"Kontroller ikke din e-mail hele tiden!"
Du har hørt det før, og du vil høre det igen som en måde at forbedre din produktivitet og stoppe med at være slave for din indbakke.
Men det er klart, det er meget lettere sagt end gjort. Mange af os modtager hundreder af e-mails pr. Dag (endda time!), Hvilket gør det mere og mere vanskeligt at nedrykke til at svare på en bestemt time på dagen.
Imidlertid sikkerhedskopierer videnskaben nu forestillingen om, at du virkelig skal slippe af fra din e-mail-konto for at være mere produktiv til alt hvad du gør. I et nyligt stykke for The New York Times diskuterede Daniel J. Levitin, professor ved McGill University, sit arbejde med samarbejdspartner Vinod Menon. De to opdagede, at mennesker på grund af hjernens kredsløb konstant skifter mellem to bevidsthedstilstande: at være enten opgavepositive (aktivt fokusere på en opgave, der er ved hånden) eller opgavenegative (vandrende eller dagdrømme). "At se" for hurtigt mellem disse to netværk kan give din hjerne følelse af "svimmelhed" og ikke være i stand til at forpligte sig til nogen af staten. Og hvornår er det mest sandsynligt, at du befinder dig i denne forvirrede midt imellem? Når du er på sociale medier eller surfer på nettet.
Mere interessant fandt de to, at videnskaben sikkerhedskopierer det gamle råd: Du får virkelig ikke gjort meget, når du tjekker e-mail hele tiden. Hvorfor? Fordi distraktionen undertrykker din evne til virkelig at finpudse i den ene sindstilstand eller den anden.
Levitin skriver, ”En e-mail, som du ved, sidder der, ulæst, kan sap opmærksomme ressourcer, når din hjerne hele tiden tænker over den, og distraherer dig fra det, du laver. Hvad kan der være i det? Hvem er det fra? Er det gode nyheder eller dårlige nyheder? Det er bedre at lade dit e-mail-program være slukket end at høre den konstante ping og vide, at du ignorerer beskeder. ”
Hvad er Levitin og Menons løsning på at besvare e-mail, men ikke lade den overtage dit liv? Behandl det som ethvert andet individuelt projekt eller opgave, og afsæt specifikt tidspunkt til e-mails i din dag. Og hvis det lyder hårdt (e-mailmisbrugere forener sig!), Er her et par enkle måder at få dig selv ud af din indbakke og planlægge ægte e-mail-svartid.
1. Sluk for push-meddelelser
Som Levitin antydede i sin artikel, kan push-meddelelser på din telefon i høj grad øge din angst for at efterlade e-mails ubesvarede (når alt kommer til alt hører det, at ping hvert femte sekund er distraherende). Så tag tilbage kontrol. Deaktiver dine push-meddelelser, og kontroller kun din e-mail, når du er klar til at forpligte dig noget tid til det.
2. Sluk e-mail
Hvis du stadig kontrollerer e-mail konstant på din telefon, skal du bare fjerne dine e-mail-konti helt, så du ikke bliver fristet til at snige et hurtigt kig ind mellem møder eller under forretningsfrokost.
3. Blokeringstid
Som ethvert andet projekt eller almindeligt møde skal du blokere tid hver dag til at bruge besvarelse af e-mail uden afbrydelse. Sæt den på din kalender, og hold dig til det tidspunkt hver dag, du har dedikeret til e-mail-besvarelse.
Få desuden en rutine for din e-mail-tid, og forbered dig som du ville til et møde eller et projekt. Luk faner og dokumenter til andet projekt. Sæt dine øretelefoner i, og lyt til en bestemt afspilningsliste, der besvarer e-mails. Bare sørg for at gentage dine trin hver gang.
4. Installer management-apps
Når du har planlagt din almindelige e-mail-tid, skal du sørge for, at den er så produktiv og effektiv som muligt. Installer apps som Mailbox (som gør din indbakke måde mere brugervenlig) eller The Email Game (som udfordrer dig til at komme igennem dine ubesvarede e-mails så hurtigt som muligt). Jo mere effektiv du bliver, jo mere vil du kunne maksimere din tid.
Bekymret for, at folk bliver irriterede over dig for ikke at være tilgængelige via e-mail 24/7? Når de ser, hvor produktiv du er, betyder det sandsynligvis ikke noget. Og hvis alt andet mislykkes, skal du bare fortælle dem, at det er videnskab.
