Hvis du i øjeblikket er ansat - og et menneske - så kender du til den store e-mail-oversvømmelse. Du får mere af det, end du kan svare på hver dag, og ofte holder det dig fra at udføre dit "faktiske job". Men i denne moderne verden er det nødvendigt at være på toppen af din indbakke, hvis du vil imponere din chef og komme videre.
Nu vurderer mange mennesker, hvor godt de håndterer e-mail efter antallet af e-mails, de har gennemgået. "Jeg tilbragte tre timer i eftermiddag og besvarede 120 e-mails" er grund til fejring og pralerettigheder i de fleste kontorer. Men i de fleste tilfælde er det en enorm fejltagelse.
Sandheden er, at der er tre typer e-mails:
Når de står over for en blokering af tid til at angribe deres indbakker, begynder de fleste med quickies. Det er tilfredsstillende at få dem ud af vejen, det samlede antal e-mails i din indbakke falder meget mere, og de kræver ikke for meget hjernekraft.
Men du skulle faktisk tage den modsatte tilgang. Det er den gamle sten, sten, sandmetafor: Forestil dig, at du får en glasbakke, der repræsenterer din tid såvel som klipper, småsten og sand. Den eneste måde at få det hele på er at starte med de største ting: dine klipper. Hvis du først fylder din krukke med sand, passer du aldrig alt ind.
I e-mail-termer skal du sørge for, at du ikke fylder din krukke med sand ved at besvare hurtige og lette e-mails først - du kommer aldrig til de store, vigtige. I stedet for, når du står over for en tidsperiode på to timer, skal du altid starte med e-mails, der kræver 30 minutter eller mere, og få mindst en eller to af dem, før du udfører hurtigere. På den anden side, hvis du kun har 15 minutter før dit næste møde, er det det perfekte tidspunkt at få hurtige e-mails ud af vejen.
Den nemmeste måde at problemfri implementere denne strategi i din daglige liv er at tilføje to tags (eller filtre i Gmail): "hurtigt svar" og "kræver fokuseret tid." Eventuelle e-mails, der ikke er mærket, falder derfor i den midterste kategori og kræver fem til 30 minutter.
Når du ved, at du har en solid blok uafbrudt tid, skal du starte med at åbne din fokuserede tidsmappe og beslutte, hvilke du har mest brug for at tackle. At erkende, hvor sjældne disse store tidsblokke er, er nøglen til succes: Når du har en, skal du drage fuld fordel af det! Og næste gang du har et par minutter til overs, mens du venter på bussen eller i kø for kaffe, skal du åbne din "hurtige svar" -mappe i stedet for at kontrollere Instagram.
