Som ny manager indser du temmelig hurtigt, at undskyldninger er som urværk - lige i det øjeblik, hvor et stort projekt, en rapport eller en opgave forventes, kommer de strømme ind: "Jeg havde ikke tid, " " Jeg har lige for mange andre ting på min tallerken lige nu, ”” Jeg har aldrig lært, hvordan man gør det ”, eller - min personlige favorit -“ Hvilket projekt? ”
Og mens damp praktisk talt strømmer ud af dine ører ved disse svage undskyldninger, er det vanskeligt at vide nøjagtigt, hvordan man reagerer. Mellem at have brug for bare at få arbejdet udført så hurtigt som muligt og føle et skæve sympati for, at din medarbejder måske virkelig har for mange projekter på sin plade, svarer du sandsynligvis med en eller anden version af, ”Det er OK. Jeg skal bare passe på det. ”
Jeg har også været der. Så meget som jeg gerne vil sige, at jeg altid har været en fast og respektabel chef - jeg må indrømme det: Jeg har været en pushover. Og jeg lærte den hårde måde, at når du kommer i vane med at acceptere undskyldninger som denne, vil dine medarbejdere være hurtige til at gå over dig og din autoritet.
Heldigvis har jeg fundet et par måder at skubbe tilbage på mod undskyldninger - strategier, der ikke kun gjorde mit liv lettere, men hjalp til med at skabe en samlet kultur for ansvarlighed blandt mit team. Næste gang disse undskyldninger rulles ind, prøv dette.
Stop med at sige “Det er OK”
Når en medarbejder gik ind på mit kontor, skuldre med kram og hvalpehundeøjne i fuld virkning, kunne jeg ikke undgå at låne et sympatisk øre. Så da hun forklarede ”Jeg har været så overvældet med mit andet arbejde for nylig - jeg havde bare ikke tid”, kunne jeg ikke samle gumptionen til at svare med noget andet end ”Åh, det er OK.”
Det samme skete, når nogen ikke vidste, hvordan man skulle trække numrene til en bestemt rapport, ikke kunne få en klient til at returnere sit opkald, eller bare havde været for skør af en nat til at komme ind på kontoret til tiden næste morgen. Jeg ville falde i den samme fælde og gentage den igen: ”Det er OK” - selvom disse undskyldninger langt fra var acceptable.
Så lær af min fejltagelse, og tag det første - og utroligt vigtige - skridt mod at holde dine medarbejdere ansvarlige: Stop med at sige ”det er OK.” Det er en nem sætning at sprænge ud som en naturlig sympatisk respons, men det, du virkelig formidler er at det er helt acceptabelt at undskylde for dårlig opførsel. Er det virkelig det, du vil have, at dit team skal tænke?
I stedet udtrykke skuffelse
Selvfølgelig bør du heller ikke tage det til det andet ekstreme og vippe slibende ud. Kanaliser i stedet din barndom: Når du gjorde noget forkert, frygtede du ikke nødvendigvis din straf (selvom det var et alvorligt træk at være jordet i to uger) - mere frygtede du for den ildevarslende sætning: ”Jeg er så skuffet over du."
Du behøver ikke bruge disse nøjagtige ord, men du skal formidle en følelse af skuffelse, når en medarbejder fremstiller en uacceptabel undskyldning. Forklar nøjagtigt, hvordan det, hun gjorde (eller ikke gjorde), påvirkede dig, teamet og virksomheden som helhed: ”Jeg regnede virkelig med, at du fik det månedlige budget færdig med denne morgen, Megan. Da vi ikke har det, er resten af holdet virkelig nødt til at krybe for at trække disse tal. ”
Når din medarbejder indser, at hendes tilsyn ikke kun påvirkede hende - men også hele hendes team - er hun meget mere tilbøjelig til at trække det sammen næste gang.
Vær ikke bange for at stille spørgsmål
Efter megen øvelse har jeg lært, at jeg ikke kan lade samtalen stoppe, efter at jeg har hørt og anerkendt en medarbejders undskyldning. I stedet skal du bruge hver undskyldning som en chance for at grave dig ind, stille spørgsmål og bestemme årsagen til problemet.
Hvis en medarbejder insisterer på, at han ikke havde tid til at lave et projekt, så spørg: "Hvornår startede du med dette projekt?" "Hvornår blev dette projekt tildelt dig?" Og "Hvordan prioriterede du din tid?" Eller, hvornår en medarbejder siger, "Ingen fra finansafdelingen ville e-maile mig tilbage, " siger, "Forsøgte du at ringe til?" eller "Kommunikerede du det spørgsmål til mig eller en anden leder?"
Hvis du stiller de rigtige spørgsmål, vil du oftest bevise - uden eksplicit at sige det - at mange undskyldninger ikke er 100% forsvarlige (dvs. hvis din medarbejder havde startet projektet, da du først tildelte det, ville han have haft masser af tid). Men mere end det, at stille disse spørgsmål vil formidle til dine medarbejdere, at du ikke bare vil læne dig tilbage og acceptere undskyldninger uden et ord.
Det er OK at udtrykke bekymring, også
Afhængigt af de svar, du får fra disse spørgsmål, er der også en chance for, at du støder på nogle legitime problemer, der skal løses. Det kan være vanskeligt at adskille en medarbejder, der virkelig ikke har de rigtige ressourcer til at gennemføre et projekt fra en medarbejder, der bare ikke lægger anstrengelsen for at bede om hjælp - men det er op til dig, som manager, at grave ind og find ud af det.
For eksempel, da en af mine medarbejdere fortsatte med at undskylde, ”jeg er bare så overbelastet med arbejde”, blev jeg fristet til at afvise det som dårlig tidsstyring - men besluttede at se nærmere på hans arbejdsbyrde. Jeg gik over hans ansvar og verificerede antallet af projekter, han havde på sin plade, og jeg indså, at han faktisk havde mere arbejde end resten af teamet. Som et resultat var jeg i stand til at omfordele noget af hans arbejde og - voilà! - undskyldningerne stoppede.
Selvom det er vigtigt at beskytte dig mod at blive en pushover - hvis du ser enhver undskyldning som en doven medarbejder, der prøver at komme ud af at gøre sit arbejde, ignorerer du muligvis nogle legitime problemer.
Indstil forventninger til næste gang
Når du har sorteret gennem forklaringer, motiveringer og dybere spørgsmål, skal du angive klare forventninger til fremtiden.
Hvis din medarbejder har problemer med at organisere sin tid, skal du f.eks. Udpege et par gode strategier for tidsstyring og følge op i et par uger for at sikre dig, at han stadig er på sporet. Hvis din medarbejder "bare ikke vidste hvordan" til at udføre en opgave, skal du sørge for, at hun er opmærksom på de ressourcer, der er tilgængelige for hende i andre afdelinger i virksomheden - og at hun forstår, at hun forventes at tage initiativ til at spore disse ressourcer i stedet for at vente på, at fristen kun passerer for at give skylden.
Hver gang en medarbejder kommer til dig med en undskyldning, skal du ikke bare bølge den væk og håbe, at det ikke sker igen. Grav ind, still de hårde spørgsmål, og vis dine medarbejdere, at du ser alvorligt på deres arbejde og succes. Med tiden overbringer du, at du ikke vil nøjes med noget mindre end det bedste - og dine medarbejdere vil indse, at der ikke er plads til undskyldninger.
