For et par år tilbage trådte jeg ind i en lederstilling, hvor jeg for første gang var ansvarlig for at føre tilsyn med et team på seks. Med min MBA i hånden og grundig analyse af min Myers-Briggs type, troede jeg, at det ville være en leg at styre og motivere de mennesker, jeg arbejdede med.
Men selvom disse værktøjer viste sig nyttige, forberedte de mig ikke helt på en af de sværeste dele af at være manager: at give årlige præstationsanmeldelser. Det viser sig, ledere frygter dem så meget, som medarbejderne gør! På trods af vores naturlige modvilje er anmeldelser en uundgåelig (og vigtig) del af jobbet og en kritisk del af dit teams vækst. Så hvis du sigter mod at være en superstjernechef, er det tid til at blive så god til anmeldelser, som du muligvis kan.
I denne ånd er det sådan, hvordan man kommer i gang.
Det grundlæggende
Du kan blive fristet til at samle din top-of-mind-feedback til dine medarbejdere ugen før en gennemgang, men du ved sandsynligvis allerede, at du ikke skulle gøre det. Du skal behandle processen som en årelang aktivitet og tænke over den i god tid. Planlægning vil hjælpe dig med at levere mere omfattende feedback, og når revisionssæsonen ruller rundt, vil der ikke være nogen overraskelser for dig eller dine medarbejdere - og det er hvad du skal stræbe efter.
Start med at identificere den bedste tid på året til at udføre dine anmeldelser. Find ud af, om din organisation har en foretrukken plan eller proces (de fleste store virksomheder gør), og overvej, hvornår din budgetteringsproces finder sted, eller når du har mulighed for at uddele bonusser. Hvis du har fleksibilitet, vil du undgå arbejdssæsoner med stort volumen, fordi forberedelses- og feedbackprocessen kan være krævende og intens, og ingen ønsker at gennemgå i løbet af den travle sæson.
Derefter skal du opbygge din årlige tidslinje i overensstemmelse hermed og kommunikere timingen til dine medarbejdere. Intet om en gennemgang - fra indholdet til timingen - skulle nogensinde komme som en overraskelse.
Lad os sige, at din gennemgangssæson vil være ved udgangen af året i december for nemheds skyld. Sådan ser din årlige plan ud:
Januar (starten af året)
Angiv mål og forventninger
I begyndelsen af året har du et møde med dine medarbejdere for at dele dine årlige mål og forventninger til teamet. Derefter mødes dem individuelt for at sætte deres egne præstationsmål. Dette sikrer ikke kun, at alle er klare over deres forventninger til året, men det giver jer begge en klar oversigt for at følge hver gang I diskuterer resultater i de kommende måneder.
Den bedste måde at sætte mål på er at bruge den SMART ( S specifikke, M lettilgængelige, En chievable, R esults-orienterede, T ime-bundet) ramme. (Brug for en primer? Bliv orienteret om det grundlæggende her.) Og husk, at selvom mål skal være specifikke for hver enkelt persons rolle, skal de også tydeligt tilpasses de organisatoriske mål, så medarbejderne kan se, hvordan deres præstation påvirker hele teamet.
Efter møderne skal du indtaste virksomhedens mål og hver enkelt medarbejders mål og læg dem i en e-mail. Dine medarbejdere vil sætte pris på at vide, at de arbejder ud fra den samme kopi, som du er, og at de har en klar køreplan, der skal følges gennem året.
Marts, juni og september (hver tredje måned eller månedligt)
Hold Touch-Base-møder
Ledere får ofte panik over at opsummere og kommentere folks præstationer under anmeldelser, men sandheden er, at intet, du dækker på det årlige møde, skulle være nye oplysninger. Snarere skal du spore dine medarbejders mål og give dem feedback hele året rundt. Uanset om du foretrækker at have månedlige eller kvartalslige indtjekninger, skal du forudplanlægge disse møder i begyndelsen af året, så de ikke bliver skubbet til ryggen.
Før hvert møde skal du udarbejde en kort dagsorden. Du skal gennemgå medarbejderens årlige mål, diskutere de forventninger, du har skitseret, og adressere eventuelle spørgsmål eller yderligere opgaver, du har. Hvis der er kvartalsvise målinger eller langsigtede projektopdateringer til gennemgang, er det nu tid til at gøre det.
Du ønsker også at bruge tid på at give hver person uformel feedback om hans eller hendes præstation, herunder tilbyde ros, hvor det er nødvendigt, og adressere eventuelle løbende eller potentielle problemer. (Ja, dette er den hårde del.) En ting, som jeg har fundet nyttigt, er at ramme kommentarer med hensyn til opførsel, som nogen skal starte , stoppe eller fortsætte : Måske vil du gerne have, at en medarbejder begynder at cc'e dig på e-mails til andre ledere, stop med at tage lange frokostpauser, eller fortsæt med at vende projekter inden fristen. Gør dette også til en samtale, og bede hver medarbejder om at dele sine egne tanker og spørgsmål.
