Som medlem af Gen Y kender du (forhåbentlig) allerede de vigtigste regler for e-mail-etikette: Hold den kort og sød, og læg ikke noget i en e-mail, som du ikke vil have videresendt til din bedstemor, din chef, eller din betydningsfulde anden.
Men nogle gange er den klideste del om at skrive en e-mail overhovedet ikke indholdet - det er hvordan man begynder og afslutter den. Især på arbejdspladsen er det ikke altid så simpelt som at starte med “Dear Joe” og logge af med “Thanks, Kelly.”
Så når du opretter en besked til en ansættelsesleder, en direktør eller endda din chef, så er du, hvordan du skal sikre dig, at du lægger din bedste cyberfod frem - fra begyndelse til slutning.
1. En e-mail fra hvem?
Første ting først: Det er tid til at trække din "[email protected]" e-mail-konto tilbage. Virkelig. Det er ikke sødt eller kreativt, det er uprofessionelt. Hvis du bruger en e-mail-konto af anden grund end at chatte med dine kollegievenner, skal du bruge en adresse, der indeholder dine første og sidste initialer eller navn og lade den være på det. Vær også forsigtig, når du bruger numrene 0 eller 1 i din e-mail-adresse; det kan være svært at fortælle dem bortset fra et stort bogstav O eller små bogstaver L.
2. Undgå at hilse på gaffes
Det er let at vælge det første ord i en e-mail - “kære” eller “hej” fungerer begge i næsten enhver situation. Men det kan blive vanskeligt efter det. I regelmæssig kommunikation på arbejdspladsen er det normalt fint at henvende sig til personen ved hans eller hendes fornavn, og at bruge titler kan få dig til at se alt for formel, indelukket eller ung.
Men der er undtagelser: Nogle execs på øverste niveau foretrækker "Mr." eller "Ms.", så det er værd at holde øre for at høre, hvordan andre mennesker normalt adresserer ham eller hende. Og det er en sikker indsats, når du møder en læge eller professor for første gang, at de foretrækker at blive adresseret som "Dr."
Når du sender e-mails til din jobsøgning, er det bedst at bruge titler. Men hvis du ikke kender kønet til den person, du kontakter, så gæt det ikke - gå kun med fornavnet. Ja, Christina "Chris" Brown kan muligvis tilgive dig for at have kaldt hende Mr., men den sidste ting, du vil gøre, er at gener dig selv, inden du kommer ind i hjertet af e-mailen.
Endelig, hvis du ikke har et specifikt navn til modtageren (f.eks. Sender du en jobforespørgsel til en central HR-adresse), er en simpel "hej" perfekt tilstrækkelig.
3. Luk med høflighed
Du har muligvis din foretrukne e-mail-lukningslinje, men du skal altid overveje dit forhold til korrespondenten og årsagen til e-mailen, når du logger ud. Her er et hurtigt kig på nogle ofte anvendte taglines og beskeden, de formidler:
Med venlig hilsen: Dette er et universelt afslutningsstemning og 100% passende i de fleste situationer, men det kan ses som en smule indelukket eller afskrækkende for korrespondance med en, du kender godt.
Med venlig hilsen: Denne sætning er professionel, men med lidt varme. Det er almindeligt for forretnings-e-mails, der er mindre formelle, såsom mellem kolleger, der arbejder noget ofte. Dette kan forkortes yderligere til "Hilsen", når du e-mailer en bekendt.
Bedst: Denne afmelding diskuteres bredt og ses som alt fra oprigtig til trite, afhængigt af modtagerens filter. Det er simpelthen en forkortet version af "Med venlig hilsen" og kan give positive følelser. Men det kan også misforstås som inauthentisk, hvis du ikke har et tidligere forhold til én mod den person, du e-mailer.
Respektfuldt: Dette er en formel afsendelse, der er passende, når du e-mailer administrerende direktør, bestyrelsesformand eller en virksomhed på højt niveau.
Fondly: Dette er bestemt en social lukning, ikke en professionel. Det sender budskabet om venlighed og ægte interesse - men med et fortrolighedsniveau, der bedst holdes ude af professionel korrespondance.
Hjertelige hilsener: Dette er en mere formel version af "kærligt", men det er stadig bedst egnet til sociale e-mails.
Med venlig hilsen: Ofte betragtes som en smule indelukket til e-mail, kan denne lukning bedst bruges til mere formel korrespondance såsom et trykt brev.
4. Gør din underskrift anvendelig
Sørg for, at din signaturlinje viser de grundlæggende: dit fulde navn, titel, firmanavn og kontaktoplysninger, inklusive telefonnumre og e-mail. Et firmalogo kan også være en æstetisk tiltalende tilføjelse.
Når du sender jobsøgningsrelaterede e-mails, skal du bruge dit navn og kontaktoplysninger. Vær dog opmærksom på, hvilke kontaktoplysninger du giver - hvis du ikke ønsker, at potentielle arbejdsgivere, der ringer til linjen, tager din receptionist undertiden op, skal du ikke opgive dette nummer. Og hvis du bruger Facebook, Twitter og LinkedIn professionelt, er det fint at medtage disse oplysninger også.
Du kan undertiden se e-mails med citater eller vittige sider som en del af underskriften - men fortsæt med forsigtighed, før du tænker, at din har brug for denne form for opgradering. Forretnings-e-mails skal indeholde netop det: forretning. Din underskrift er ikke stedet, hvor du kan se din personlige tro eller interesser.
Når du går til at oprette en e-mail, skal du være så opmærksom på din åbnings- og lukningslinje, som du gør resten af dit indhold. Lad ikke en undgåelig emballage blunder irritere eller distrahere modtageren, før han eller hun kommer til den vigtigste del af din e-mail - meddelelsen.
