Forestil dig en formiddag som en fjernarbejder: Du sætter dig ned i sofaen med din bærbare computer, begynder at løbe gennem din to-do-liste, mens du slider Lucky Charms ud af en skål og ser Survivor- kørsler. Spoiler alarm: Det er ikke sådan det er at arbejde praktisk talt - ikke engang i nærheden .
Dog kan chefer, der har begrænset erfaring med virtuelle teams ( hoste , du) antage, at det er sådan, at medarbejderne ville bruge deres dage på at arbejde eksternt. Hvis dine medarbejdere har bedt dig om fleksibiliteten til at arbejde hjemmefra, men du føler dig lidt forsigtig, er jeg her for at vise dig, hvordan du kan få det til at ske.
1. Prioriter gennemsigtighed
Når du administrerer et fjernteam, er det vigtigt, at din organisation har en høj grad af gennemsigtighed på tværs af projekter, opgaver og individuelle mål. Derfor bliver det vigtigt, at du bruger (eller begynder at bruge) projektstyringssystemer, der kan fås adgang til fra ethvert sted. Det rigtige system bør også give teammedlemmer mulighed for at se, hvad deres medarbejdere udfører.
Disse former for styringssystemer gør det muligt for vejlederne at spore deres teams fremskridt og holde de enkelte medarbejdere ansvarlige for deres arbejde. For ikke at nævne: Denne gennemsigtighed gør virtuelle teams mere produktive end deres kontorets kolleger - med en stigning på op til 43%.
Min organisation bruger Basecamp til at styre forskellige projekter, fordi det giver mulighed for en høj grad af gennemsigtighed inden for og blandt forskellige teams. Det holder også fil uploads på bekvemme steder, der kan fås adgang fra enhver enhed, der er tilsluttet internettet.
Tilsvarende opfordrer min virksomhed medarbejdere til at bruge Google Apps til at dele vores telefonkonferencelinjer og mødelokaler, så ingen delte ressourcer bliver overbooket.
2. Integrer kommunikation
I modsætning til medarbejdere, der arbejder side om side, kan virtuelle medarbejdere have det sværere med at modtage rettidige svar på spørgsmål eller få klarhed i et spørgsmål, de muligvis ikke helt forstår. For at løse dette problem skal du inkludere et par foretrukne kommunikationsmetoder med dine medarbejders virtuelle opsætninger.
F.eks. Omfavner mange virksomheder sociale intranet som MangoApps eller messaging-apps som HipChat for at holde kontorer og virtuelle medarbejdere forbundet med hinanden gennem hele arbejdsdagen. Hvis nogen - på tværs af ethvert hold - har et spørgsmål, kan han eller hun hurtigt chatte et andet teammedlem og få et svar.
Nogle er måske bange for, at sådanne værktøjer vil hindre virksomhedens produktivitet, når de misbruges. Men hvis du allerede har taget de nødvendige skridt for at skabe gennemsigtighed, har du minimeret sandsynligheden for, at folk chatter væk uden grund - medarbejderne er opmærksomme på, at deres effektivitet (eller mangel på dem) vil blive bemærket.
Derudover har undersøgelser vist, at mange virtuelle medarbejdere føler sig ensomme og overses som en del af det større firma. Meddelelsesapps og integreret kommunikation kan hjælpe dit team med at føle sig mere forbundet med det egentlige kontor.
3. Tænk foran
Bestemt, at arbejde praktisk talt er ikke uden dets udfordringer. Men heldigvis er der allerede gennemprøvede strategier til at håndtere de mest almindelige problemer.
Et indlysende spørgsmål er: Hvad med dårlige internetforbindelser? Det spørgsmål har også et indlysende svar: Kun medarbejdere med stabile internetforbindelser skal have lov til at arbejde praktisk taget. Og i tilfælde af, at der er et problem med deres hjemmets internet, skal de vide, at forventningen er, at de går til et lokalt Wi-Fi-hotspot eller kommer tilbage på kontoret (forudsat at det er i nærheden), snarere end at beskylde tekniske vanskeligheder og tager dagen fri.
En anden almindelig bekymring er fejlkommunikation. Men dette problem er også temmelig let at løse. Hvis noget bliver forvrænget via e-mail eller chat, skal du indstille et Skype-opkald eller Google Hangout for at forklare det i et "ansigt til ansigt" -format. Selv et simpelt telefonopkald kan gøre hele forskellen. Og hvis den anden person ikke kan visualisere, hvad du siger, så prøv Lightshot. Det tager og deler skærmbilleder, hvilket kan være en enorm hjælp, når en medarbejder prøver at gøre et punkt, og alle ser på en anden computer.
Vi lever i en ekstraordinær tid med mange højt-betalende og efterspurgte virtuelle job. Og med en estimeret vækst på 22% for relaterede job i informationsteknologisektoren inden 2020 ser det ikke ud til, at denne tendens snart kommer nogen steder.
Så hvis dit team presser dig til at overveje at lade dem arbejde hjemmefra, så prøv at holde trit med tiden. Det kan bare hjælpe dig med at holde dit team tilfreds - og om bord.
