Jeg elsker sommer. Sikker på, det kan til tider være latterligt varmt, og det er vanskeligt at finde arbejde, der passer til arbejdet, men hvis du er heldig, er det en tid til ferie.
I de sidste par år har jeg dog bemærket, at ferier ikke længere kun er en chance for at slappe af: De er også begyndt at blive synonyme med stress. E-mail-relateret stress, for at være nøjagtig: Folk ser ud til at føle sig overvældet af tanken om at blive bundet til deres e-mail, ikke have tilstrækkelig adgang til den eller at vende tilbage til en indbakke der sprænger i sømmene.
Nå, tag det fra mig: Med lidt forberedelse og nogle klare grænser vil du være i stand til at fokusere på at slappe af ved poolen med din mojito - bærbar - på kort tid.
Før du går
Ligesom du laver din seng, tøm køleskabet og tag affaldet ud, før du rejser på ferie, rydder din indbakke inden afrejse, gør det meget lettere at komme tilbage. Så nogle få uger før afrejse på rejsen skal du afsætte et par timer til at gøre en lille indboksfjederrensning for at blive forberedt (tænk på det som en basbrun, undtagen bedre for dig og uendeligt lettere at gøre fra din sofa).
Du ønsker også at forberede dit team og dine klienter 10-15 dage før du rejser. Send dem en e-mail, der minder dem om dine bortedatoer, og giv sekundære kontaktpunkter for forskellige områder, du er ansvarlig for (dvs. fortæl dem om ikke at e-maile dig!), Og bede om at holde på noget, der ikke haster, mens du er væk. Sørg for at anmode om, at de sender dig noget arbejde eller svar, der forfalder inden din afrejsedato 4-5 dage før din rejse, så har tid til at vende tilbage til dem.
Jeg anbefaler også at sige, at du ikke tjekker e-mail ofte, men at sætte "URGENT" i emnelinjen, hvis noget virkelig ikke kan vente, indtil du vender tilbage. Ved at starte dit team til at bede om, hvad de har brug for, inden du rejser, og bede dem om at holde op med at kontakte dig, indtil du er tilbage, reducerer du din samlede e-mail-belastning drastisk.
Endelig skal du sørge for at oprette en e-mail-auto-responder, før du starter. Nogle mennesker går til det ekstreme og lukker fuldstændigt deres e-mail, mens de er væk, men jeg vil ikke anbefale at gå den rute, medmindre du og din arbejdsplads kan støtte den. En vækmeddelelse, der siger "Jeg er ude af kontoret og tjekker ikke e-mail før den 15. august - så kontakt så og ved, hvis du har brug for hjælp", er det nok.
Pro tip: Tilføj 1-2 dage til din returdato i auto-responder for at købe tid til at indhente, før folk begynder at bombardere dig med e-mails igen.
Mens du er væk
Nu, her er din personlighed en stor faktor, så jeg har delt mit råd til de to ekstremer:
Til Take-a-Total-Break-From-Your-Screeners
Hvis tanken om ikke at kontrollere din e-mail i to uger rejser frygt i stedet for glæde, er du måske mere som mig, så spring videre til næste afsnit. Hvis det overhovedet ikke lyder som dig, her er hvad jeg anbefaler: Handel en dag mindre ferie for en komplet pause fra e-mail.
Jeg ved, at mange af jer hader ideen, men bær med mig. Enten har du et job, hvor du kan indhente, når du kommer tilbage, eller så gør du det ikke. Hvis du ved, at du falder i sidstnævnte gruppe, har det været en meget succesrig strategi for mange af mine venner, der ikke er e-afhængige, at flyve hjem på en lørdag og afslappet indhente på søndagen, før du går tilbage på arbejde.
For de ærlige-til-godhed-e-mail-afhængige
For e-mail-misbrugere (som mig) anbefaler jeg, at du tjekker din indbakke hver 1-2 dag fra en smartphone og fokuserer på at rydde ting ud . Disse to ting er nøglen:
1. Brug en smartphone: Hvorfor? Det er meget sværere at blive suget ind i din indbakke via telefon - du kan ikke rigtig skrive lange e-mails eller slå ting op. Men hvis der kommer noget vigtigt op, ser du det.
2. Fokus på at rydde ud: Det er kritisk, at du modstår trangen til at besvare ikke-presserende e-mails, uanset hvor hurtige og lette de er, fordi det signaliserer til modtageren, at du er tilgængelig og besvarer e-mails. I det øjeblik folk modtager enhver form for e-mail fra dig, de tror, du er tilgængelig, og du skåler.
Du har dog min tilladelse til at gøre følgende: Besvar e-mails, der er markeret "URGENT" (forhåbentlig har du ikke nogen), slet e-mails, du ikke har brug for eller vil læse, og læse og arkivere informations-e-mails. (E-mails, der sendes til grupper, hvor du ikke specifikt bliver udkaldt, falder i læsnings- og arkiveringsspanden.) Hvad der bliver tilbage ved din tilbagevenden er e-mails, der kræver din opmærksomhed og svar, men er ikke så presserende, at du nødt til at besvare dem, før du kommer tilbage.
På min sidste uges lange ferie resulterede denne strategi i, at jeg havde 90 e-mails at håndtere ved mit hjemkomst (i stedet for de fulde 380, der kom igennem under min rejse). Det tog mig 15-30 minutter om dagen. For mig er det helt værd, og det gav mig den ro i sindet, jeg havde brug for for virkelig at slappe af, når jeg var på ferie.
Når du kommer tilbage
Uanset hvilken metode du vælger, mens du er væk, vil dine første dage tilbage sandsynligvis stadig kræve lidt indhentning. Giv dig selv to fulde arbejdsdage til at komme i gang, og undgå frister eller store møder i løbet af denne periode. Jeg blokerer normalt 2-3 timer om dagen for de første to dage tilbage for at håndtere både min indbakke og generel indhentning med mit team. Sørg for at få kaffe med din manager for at spørge om ændringer i prioriteter eller tidslinjer eller nye projekter, der er startet. Hvis du administrerer andre, skal du indstille tid med dem for at se, hvordan det gik, mens du var ude.
Med lidt prep, lidt selvbevidsthed og nogle tidsblokke, når du vender tilbage, kan du sikre dig, at du får den hvile og afslapning, du har brug for i din næste ferie.
