Desværre vil dine to-do-lister ikke være nul indtil den dag, du dør. Så hvis du har tænkt på, at du kun når produktivitetsnirvana, når dine lister er tomme, og din kalender er et åbent lærred, ja, det er sandsynligt ikke, der vil ske - mindst så længe du har et job, en familie, venner, og et liv at styre.
Hvis du er som de fleste mennesker, har du temmelig tykke lister over ting at gøre, sammen med en næsten konstant oversvømmelse af nye aktiviteter og en overvældende følelse af, at det hele skal gøres nu .
Mange mennesker forsøger at tackle deres bjerg af personlige opgaver ved at sortere dem efter prioritet og starte øverst. Virker logisk - men de har faktisk fået det baglæns. I virkeligheden er der tre faktorer, du skal overveje, før du tænker over prioriteter, fordi de hver især begrænser dine valg om, hvad du skal (og endda kan) gøre næste.
Så hvis du føler dig overvældet, og ikke er sikker på, hvor du skal starte - skal du sætte dine "topprioritetslister" til side, skal du overveje disse tre faktorer og bruge dem til at hjælpe dig med at sortere dit overskud af muligheder i et mere håndterbart sæt valg.
Begrænsning nr. 1: Kontekst
Hvis du ikke er på det rigtige sted, ikke har det rigtige værktøj eller ikke er foran den rette person, der er påkrævet for at tage en handling, kan du ikke tage den handling. Tænk over det - nogensinde været på arbejde, i et møde, og pludselig husker du har brug for at købe shampoo? Medmindre du forlader dette møde, sker der ikke “købe shampoo” i det øjeblik. Det hører til på en liste kaldet “Errands” for når du er ude og omkring. (Medmindre du er som min mand, der tror, at shampooens levetid kan forlænges evigt ved at skyde vand ned i det og fortynde det, når det er tæt på det.)
Kontekst vil altid være din første begrænsning. Du kan helt sikkert ændre din kontekst for at komme til det rigtige sted, værktøj eller person til at tage de handlinger, der lige kom til at tænke på. Men medmindre du gør det, er dine valg først begrænset af denne faktor.
David Allens metode til at få ting udført antyder, at du primært sorterer din opgaveliste efter kontekst, såsom @Computer, @Home, @Errands. Dette sparer tid ved at forhindre dig i at slog gennem valg, du ikke engang kan træffe - fordi du ikke er i den rigtige kontekst.
Begrænsning nr. 2: Tilgængelig tid
Den anden faktor, der kommer i spil, er hvor meget tid du har. Hvis du har et stort projekt at arbejde på, men du er nødt til at hoppe til dit næste møde eller hente dine børn på 10 minutter, er det sandsynligvis ikke en god brug af din indsats for at starte det. Det tager dig måske så lang tid bare for at komme ind i rytmen inden du skal løsne.
Så når tiden er en faktor, skal du kigge efter valg, der matcher din tilgængelige tid. Måske i løbet af de 10 minutter er den bedste ting ikke for dig at tjekke din indbakke og halvlæs en masse e-mails, som du alligevel bliver nødt til at genlæse. Måske vil du i stedet drage fordel af at gå ud og indånde lidt frisk luft, eller foretage det hurtige opkald, hvor du ved, at du får en telefonsvarer.
Begrænsning nr. 3: Ressourcer
Den tredje faktor, du skal overveje, er, hvordan din energi er. Jeg ved ikke om dig, men fredag eftermiddag efter en lang, travl arbejdsuge er det ikke tid til at dykke ned i noget, der vil kræve en masse mental båndbredde. I stedet for træffer jeg valg, der matcher, hvordan min mentale og fysiske energi er. For ikke at sige, at der ikke er tidspunkter, jeg bare behøver at "bukke op" og komme ind der alligevel, men jeg kan godt lide at være bevidst om, hvad jeg vælger, og matche det til, når jeg tror, jeg vil bringe mit bedste selv, hver gang Jeg kan.
Trækker prioriteter
Vi sagde i begyndelsen at afsætte "prioritet" - men nu, her er hvor det kommer tilbage. Mens kontekst, tidstilgængelighed og ressourcer vil begrænse dine valg om, hvilken to-dos du skal tackle næste, er de stadig ikke tilstrækkelig til at hjælpe dig med at beslutte, hvad der giver dig mest værdi. Det er her prioritering skinner - det bliver din strategi.
Hvis du tænker, at at beslutte baseret på prioritet betyder, at du skal have dit liv og arbejde "alt sammen regnet", så gør jeg det lettere for dig. Du skal bare vide, hvad du har forpligtet dig til - helt. Først skal du optage på lister alt, hvad du har indgået en aftale, ville, kunne eller burde om, personligt og professionelt, så du stoler på, at du tager en beslutning mod den fulde opgørelse over det, du har forpligtet dig til.
Stil derefter disse to enkle prioriterede spørgsmål:
Ofte vil du indse, at halvdelen af de projekter og opgaver, du har påtaget dig, ikke realistisk kan udføres på den tid, du har, og det er heller ikke værdi i at tage dem på nu eller en lille risiko for at parkere dem i fremtiden. Disse slags ting findes på en "Someday Måske" -liste for mig. Jeg har ikke givet op ideen - jeg siger bare ”ikke nu.”
Prøv at stille disse to spørgsmål på den næste e-mail, du får, som beder dig om at gøre noget. Eller den næste bog, du fortæller dig selv, at du skal læse. Eller det næste møde, du bliver bedt om at deltage i. Det kan bare hjælpe dig med at vade gennem dine valg med mere lethed i sindet, vel vidende, at du kun kan gøre så meget, og at du tager de bedste valg, du kan.
