Jeg betragter mig ikke nødvendigvis som en stor multitasker. Faktisk synes jeg det er ret vanskeligt at gøre mere end én ting ad gangen. Lad os bare sige, at det at klappe på hovedet og gnide min mave ikke er mit go-to party trick.
Men et projekt hopper? Det er et ry jeg bestemt vil tage ejerskab af. Jeg skitserer en artikel, besvarer en tilfældig e-mail og starter derefter på et projekt - alt inden jeg går tilbage til min indbakke for at svare på endnu en meddelelse. Jeg tackler ikke systematisk en ting på én gang. I stedet springer jeg rundt fra opgave til opgave for at undgå at skære væk på min tilsyneladende uendelige opgaveliste.
Men jeg for nylig indså noget, der fik mig til at ønske at ændre mine metoder. Ja, mine arbejdsdage føltes vanvittigt travlt. Men de følte sig ikke nødvendigvis produktive . Jeg ville komme til aftenen med store, truende projekter, der stadig dingler på min liste. Jeg vidste, at jeg brugte de sidste otte timer på at skrive feberligt på min computer. Så hvordan har jeg ikke formået at få disse ting gjort? Hvor gik min tid hen?
Netop af denne grund besluttede jeg at prøve en metode, der hedder “batching”. Det er et sjovt ord, men et utroligt enkelt koncept. Grundlæggende betyder det, at du grupperer lignende opgaver og derefter tager dem af i et sving. Denne metode øger angiveligt din produktivitet ved at hjælpe dig med at undgå den hektiske skift af gear, der altid opstår, når du hopper fra projekt til projekt. I stedet kan du forblive fokuseret og zoneret på de opgaver, der er til rådighed, mindske dine distraktioner og erobre disse to-doser strategisk.
Naturligvis lød det som en taktik, der var designet lige til mig. Så jeg prøvede dette system i en solid uge for at se, om det var noget, der faktisk hjalp med at give min produktivitet og koncentration et meget tiltrængt spark i bukserne. Er du nysgerrig efter, hvad jeg tænkte? Lad os holde os til temaet "gruppering som ting sammen" og se på nogle fordele og ulemper.
Fordele
Jeg spildte virkelig mindre tid
Mens Pomodoro-teknikken lykkedes at svinge mig lidt, betragter jeg mig stadig som en skeptiker, når det gælder forskellige produktivitetshacks, der lover at maksimere min arbejdstid. Så jeg tøvede med dette eksperiment. Hvis noget, antog jeg, at jeg kun ville spilde dyrebar tid på at finde ud af, hvordan man gør dette effektivt.
Dog sluttede jeg med at blive overrasket over hvor lang tid denne taktik faktisk reddede mig. For det første hjalp mig med at tackle lignende opgaver i den samme tid, at jeg følte mig meget mindre skrøbelige og stressede. Plus, jeg kan ikke engang forklare tilstrækkeligt, hvor mange minutter jeg har sparet ved ikke at skulle konstant åbne og lukke en masse forskellige dokumenter og browserfaner. I stedet ville jeg få adgang til det, jeg havde brug for, få alle de relevante opgaver taget hånd om og derefter krydse en hel blok af ting fra min liste. Det var virkelig en smart måde at arbejde på!
Jeg blev mindre skræmt af store projekter
Vi er alle fortrolige med de store projekter og opgaver, der finder et permanent hjem på vores huskelister, mest fordi vi er for overvældede og skræmmede til at komme i gang med dem.
Men ved hjælp af denne batch-teknik besluttede jeg at opdele større opgaver i mindre, småstore action-genstande. For eksempel har jeg tidligere skrevet “Skriv artikel til musen” på min liste. For faktisk at gruppere tingene mere effektivt, delte jeg den ene opgave op i flere mindre trin, såsom at samle min forskning, skitsere mit stykke, udarbejde og redigere og derefter indsende.
