Du sidder i et konferencelokale med alle de store chefer. De mødes for at diskutere det årlige budget, og det er dit job at give dem din sag for flere penge til dit team.
Problemet?
Mens du er ganske sikker på, at alle har en vag idé om, hvad din afdeling gør, er du ikke så sikker på, at alle ser vigtigheden af, hvad du gør, eller den måde, du gør det på.
Hvorfor? Hvad du gør er temmelig specifikt. Måske så meget, at dine egne venner ikke helt får det til.
Men selvom det er tilfældet, bliver du nødt til at lære, hvordan man får folk ombord med dit arbejde, når du leder efter en nedskæring af virksomhedens budget, møder med nogen fra et helt andet felt eller kaster en idé til en klient.
Sådan gør du:
1. Lær din publikum at kende
Heri ligger et sandt ”trick of the trade:” At præsentere information handler aldrig om præsentanten - det handler altid om publikum.
Så regel nummer et? Få at vide, hvem de er: Hvad er vigtigst for dem? Hvad motiverer dem? Hvad er deres baggrund? Hvordan foretrækker de at kommunikere? Hvilket "sprog" plejer de at bruge?
For eksempel, hvis du er ingeniør, og du er nødt til at sælge dit koncept til en gruppe fagfolk, kan du prøve at fokusere på det monetære værdi af dit produkt - hvorfor det sparer dem penge, hvor meget det er værd i forhold til markedet, hvordan du har vejet omkostningerne ved at oprette det.
Ved at forstå, hvem den person (eller personer), du taler med, er du i stand til at bruge deres fælles viden eller erfaring til at bestemme, hvordan du bedst forklarer din idé.
Dette er selvfølgelig let, når du har tid til at forberede dig til et møde, men hvad nu hvis du bliver kjent med nogen for første gang, som ved en netværksbegivenhed?
Nå, du kan altid spørge dem - noget i retning af, "OK, før jeg forklarer yderligere, hvor meget forstår du om?"
Derefter, efter at have låst dit publikum ned, skal du gøre følgende …
2. Vælg det ”En ting”, de skal forstå
Et berømt forsøg på at formidle meget kompleks information var en militær orientering om Afghanistan i 2010. En general fik vist et diagram, der forklarede den amerikanske militærstrategi, men som New York Times siger i en artikel om hændelsen, fandt han, at den så mere ud "Som en skål med spaghetti."
”Når vi forstår det lysbillede, har vi vundet krigen, ” var generalens svar på at dechiffrere disse oplysninger.
Som dette sjove eksempel i det virkelige liv antyder, hvis noget er for kompliceret - også, når man prøver at tackle for meget på én gang - er folk sandsynligvis forvirrede over det, eller værre, så glem det.
Så hvordan kan vi endda odds for at give dig en bedre chance for at gøre komplekse oplysninger mindeværdige og give dit publikum en bedre chance for at behandle nævnte oplysninger?
Det kommer til at stille dig selv disse to spørgsmål:
- Hvis mit publikum kun vil huske en ting om min forklaring, hvad er den "en ting?"
- Og hvorfor skulle mit publikum bry sig om denne "ene ting?"
Dette skaber øjeblikkeligt fokus for dig at vælge og vælge de oplysninger, du leverer (og hvordan du leverer dem), og gør det mere sandsynligt, at dit publikum får det, du prøver at sige.
3. Giv eksempler på kontekst og brug
Du har foretaget din research, du kender spillerne, og du ved, hvad der får dem til at krydse. Du har en enorm klarhed over, hvad den "ene ting", du vil have, at holdet skal huske, er. Hvad vi stadig skal gøre er at levere disse oplysninger på en måde, der er troværdig, men klar.
Bare det at sige, ”Jeg havde denne nye idé, og det vil spare os for tid og kræfter, og jeg har brug for X-budget for at få det gjort”, får måske folks opmærksomhed, men der er stadig spørgsmål (masser af) spørgsmål.
Det er her, kontekst kan være din bedste ven. Den måde, du rammer dine oplysninger på, betyder noget - sproget, termerne og eksemplerne, du vælger at bruge, vil have en enorm indflydelse på, hvad dit publikum husker og forstår.
Så mal et verbalt billede. For eksempel snarere end at bruge eksemplet ovenfor, kan du sige noget i retning af, ”Hvad er en ting, som ingen kan lide at gøre? Rapportering af tid og omkostninger. Vi har 50 teammedlemmer, der gør det, og det tager i gennemsnit en time om ugen pr. Person. Det er 50 timer, vi kunne bruge på vigtigere projekter. Vi kan reducere den spildte tid med 75%, hvis vi afsætter noget af vores budget til at ansætte nogen til at gøre dette for os. ”
Ved at dele disse oplysninger gør du problemet håndgribeligt og løsningen tiltalende.
4. Se dit sprog
Når du bruger lange, tekniske ord kan virke imponerende, hjælper det sjældent nogen med at forstå, hvad der bliver sagt.
Så vælg at bruge simpelt, dagligdags sprog. Under de samme linjer skal du undgå akronymer, jargon eller stærkt niche-sætninger. Når det er umuligt at undgå, skal du sørge for at definere komplekse udtryk.
At nedbryde komplekse ideer kan være superudfordrende, især hvis du arbejder med nogen, der har nul kontekst om dit arbejde. Men så længe du fokuserer på de vigtigste oplysninger, censurerer dit sprog til mere dagligdags samtale og giver dem en vis kontekst, er du godt på vej til at få dem på samme side som dig - og overbevise dem om at køre med din ide.
