Folk spørger mig hele tiden, hvordan man gør tingene hurtigere, bedre og mere effektivt, og hvilke redskaber jeg anbefaler for at hjælpe dem med det. Men der er et spørgsmål, jeg får meget mindre, hvilket er lige så vigtigt: Hvordan kan jeg spare tid - ved at gøre mindre?
At vide, hvad man ikke skal gøre, og hvad man skal stoppe med, kan faktisk gøre en enorm forskel i din lykke og produktivitet.
Test dig selv med denne liste med syv spørgsmål for at sikre dig, at du investerer din tid godt.
1. Siger du nej?
De fleste mennesker har et dybt behov for at blive ønsket. Som et resultat siger vi ja til næsten alt, hvad der bliver spurgt om os, hvilket gør det umuligt at gøre alt godt og skaber vores tid og produktivitet. Se på de sidste 10 anmodninger, du har modtaget (ignorere opgaver fra din chef, som du muligvis ikke har kontrol over). Hvis du sagde ja til mere end halvdelen, er det sandsynligvis tid til at presse dig selv til at begynde at sige nej (her er et par måder at gøre det pænt).
2. Delegererer du nok?
Uanset om du er manager eller ikke, er der muligheder for at delegere til kolleger. Hvis du gør alt selv, og tænker "det er bare hurtigere for mig at gøre det, " er du muligvis en delegatophobe. Se godt på dine opgaver i løbet af den sidste uge - er alle disse virkelig din jobbeskrivelse? Hvis ikke, kan du tjekke mine tip til en vellykket delegation for at komme i gang med at skubbe nogle ting ud af din tallerken.
3. Er alt på din huskeliste nødvendigt?
Overvej ikke en uendelig opgaveliste som en udfordring for at få det hele gjort, når det faktisk er en udfordring at prioritere. Hvis du ikke har udført en opgave i uger, eller det altid er, hvad der skubbes til en senere dato, kan det være et tegn på, at det faktisk ikke er nødvendigt. Brug din manager og kolleger som lydplader til at forsøge at fjerne unødvendige ting fra din opgaveliste, så du kan bruge mere tid til emner med høj prioritet, der vil bevæge dine mål fremad. Pro tip: Har du problemer med at fjerne doser på arbejdet? Gå igennem hver enkelt og skriv ned virkningen, det vil have (f.eks. "Indtægtsmulighed" eller "brugervækst"). Du vil blive overrasket over, hvor mange varer der ikke er på linje med din virksomhed eller dine personlige mål.
4. Er alle de gentagne møder på din kalender nødvendige?
Annuller alle, der ikke har nogen indflydelse, eller som kan erstattes af en e-mail-opdatering. På møder holder du, revurderer, om formatet, længden og de deltagende medvirker til deres effektivitet. Som iværksætter Jim Belosic forklarer, sparer dette både tid og penge - et møde på 1 time med 17 ansatte, der i gennemsnit koster $ 40.000 pr. År koster $ 232, 88. Yikes.
5. Er en standardlængde for lang til engangsmøder?
De fleste mennesker går til 60-minutters møder, når indledende samtaler sjældent har brug for så meget tid. Prøv at indstille din kalender til en standard på 30 eller 20 minutter. Du får den tid tilbage, og du vil sandsynligvis have langt mere produktive møder.
6. Har du overhovedet brug for et møde?
Nyhedsblitz: Du behøver ikke at acceptere hvert møde, du bliver bedt om at deltage i. Dette gælder dobbelt for de mennesker, der tilføjer møder til din kalender uden at spørge - du har tilladelse til at afvise noget, der ikke er kritisk for dit job. Sæt en høj bjælke for at give folk din tid, og du vil opdage, at flere spørgsmål sorteres ud via e-mail eller, ofte mere effektivt, ved at hente telefonen.
7. Er du en slave til din indbakke?
Apropos ting, du ikke behøver at gøre: Du behøver ikke at besvare hver e-mail, der kommer ind. Giv dig selv tilladelse til at arkivere irrelevante kolde e-mails og FYI-e-mails, du er cc: ed eller bcc: redigeret på. Og mens du er ved det, kan du afmelde alt, du ikke læser (nej, du behøver ikke at læse hvert e-handelsnyhedsbrev, du tilmelder dig). At sige nej til e-mail er nøglen til at få tid til reelt arbejde.
Nogle gange handler produktivitet ikke om de systemer, du har installeret, eller de apps, du downloader - det handler om at se godt på, hvordan du bruger din tid og frigør din tidsplan fra unødvendig dosering. Flere timer på dagen? Jeg tror, vi alle kan være enige om, at det er en god ting.
