Når det kommer til e-mails, har jeg en tendens til at være ret ordrig.
Jeg lever med en intens frygt for at komme ud for for direkte eller forkølet, og der er noget ved alle disse ekstraord, nydeligheder og (pinligt) udråbspunkter, der får mig til at lyde lidt varmere og venligere.
Men her er det: Jeg spilder i sidste ende min egen tid sammen med tidspunktet for den person, der læser min besked.
Ingen ønsker at bruge deres dyrebare mentale energi på at vade gennem fnug for at komme til dit punkt. Så hvis du har en blød plet i dit hjerte til small talk og blomstrende sprog som jeg, hvordan kan du så klare at fjerne dine egne beskeder til de ting, der virkelig betyder noget?
Her er fire gode råd, der har hjulpet mig:
1. Klip udfyldningsord og -fraser
Chancerne er store for, at du drysser fyldstofsætninger i dine e-mails.
Tro mig ikke? Skriv en e-mail til en kollega, og se, hvor mange gange du har inkluderet ordene "Jeg tror." Selvom det hjælper med at blødgøre dit sprog, er det helt unødvendigt. Det antages, at det er det, du synes, da det er du, der skriver beskeden.
Den samme regel gælder for et ord som "bare." Vi peber alle sammen her og der. Men i de fleste tilfælde kunne det udskæres helt.
Når det kommer til at filtrere ud enhver anden rod, der kunne gemme sig, er der et tip til fra min tidligere journalistinstruktør, der stadig holder fast ved mig: Se efter, hvor du har inkluderet kommaer. Mange gange følger de en kvalifikation, som du kan slette. Du ved, ting som "Naturligvis", "" Imidlertid "" Faktisk "eller endda det" Du ved ", at jeg plejede at begynde netop denne sætning.
2. Brug Bullet Points
At inkludere den nødvendige kontekst er en ting. Men især i e-mails er det fristende at gå over bord og fylde din besked fyldt med alle slags irrelevante detaljer.
Derfor kan det være så nyttigt at bruge kuglepunkter - de tvinger dig til at være langt mere kortfattet og direkte med din skrivning. Udford dig selv til at identificere, om der er nogle afsnit, der bedre ville blive omdannet til en forkortet liste.
Selvom du ikke ønsker, at hele din e-mail skal være en tilsyneladende uendelig liste over kuglepunkter, kan det at bidrage til at gøre din note kortere (og langt mere organiseret) at bryde nogle større tekstbunker ned.
3. Henvis personer til relevante dokumenter
Af og til er de oplysninger, du desperat forsøger at indsætte i din e-mail, allerede blevet registreret andre steder - uanset om det er i et dokument, en præsentation, et websted eller noget helt andet.
Du behøver ikke at genopfinde hjulet. Så hvis du kan grave en ekstra ressource, der allerede deler alle disse behov for at vide, skal du henvise din modtager til den - snarere end at forsøge at opsummere den.
4. Spring over Small Talk
Hvis du er noget som mig, så kiggede du på dette tip og tænkte Tuller du mig? Hvis du springer over disse hyggelige ting, vil jeg helt sikkert blive mig til kontormonsteret!
Jeg kommer dit sted du kommer fra - at forordne hver af mine beskeder med et venligt spørgsmål virker som den høflige ting at gøre. Men oftere end ikke går det alligevel ubesvaret. Det er den helt unødvendige del, som de fleste mennesker bare glatter lige over.
Hold dig hurtig i en hurtig og behagelig "Jeg håber, at du har det godt!"
Disse tricks i aktion
Vil du have bevis for, at disse tip faktisk fungerer? Se på eksemplerne nedenfor for at se, hvordan den anden e-mail får det samme punkt som den første - med langt mindre ord.
- Salget i dette kvartal er faldet. Hvordan kan vi præsentere det på en måde, der ikke er for negativ?
- Præsentationen kan være stærkere, hvis vi vendt ordren. Hvad synes du?
Den første e-mail er 198 ord. Sekundet? Det er en kortfattet og strømlinet 93 ord - hvilket betyder, at den første meddelelse var mere end dobbelt så lang som den anden.
Vær opmærksom på, at en eller anden besked vil være lettere at anvende disse taktikker på end andre. Og du vil sandsynligvis ikke være i stand til at skære hver eneste en, du skriver i halvdelen.
Men lad ikke det afskrække dig. Husk i stedet, at den rene handling ved at prøve at være mere effektiv og effektiv i din skriftlige kommunikation virkelig er det, der betyder mest. Så længe det er noget, du fortsat er opmærksom på, er dine e-mails sikker på, at de fortsætter med at forbedre sig.