Efter hvert af disse møder skal du notere dig selv, hvad du diskuterede. Stol på mig - når slutningen af året ruller rundt, vil du være glad for at have disse noter, der hjælper dig med at opsummere året og huske, hvad du havde diskuteret med folk i de første par kvartaler.
Oktober / november (To måneder før gennemgang)
Bed dine medarbejdere om at forberede sig
Et par måneder før de faktiske anmeldelser skal du planlægge datoer for officielle møder med hvert teammedlem. På dette tidspunkt bør du også bede dem om at begynde at samle en sammenstilling af deres årsresultater. Start med de officielle former, som din virksomhed ønsker, at du skal bruge eller oprette dine egne, og bede hver medarbejder om at lave en oversigt over hans eller hendes centrale jobansvar, aktuelle projektarbejde og en oversigt over mål og resultater.
Det kan også være nyttigt at få hver enkelt medarbejder til at gennemføre en skriftlig selvevaluering. Dette hjælper ikke kun medarbejderne med at føle, at de har noget at sige i processen, men det udfordrer dem til at se ærligt på deres egen arbejdsopførsel, hvilket er nyttigt, når de taler om deres præstationer. De bedste selvvurderinger inkluderer 6-10 åbne spørgsmål, som: Hvilke resultater er du mest stolt af i år? Hvor har du undgået holdet eller dig selv forventninger og mål? Hvad er dine områder med vækst, og hvordan adresserer du dem? Er der ting, som din manager kan gøre for yderligere at understøtte din fremgang og succes?
November (seks uger før gennemgang)
Forbered dig selv som manager
I mellemtiden skal du bruge månederne før anmeldelser på at udarbejde dine egne noter og resultater for hver enkelt medarbejder. Begynd at indsamle både kvantitative mål for medarbejdernes præstation, som salgsrapporter, opkaldsposter og fristerapporter, såvel som kvalitative mål, som kan indeholde feedback fra klienter og kunder eller din personlige observation. Træk også de noter, du tog i løbet af året, på dine touch-base-møder.
Et almindeligt værktøj er 360-graders gennemgang, der er baseret på en medarbejderes egenvurdering og peer reviews, samt overlegen og underordnet feedback. Du kan finde en meget enkel version på HowsMyWork.com eller en mere omfattende version på Inc.com. Tøv ikke med at tilpasse disse skabeloner til dine egne behov.
Når du gennemgår resultaterne, skal du spørge dig selv følgende: Opfylder denne person hans eller hendes mål, dine forventninger og virksomhedens succesindikatorer? Hvis ikke, hvorfor - og kan du ændre dette? Hvis ja - er der belønninger, anerkendelser eller større projekter, som du kan tildele for at styrke dine stjernepræsentanter? Det er her bonuser kommer ind!
December (1 måned før gennemgang)
Forbered din dokumentation
Når du har gjort al din forskning, er det tid til at samle hver medarbejders selvvurdering, alle eksterne feedback og alle relevante data - brug disse oplysninger til at udarbejde evalueringsformularer, skrevne breve, der forklarer din feedback og samtalepunkter for dit ansigt- to-face diskussion.
Find først det format eller struktur, du vil bruge. Du har en vis fleksibilitet her, men vælg en struktur, der både føles omfattende og vil hjælpe din medarbejder med at følge med. Du kan for eksempel strukturere gennemgangen omkring de mål, du har sat sammen, tale gennem dem en ad gangen eller omkring medarbejderens store projekter, gå projekt for projekt og diskutere relevante mål, mens du går.
Uanset hvilket format du beslutter dig for, vil du derefter identificere begge områder til bekræftelse og opmuntring såvel som alle bekymringsområder (eller områder, hvor en medarbejder kan fortsætte med at vokse). For hver kategori skal du vælge 2-3 hovedområder at fokusere på, så din samtale føles substantiv, men alligevel fokuseret. Udvikle talepunkter, der understøttes af de data, du har indsamlet, og inkluder derefter for hvert punkt en oversigt over dine fremtidige forventninger og handlinger, der er relateret til dette mål. (Medarbejdere - især godt udførte medarbejdere - hader at komme ud af en gennemgangsfølelse, som om de ikke fik noget ud af det, eller at de ikke er sikre på, hvad de skal gøre næste. Så selv i de områder, hvor nogen har det godt, skal du tænke om næste trin og fremtidige eller "stræk" mål.)
Med alle disse ressourcer i hånden er du klar til at have en meningsfuld samtale med hvert medlem af dit team.
Slutningen af december
Hold det personlige gennemgangsmøde
Nu er det tid til at sætte sig sammen med dine ansatte for den officielle gennemgang. Dette er den mest udfordrende del af processen, men det er også den vigtigste. Så følg med på den næste del af vores serie, hvor du lærer, hvordan du gennemfører en anmeldelse - inklusive indsigt om at håndtere forskellige personlighedstyper og effektivt anmode om feedback.
