Alle har været der: Du får en e-mail, der får dig til at tage dobbelt. Selvfølgelig er den anden person tydelig frustreret eller vred, men du forventes stadig at svare. Hvad skulle du gøre? Hvordan reagerer du?
Selvom interne kontormeddelingsformidlinger og teksttekst bestemt vokser i popularitet, er e-mails stadig det vigtigste og mest anvendte kommunikationsværktøj på arbejdspladsen - så din evne til at bruge den på den mest professionelle måde, der er mulig, er afgørende. Det betyder, at hvordan du reagerer i den situation, der er skitseret ovenfor, har potentialet til at påvirke din karriere positivt - eller negativt -. Selv hvis du tror, du bare svarer i en lignende tone.
Ja, jeg ved, at det altid er lettere at forblive professionelt end gjort. Besvarelse af e-mails på arbejdet er en kunst i sig selv, og at svare på følelsesmæssige meddelelser bringer det til et andet niveau.
Denne guide leder dig gennem dit svar, så du kan undgå konflikter og få dit arbejde gjort.
Trin 1: Tag en pause
Du ønsker muligvis at læse den e-mail, du har modtaget igen, for at sikre dig, at du har den rigtige - du kan gøre det - men start ikke med at skrive svaret lige nu. Din kollega, chef eller klient lader hans eller hendes følelser diktere, hvad han eller hun skrev. Gentag ikke denne fejltagelse. Tag en pause og lad dit humør køle ned.
En af fordelene ved e-mail er, at du ikke behøver at svare med det samme. Nogle gange er det passende at tage timer at komponere et svar! Udnyt det. Selv hvis du føler spænding, og den anden side venter på dit svar - har du helt sikkert mindst et par minutter. Stå op fra dit skrivebord, afkøl dit sind og få en snack eller et glas vand. Det vil hjælpe dig med at undgå en knæ-rykk reaktion.
Trin 2: Gå ikke til konklusioner
Vær ærlig: Reagerer du, som du er, fordi du læser mellem linjerne? Når du beskæftiger dig med overdrevent følelsesmæssige e-mails, tror du måske, at du føler vrede eller frustration fra en person, der stråler gennem skærmen. Og du vil føle dig tvunget til at antage, at der er mere ved det, bare hvad der er.
Du bør dog ikke gætte, hvad den anden side virkelig betød. At bedømme andres intentioner baseret på et par sætninger (og gennem filteret på din egen hjerne og den måde, du kommunikerer på), er en dårlig idé.
Modstå fristelsen til at hoppe til enhver konklusion. Læs bare ordene, modtag informationen og forbered dig på at give et professionelt svar.
Trin 3: Hold det kort
Husk muligheden for en fejlagtig fortolkning, og husk, at din opgave er at give et så præcist svar som muligt - og intet mere. Forlad tilslørede svar på, hvad den anden person muligvis har betydet.
Strukturer din e-mail til kun at have en hovedmeddelelse. Det betyder ikke, at den kun skal bestå af en sætning, men det betyder, at hvis nogen kritiserer din præsentation og beder om en kopi af de statistikker, du citerede, baserer du dit svar omkring at levere statistikker (og ikke forsvare dine legitimationsoplysninger) ).
På denne måde kan du være sikker på, at den anden side læser dit svar og forstår det nøjagtigt, som du mener det. Den sidste ting, du ønsker, er at forsvare dig selv kun for at lære, at din kollega faktisk ikke kritiserede dig; men at hun bare formulerede sin feedback akavet.
Trin 4: Vær ligetil
Det er generelt en god ide at undgå sarkasme og ironi i dine arbejds-e-mails - især hvis situationen allerede føles opvarmet. Nogle gange kan du overveje at joke for at afhjælpe spændinger, men denne plan kan let blive fyr.
Husk, at læseren ikke kan se dine ansigtsudtryk eller bevægelser og meget vel kan fortolke dig. Så gem dit varemærkevidd til ansigt-til-ansigt-samtaler - og for en mindre terningudveksling.
Trin 5: Bed om hjælp
Hvis din e-mail ikke er fortrolig, er det passende at bede om hjælp. Måske ved din kollega bedre, hvordan man skal håndtere din rasende chef, eller din manager kan hjælpe dig med at finde den rigtige tilgang til din forvirrede klient.
En gang var min chef i stand til at fortolke en e-mail, jeg modtog fra en af vores klienter, fordi han kendte hende meget godt. Han forsikrede mig om, at jeg ikke skulle tage hendes svar personligt, fordi der var andre faktorer involveret. Derefter var jeg i stand til at slappe af og skrive et helt passende svar.
Når du modtager en vred e-mail, skal du ikke fornærme. Folk sender følelsesladede beskeder, når de ikke er tilfredse med noget, føler sig skuffede eller endda forvirrede. Du skal operere under den antagelse, at det ikke har noget at gøre med dig personligt - så det betyder, at du ikke skal lade tonen distrahere dig fra at udføre dit job og svare professionelt.
