, at man ekskluderer nøjagtige tal eller detaljerne om en situation. Og husk: Hvis du gerne vil dele et stykke information, men ikke ønsker at blive citeret, kan du altid bede om at tale på baggrund.
