Tidligere var virksomhederne begrænset til deres kontorer, hvor medarbejdere pligtskyldigt blev klokket ind, arbejdede deres otte eller ni timers skift og derefter klokket ud. Nu tager medarbejderne deres BlackBerrys, laptops eller iPads, finder wi-fi-adgang og er gode til at gå til når som helst og hvor som helst … ved hjælp af online samarbejdsværktøjer for at få arbejdet færdigt.
For at hjælpe virksomheder med at få mest muligt ud af deres mobile arbejdsstyrke, er mange samarbejdsværktøjer blevet skabt med en række funktioner, der passer til enhver virksomhed, hvad enten de er store eller små. At vælge det rigtige værktøj hjælper dig ikke kun med at dele dokumenter nemt, men også skabe den rette atmosfære til teamopbygning, uanset hvor holdmedlemmer er placeret. Her er fem af de bedste online samarbejdsværktøjer til rådighed, som hjælper virksomhederne med at få mest muligt ud af deres mobile arbejdsstyrke gennem nem dokumentdeling og skaber en god teamopbygningsatmosfære:
1. Huddle - Et af de mest kendte online samarbejdsværktøjer, Huddle er en platform, der gør det muligt for medarbejderne at arbejde sammen i realtid, skabe og redigere dokumenter uanset deres placering. Brugere kan nemt oprette hold, der arbejder sammen i et enkelt arbejdsområde ved at invitere kolleger via e-mail. Når invitationen er accepteret, kan alle i teamet begynde at uploade og redigere dokumenter og også tildele hinanden opgaver. Huddle holder styr på alle de foretagne ændringer og holder de originale dokumenter tilgængelige, hvilket er en af de mest nyttige funktioner.
Huddle har en meget intuitiv brugervenlig grænseflade, så de, der aldrig har brugt et online samarbejdsværktøj, vil hurtigt kunne regne ud, hvordan man får det bedste ud af alle de leverede funktioner. Oprettelse af en konto hos Huddle tager ikke mere end et par minutter, så hvis du leder efter et værktøj, som du kan begynde at bruge hurtigt, kan Huddle være dit valg.
Dens gratis konto giver brugerne mulighed for at gemme op til 100 MB i filer, så det er nok for dem, der arbejder hovedsageligt med tekstbehandlingsdokumenter. Men folk, der har brug for mere opbevaring, skal betale ekstra. Priserne starter fra $ 8 per måned og kan omfatte en række funktioner, der passer til din virksomheds behov.
2. Basecamp er blevet brugt af over fem millioner mennesker over hele verden, ifølge beslutningstagere. Det er et meget nemt at bruge projektstyringsværktøj, måske langt det bedste værktøj i denne liste til dem, der aldrig har brugt samarbejdsværktøjerne (eller endda internettet!) Før. Som med Huddle er tilmeldingen hurtig og nem.
Interfacet er meget simpelt, måske for meget, så det er så klart, at det til tider ser ufærdigt ud. Men hvad værktøjet mangler i udseende, er det til gavn. F.eks. Ser meddelelsesfaciliteten ud som et opslagstavle, som giver brugerne mulighed for at holde alle diskussioner om et projekt på et enkelt sted. Hvis nogle af meddelelserne ikke er beregnet til hele gruppen, kan brugerne angive, hvem der har tilladelse til at se disse meddelelser. Når en ny besked er sendt, meddeles holdet via e-mail, så der mangler meddelelser. Basecamp sender endda en fordøjelsesmail, der rapporterer om aktiviteterne i forrige dag, hvilket gør det nemt at følge fremskridtene i et projekt. Ligesom de fleste online samarbejdsværktøjer holder den styr på hver version af hver fil, der uploades. Basecamp er også fantastisk til virksomheder, der har medarbejdere i flere lande, da den er tilgængelig på mange sprog.
Basecamp er dog ikke det bedste værktøj til dem, der søger en gratis platform. Mens det har en gratis prøveperiode, starter produktet på $ 49 per måned.
