Der er en speciel slags lidenskab, der følger med at forlade et mødefølelse, der er endnu mindre sikker på, hvad poenget med det var, da du gik ind (i hvilket tilfælde måske nogen har brug for denne guide til at køre effektive møder, denne skabelon til mødedagsordenen eller denne artikel beskriver, hvornår du virkelig skulle omplanlægge dette møde).
Selv hvis sager ikke er så ekstreme - måske havde du en stimulerende og engagerende samtale - er det stadig skuffende, hvis intet ser ud til at komme ud af det. Men der er en enkel løsning: e-mailen efter mødet.
”Det overordnede formål er, at det holder alle ansvarlige for de samme forventninger. Så du har et team på den samme side, der arbejder mod de samme mål, som holder tingene effektive og produktive og også holder frustrationer nede, ”siger Heather Yurovsky, en Musees karriere coach og grundlæggeren af Shatter & Shine. "Ingen kan lide at føle, at de sad i et møde, der havde god fart, og så sker der intet bagefter."
Læs videre for alt hvad du har brug for at vide om at sende den perfekte e-mail efter mødet - så du aldrig er ansvarlig for at modvirke fremskridt med hvad det end du mødte om.
Hvem skal sende e-mailen efter mødet?
Okay, måske er I alle sammen med tanken om en opfølgende e-mail. Men hvordan ved du, om du er den, der skulle sende det?
Ofte er det indlysende. Hvis du arrangerede mødet, oprettede dagsordenen og kørte tinget, er chancerne for, at du skal være den, der lukker løkken med en missive efter mødet.
”Normalt er det klart i slutningen af mødet, hvem der er ansvarlig, men nogle gange er det ikke, især hvis det måske er et nyt projekt, som ingen afdeling teknisk ejer endnu, ” siger Yurovsky. "Du vil bare sikre dig, at du ikke kommer ud, som om du bjælker ordrer hos andre mennesker, og at det virkelig kommer fra den rigtige person, som folk kommer til at lytte til og respektere ejerskabet og fristen."
Hvis det er en mere tvetydig situation, skal du tænke over, om det giver mening at du træder op til opgaven. ”I slutningen af mødet, hvis det ikke er rigeligt klart, hvem der er ansvarlig for det, og du føler dig udstyret til at sende denne e-mail bagefter, så løft din hånd og sig: 'Hej, glad for at sende e-mailen efter mødet, medmindre der er nogen ellers føles det som om det er mere passende at komme fra dem, ”siger Yurovsky. ”Så du melder dig frivilligt. Du ringer ikke nogen ud for at lægge det på dem, men du giver også andre mennesker muligheden for at sige, 'Åh nej, jeg tror, at det faktisk skal komme fra Joe.' ”
Hvem skal inkluderes?
Når “fra” -feltet er afgjort, er det tid til at tænke over ”til” og “cc” -felterne. Sørg for, at du sender din note til alle mødedeltagere, inklusive alle, der var på invitationslisten, men måske ikke var i stand til at deltage. Tænk derefter på, om der er nogen, du er klar over, burde have været med på mødet såvel som andre interessenter, der har brug for at gribe ind eller have synlighed om emnet. Endelig, hvis du har at gøre med flere ældre kolleger, kan du overveje at kopiere deres assistenter.
Hvornår skal det gå ud?
”Det er bedst at sende reklamen så tæt på at komme ud af mødet som muligt, ” siger Yurovsky. ”Hvis mødet er ved slutningen af dagen, og du vil vente til første ting næste morgen, er det fint, men jo tættere du er på mødet, desto mere momentum skabes, og det begynder ikke at falde til bunden af folks bunker. ”
Med andre ord skal du overveje at sammenfatte en forlængelse af mødet og sende det væk, mens diskussionen stadig er frisk i dit sind og alle andres. Hvis du på forhånd ved, at du vil være den, der tackle dette emne, kan du endda planlægge forud ved at blokere tiden på din kalender lige efter mødet for at få det til.
Hvad skal det indeholde?
”Formålet med e-mailen er at få alle på den samme side, ” siger Musees karrierertræner Kristina Leonardi. Men hvad der nøjagtigt går ud på for at få det til, "afhænger af mødets art, og hvad er hensigten, hvad er målet?" Siger Leonardi.
”Hvis der var et spørgsmål eller en udfordring, der blev behandlet, og mødet løste det spørgsmål eller udfordring, kan det være lidt som en tak og selv lykønskning, ” forklarer hun. Eller "det kan være at afklare roller og retning i et bestemt projekt eller de efterfølgende handlingstrin, der skal tages, og hvem der skal tage dem."
Overvej som en generel retningslinje om at gøre noget af eller alt af følgende:
- Tak folk for deres tid og kræfter
- Resumé af de vigtigste punkter, der er dækket eller drøftet under mødet
- Oversigt over handlingsemner og ejere samt tidsfrister for disse næste trin
- Vedhæftning eller link til relevante ressourcer og dokumenter
- Inviterer folk til at stille spørgsmål eller møde sammen
Leonardi opfordrer dig til at holde den kort og sød. Men selv omfanget af e-mailen afhænger af mødet. Hvis du kommer ud af et standardligt månedligt teammøde eller et relativt hurtigt og rutinemæssigt projektopdateringsmøde, kan din e-mail afspejle det i dens længde. Hvis du sender en opfølgende note efter et to-timers bestyrelsesmøde eller en dybdyk strategisession, vil den se lidt anderledes ud. Det samme gælder for din tone.
”Du vil altid være høflig, selvom det er en hurtig e-mail, du sender ud, ” siger Yurovsky. ”Du vil også skrive ikke kun tonen i organisationen, men også i selve mødet.” Kort sagt, ikke opsummer et uformelt møde med dine holdkammerater i en alt for formel tone og ikke send en oversigt til ledere, der lyder som om du taler med dine venner i happy hour.
Som Yurovsky udtrykker det, "at kende dit publikum gør en stor forskel der."
Er der en skabelon, jeg kan bruge?
Alle lyder hidtil godt? Cool, nu er du sandsynligvis klar til at komme ned til det. Her er en skabelon, du helt eller delvist kan bruge, afhængigt af den særlige situation.
- - vil være færdig med
- - vil være færdig med
- - vil være færdig med
- - vil være færdig med
Hvad med et eksempel?
Her er hvordan det kan se ud i praksis:
- Vi har brug for klarhed og yderligere træning omkring salg af det nye produkt for at få succes i 3. kvartal samt nogle nye sikkerhedsmaterialer til intern og ekstern brug
- Da delingstaktik i dette møde følte sig så nyttigt, tester vi, at vi har hver anden uge til at videregive tricks og tip oftere
- Konfigurer og kør træning - Jackie afsluttes inden den 20. juni
- Opret et ark til internt brug - Rob er færdig inden den 25. juni
- Opdater præsentationsmateriale til ekstern brug - Jorge er færdig inden 30. juni
- Indstil tilbagevendende kramninger - Quinn afsluttes inden 1. juli
