Gettysburg-adressen var 271 ord lang.
I går modtog jeg en e-mail om en virksomheds politikændring med hensyn til valg af kaffe og te, der var 350.
Jeg ved - kaffe er vigtig. Men hvis Lincoln var i stand til veltalende at fortælle en splittet nation om betydningen af menneskehed og lighed med 271 ord, synes jeg, vi burde være i stand til at sende arbejdsrelaterede e-mails, der bare er lidt kortere.
Vi er bange for at være korte i e-mails, fordi vi ikke ønsker at lyde middelværdigt, eller fordi vi mener, at vi er nødt til at give en masse information eller retninger for at få vores pointe over. Og det er fair. Men jeg tror, vi alle er enige om, at mindre e-mail ville gøre vores arbejdsliv meget lettere. Og det starter med at gøre hver enkelt lidt kortere.
Her er en hurtig og nem guide til at holde dine e-mails korte og søde (uden at lyde som en jerk).
Klip fluff
Jeg får en masse e-mails, der starter med fnug. Og selvom det helt sikkert er behageligt, kan det også være spild af tid, især hvis jeg ikke rigtig kender dig, eller hvis jeg vil se dig på et møde kl. 16.00.
Med andre ord behøver du ikke starte hver e-mail, der fortæller folk, at du håbede, at de havde en god weekend. Medmindre du virkelig når ud til nogen for at indhente, lad os bare antage, at vi alle håber, at alle havde en god weekend, ser frem til den kommende, og det går generelt godt. Og derefter gå ned til virksomheden.
Skær ekstra ord ud
Vi tilføjer alle ekstra ord til vores skrivning fra tid til anden af forskellige årsager. Det gør overgange glattere. Det blødgør hårdt sprog. Nogle gange får det os til at lyde smartere.
Men via e-mail er dit job ikke at skabe verdens mest perfekte brev, men det er at kommunikere hurtigt og nemt. Faktisk udfordrer jeg dig til at fjerne ord eller sætninger, der ikke er absolut nødvendige.
Tag følgende sætning fra en meddelelse, jeg har modtaget for nylig:
På dette tidspunkt tror jeg, det ville give meget mening for os alle at omgruppere om spørgsmålet og komme med et par nøglepunkter til diskussion på vores møde om to uger, som vil hjælpe os med at komme tættere på at finde en løsning, der fungerer for alle parter.
Hvad er hovedpointen her? Det er svært at fortælle med så mange ekstra ord. En sætning som "på dette tidspunkt" tilføjer ikke noget, og behøver derfor ikke at medtages. Hvorfor ikke skrive det på ny sådan?
”Lad os alle komme med 2-3 diskussionspunkter om spørgsmålet inden vores næste møde.”
Alle på tråden ved, hvad du taler om, der er et klart punkt til sætningen, og du har lige skåret ned dit ordtælling med cirka 70%.
Vær koncis, ikke forvirrende
Jeg havde engang en chef, der ville sende mig korte, kryptiske e-mails, der ikke gav mening. Jeg vil modtage en e-mail kl. 8 AM, der kun siger følgende:
”Håndter Facebook først i dag. -MJ”
Hvad mente han med håndtag? Hvad med Facebook skulle håndteres? Hans e-mail fik mig til at stille flere spørgsmål tilbage, som han så skulle svare på. Selvom hans oprindelige e-mail var kort, ville vi ende med at udveksle flere e-mails og spilder mere tid, end hvis han netop havde inkluderet lidt mere information første gang. Hvis han havde tilføjet et par få flere ord, siger: "Håndter Facebook-brugerens svar først i dag, fordi vi havde en masse klager natten over, " kunne vi have undgået unødvendige frem og tilbage.
At være smart med dine ord og kort i din henrettelse betyder ikke bare at være kort. Sørg for, at du stadig er klar med din besked.
For at opsummere
Inden du fyrer af en e-mail, skal du tage 30 sekunder ekstra og læse den over. Stil dig selv følgende spørgsmål:
- Er der et klart, let at forstå punkt på denne e-mail?
- Er der noget, jeg kan tage ud, der ikke føjer til hovedpointen?
- Kan der forenkles noget?
Jo mere du træner dig selv til at gennemgå din skrivning, jo mere vil du se, at der er områder, der kan forbedres. Og, endnu vigtigere, jo mere begynder du automatisk at foretage disse ændringer i fremtidige e-mails.
Et sidste tip: Læg dine e-mails i en ordetæller for at se, hvor mange ord du i øjeblikket gennemsnitligt pr. E-mail - det kan måske chokere dig. Hold styr på dine fremskridt og se, hvor lavt du kan gå.