3. Wrike - Dette er et online samarbejdsværktøj med e-mail som kerne. Du kan tilføje projekter til platformen ved at sende e-mails, der har nogle opgaver til din Wrike-konto. Når du har oprettet et projekt, kan du vælge at vise tidslinjen i dage, uger, måneder, kvartaler eller endda år, så det bliver meget nemt at rapportere for en given periode. Fra begyndelsen vil brugerne bemærke, at Wrike er et feature-rich værktøj. Mens grænsefladen er fokuseret på funktionalitet, er det ikke den bedste mulighed for nybegyndere, da det kan være lidt overvældende.
Når du har oprettet en opgave på Wrike, gives den en startdato, og du kan derefter indtaste varigheden og forfaldsdatoen. Du kan også give opgaven en detaljeret beskrivelse og tilføje relevante dokumenter. Du tildeler opgaver ved at tilføje e-mail-adresser til dine kolleger, og de vil så få en email, der meddeler dem, at de skal gribe ind. Wrike vil også oplyse dig om ændringer i enhver opgave, der ejes af dig, eller det er blevet tildelt dig. På denne måde behøver du ikke at logge ind i tjenesten for blot at se, om der er foretaget ændringer.
Wrike er godt for både små og store virksomheder, da det kan håndtere op til 100 brugere ad gangen, men med den brede pris på 229 dollar pr. Måned. Den billigste plan, der giver mulighed for op til fem brugere, koster $ 29 pr. Måned. Der er en gratis prøveversion tilgængelig, så hvis du vil se, om Wrike er for dig, er alt du skal gøre, tilmelde dig en.
4. OneHub - Dette online samarbejdsværktøj giver brugerne mulighed for at oprette virtuelle arbejdsområder, der kaldes hubs. Tilmelding til OneHub er nemt, hvis du har en Google-konto, da alt du behøver er at bruge dit Gmail-brugernavn og adgangskode, og tillade OneHub at få adgang til din e-mail-adresse. Når du har logget ind, har du straks dit første arbejdsområde, som du kan tilpasse helt - det er OneHubs største fordel i forhold til de andre værktøjer. Det betyder, at du som hub-skaberen helt kan styre brugergrænsefladen, hvilket gør OneHub til at passe dit teams formål præcist.
Uploading af filer er lige så nemt som at trække dem fra skrivebordet og slippe ind i OneHubs upload widget. OneHub uploads er utrolig hurtige, så dokumenter er tilgængelige for deling næsten øjeblikkeligt. På fanen Aktivitet kan du holde øje med alt, hvad der sker med dit nav. Det lader dig vide, hvem der tilføjede / ændret hvad og giver et link til siden med de nyeste tilføjelser. Det er også farvekoder handlinger, så det er nemt at se de nyeste opdateringer til navet et øjeblik.
Den gratis plan giver mulighed for 512 MB lagerplads og kun ét arbejdsområde. Men hvis du har brug for mere plads og funktionalitet, kan du opgradere din konto til et månedligt gebyr. Planer starter med $ 29 per måned og går hele vejen op til $ 499 pr. Måned.
5. Google Dokumenter - Oprettet til at konkurrere med Microsoft Office, er Google Docs også et godt online samarbejdsværktøj. For dem, der har Gmail, er det ikke nødvendigt at tilmelde dig, da det automatisk linker til din Gmail-konto. Ellers vil tilmeldingen kun tage et par minutter. Et af de fedeste funktioner i dette værktøj er, at det giver medarbejdere mulighed for at se hinandens ændringer i dokumenter i realtid, da de bliver skrevet. Hvis mere end en person ændrer et dokument, følger en farvet markør hver persons ændringer, og personens navn er over markøren, så der er ingen forvirring med, hvem der ændrer hvad. Derudover har Google Docs en chat facilitet, så som et dokument bliver ændret, kan medarbejdere chatte i realtid.
For dem, der har brugt Microsoft Office, vil Google Docs være en nem overgang. Den har en meget ren og nem at bruge grænseflade og er et godt værktøj til samarbejde om tekstbehandlingsdokumenter eller regneark. Den ene ulempe er, at den er grundlæggende i samarbejde kapacitet, og er ikke så feature-rige som Huddle eller Wrike.
Dette er en attraktiv platform for teams på udkig efter et gratis web-baseret værktøj med grundlæggende samarbejdsfunktioner.