Jeg gjorde dette til alle de artikler eller større projekter, jeg arbejdede på den dag. Derefter skulle jeg undersøge dem alle, før jeg går videre til næste trin - snarere end at prøve at tackle en hel artikel ad gangen.
Dette betød, at jeg faktisk gjorde fremskridt med de ting, som jeg typisk har en tendens til at skubbe af. Men hele processen føltes meget mere håndterbar.
Jeg lavede mindre fejl
Lad os indse det - konstant at springe rundt i arbejdsdagen kan være distraherende og desorienterende. Naturligvis er ingen perfekt. Men jeg fandt, at denne usammenhængende tilgang til mit arbejde resulterede i alt for mange fejl og forglemmelser, herunder skrivefejl i artikler og e-mails sendt til de forkerte mennesker.
Ved at batches fandt jeg ud af, at jeg gjorde færre af disse slip-ups. Jeg er ingen videnskabsmand, men jeg vil gå videre og hædre, at jeg var i stand til at dedikere alt mit fokus til den opgave, der lige nu ligger foran mig. Mine tanker var ikke så spredte, hvilket betød, at jeg var i stand til proaktivt at fange nogen af disse små tabber og fejl.
Ulemper
Min opgaveliste tog længere tid at oprette
Af hensyn til at være afbalanceret og ærlig, vil jeg ikke forsøge at foregive, at denne produktivitetsteknik var helt fri for ulemper. Den største, jeg stødte på igen og igen, var, at min opgaveliste tog mig meget længere tid at trække sammen om morgenen.
Jeg er en visuel person. Så jeg vidste, at hvis jeg ville holde mig til denne batchmetode, ville min liste skulle struktureres på samme måde - ellers ville jeg bare ende med at hoppe rundt igen. Dog lærte jeg hurtigt, at det at forsøge at være strategisk involverer nogle alvorlige tanker og revisioner.
I sidste ende gjorde jeg det normalt på denne måde:
- Jeg ville notere alle de ting, jeg ønskede at gennemføre den dag, på en gigantisk liste.
- Jeg ville gribe mine fremhævninger for at farve kode og gruppere de lignende genstande sammen.
- Da jeg stirrede på det klodsede og fremhævede rod ville have skubbet mig lige ud over kanten, skrev jeg en helt ny liste - idet jeg var opmærksom på gruppering af emner baseret på min farvekodning.
Som jeg er sikker på, at du kan gætte, betød dette, at bare det at være klar til at arbejde hver dag tog mig næsten dobbelt så lang tid. Men ærligt talt, jeg tror, at disse par ekstra minutter endte med at det var værd at det!
Det var ikke altid bæredygtigt
Tilfældige møder og nødsituationer dukker op gennem hele din arbejdsdag - ting, du ikke engang planlagde at tage dig af, bliver pludselig prioriteter. Vi ved alle, hvordan det går.
Så selvom denne metode fungerer ekstremt godt i de dage, hvor alt går som planlagt, er det ikke altid håndterbart, når du pludselig er med et uventet møde eller en arbejdskrise. Og selvom du naturligvis er nødt til at foretage nogle justeringer og passe på, hvad der skal gøres, kan det bestemt være lidt frustrerende og desorienterende at få en skruenøgle kastet i dine bedste lagt planer. Du kan trods alt ikke ”batch” tidspresende nødsituationer.
Så vil jeg fortsætte med at batches min opgaveliste?
Som med alt er der nogle forskellige fordele og fejl, der følger med denne metode. Men alt i alt vil jeg sige, at det bestemt er noget, jeg fortsætter med at implementere. Det hjalp virkelig med at øge min koncentration og opmuntrede mig til at erobre min to-do-liste med en lille smule strategi.
Sikker på, at der var nogle ting, der kom sammen, som jeg ikke kunne planlægge. Så længe du er villig til at opretholde en smule fleksibilitet med dette tidsstyringssystem, tror jeg, du vil få stor succes med det.
Har du prøvet batching? Kontakt mig på Twitter og lad mig vide, hvordan det fungerede for dig!
