Klientforhold kan gøre eller bryde en virksomhed - og en karriere. Hvis du allerede arbejder med kunder, ved du, at etablering af gensidig respekt og et godt samarbejde bør være din første prioritet. Og hvis du lige er startet med klienter, lærer du dette meget hurtigt.
Det første møde med en ny klient? Det er den første ting, der kan skabe eller bryde forholdet.
Uanset om du lige er blevet tildelt et eksisterende projekt, eller du kommer i gang med en nyligt lukket klient, er det vigtigt at imponere fra første dag. Efter år i PR-verdenen er her fem ting, jeg altid husker.
1. Foretag din research på forhånd
Ligesom du vil gå ind i et interview med en solid forståelse af virksomheden, skal du gå på dit første klientmøde med mindst en vis grundlæggende viden om din klient og hans eller hendes forretning. Det er klart, at du ikke kan vide alt - og klienten skal forstå, at du bare springer ind - men jo mere du er i stand til at vise din viden om industrien og erhvervslivet, desto bedre.
Begynd med at vide, hvordan man udtaler firma- og klientnavne, og endda topkonkurrenter, hvis det er tilfældet. Få forståelse for din klients holdning i branchen og eventuelle succeser og kampe, som virksomheden har haft. Du kan ofte finde ud af dette ved at lave noget research online i forvejen. Google din kundekontakt, virksomheden og branchen - og sørg for at tjekke nyhedsafsnittet for eventuelle trends. Artikler kan afsløre så meget om en virksomhed, herunder dens holdning i en branche.
Hvis denne klient har arbejdet med andre i din virksomhed før (eller har arbejdet med andre i dit netværk), skal du lære, hvad du kan fra dem. Er der noget specielt unikt ved denne klient? Har han eller hun nogen lide eller ikke lide, som dine kolleger har samlet sig på? Nogle tip til bedre samarbejde? Disse nuancer behøver ikke at være indlysende; de kan også være de mindste, mest latterlige ting. For eksempel kan en af mine klienter ikke lide sammentrækninger (eller skal jeg sige, ikke lide sammentrækninger). Det er en lille kæledyrsop, men at vide dette hjælper mig med at undgå at irritere nogen med det samme.
Endelig er det værd at undersøge lidt for at lære tilsyneladende uvæsentlige detaljer om den person, du møder. Gik du på det samme universitet? Har lignende hobbyer? Det er muligvis ikke relateret til dit arbejde sammen, men at væve disse småting i den indledende samtale kan opbygge en stor rapport.
2. Vær forud for din oplevelse og evner
En kundes største bekymringer er dine færdigheder og viden - er du den rigtige til at hjælpe med dette arbejde? Mest sandsynligt vil du blive præsenteret for en mulighed for at introducere dig selv og give en lille baggrund, og dette er en chance for at tackle disse oplevelser på forhånd. Husk: Du blev valgt til at arbejde med denne klient af en grund, så vær ikke bange for at vise, hvad du har.
Er du ikke sikker på, hvad du skal sige under din intro? Når du har angivet dit navn, er denne skabelon et godt sted at starte:
Dette behøver ikke være længere end et par sætninger - du vil ikke se ud som om du prøver for hårdt - og sørg for at afrunde det med en grund til, at du er begejstret for at arbejde sammen.
3. Lyt og tilpass
Når du har haft en chance for at præsentere dig, skal du læne dig tilbage og lytte. Selv i den første samtale skal du samle hvad der betyder mest for klienten, og hvad han eller hun ønsker, at din rolle skal være. Bør dine møder være fokuseret på arbejde og den aktuelle opgave eller mere om at lære hinanden at kende? Bør du stille spørgsmål for at få mere samtale eller regere i en samtale, der mister fokus? Skal du afbryde henstillinger gennem mødet eller lytte helt, før du kommer tilbage med dine tanker?
Vær forberedt på at tilpasse uanset hvad sagen er. At spejle din klients holdning og kropssprog vil hjælpe med dit første indtryk, mens du bemærker og tilpasser dig disse vil hjælpe i alle dine fremtidige interaktioner.
4. Stil spørgsmål og noter
Alle elsker at føle sig som en ekspert og blive opsøgt efter ekspertise. Stil relevante spørgsmål om klienten og hans eller hendes virksomhed på baggrund af din forudgående undersøgelse. Dette forhold er nyt, og nu er det bedste tidspunkt at samle så meget information som muligt. Dine spørgsmål skal ikke være så grundlæggende, at en smule research allerede har behandlet dem (f.eks. "Hvad er din virksomheds hovedtjeneste?") Og bør fokusere mere på overordnede tendenser, som forretningsretningen eller branchen. Prøv spørgsmål som: Hvad er din virksomheds største udfordringer? Hvilke tendenser ser i denne branche? Og sørg selvfølgelig for, at du tager grundige notater.
Hvis din klient også leder efter et mere personligt forhold, er du velkommen til også at stille spørgsmål om familieliv eller interesser udenfor. Tag igen notater. At vide om en klients kommende ferieplaner, familie eller endda præference mellem te og kaffe kan være nyttigt i fremtiden.
5. Følg hurtigt op
En hurtig e-mail efter introduktionen giver kunden dine kontaktoplysninger, giver dig muligheden for at styrke din iver efter at arbejde sammen og give dig mulighed for at gentage alle handlinger, der kom ud af dit møde. Dette kan være en meget kort note.
Hvis det er muligt, er det nu et godt tidspunkt at gøre din rolle klar for klienten. Hvis du er den punktlige person fra nu af, skal du nævne det i din e-mail, så der ikke er nogen forvirring fremad.
Med et stort førsteindtryk vil dit forhold til kunden være i gang med at køre. Du kan se frem til at etablere et godt samarbejde og dykke ned i det gode - værket.
