E-mail har samtidig revolutioneret vores professionelle liv og gjort dem til en fuldstændig hovedpine.
På den revolutionære side er evnen til at sende folk rettidige beskeder - og få dem lige foran deres ansigter på alle tidspunkter - ganske vidunderlig. Vi kan nå ud til andre uden at afbryde deres middage, vågne dem om natten eller få dem til at stoppe midt i et møde, en samtale eller en anden begivenhed for at anerkende os. Samtidig er vi klar over, at vores meddelelser sandsynligvis vil blive set inden for få minutter eller timer efter, at vi har sendt dem.
På den fulde side af hovedpine-side udhulede e-mail imidlertid vores livskvalitet, evne til at få gjort arbejde og - for mange - enhver følelse af velvære. Undersøgelser i de seneste år viser, at den gennemsnitlige professionelle tilbringer op til en tredjedel af hans eller hendes arbejdsuge først i en indbakke. For travle fagfolk, der ikke har råd til at opgive en tredjedel af deres dagtimerne, oversættes dette også ofte til mange sene aftener, der bruges gennem meddelelser, kun for at vågne og finde snesevis af nye lige der venter.
Og efter måneder eller år med denne cyklus kan du forestille dig, hvordan personen på den modtagende ende af din åh-så-vigtige e-mail måske føles bare en lille smule grim, før han selv åbner den.
Så hvordan kan du bruge dette værktøj til din fordel - uanset om det er gennem en aktiv jobsøgning eller i dit daglige professionelle liv - uden at skabe murbrokker i den anden parts indbakke eller få ham eller hende til at føle sig begravet i live?
Trin 1: Spørg dig selv, "Er denne meddelelse vigtig nok til at fortjene en e-mail?"
Lad os være ærlige. En rimelig procentdel af de noter, du sender (især de frygtede ”Jeg tror, jeg vil gå videre og CC alle” charmers) behøver sandsynligvis ikke at blive sendt. Du kunne have sprunget over din kollega's skrivebord, sendt en hurtig tekst eller regnet ud hvad det hele er ud af din ensomme.
Så før peberspray jorden med kommunikation, så spørg dig selv "Skal dette sendes?" Og lige efter det (hvis du antager, at dit første svar er "ja"), skal du spørge dig selv, "Er dette det bedste medium til den meddelelse, jeg har brug for at formidle?"
Hvis ja, fortsæt.
Trin 2: Gør god brug af emnelinjen
Hvis du ønsker, at din besked skal modtages positivt, skal du læse hurtigt og, hvis du er berettiget, reagere på det, gør dette: Strategier lige fra emnelinjen.
I stedet for at dumpe i en eller anden kryptisk, overbrugt eller fuldstændig kedelig emnelinje (f.eks. "Opfølgning" eller "Spørgsmål" eller "Brug for hjælp"), tag fat på personen ved hej. Overvej noget som "Henvist af Bill Smith – Marketing Manager-rolle" eller "Rettidig anmodning - Brug for underskrift inden middag torsdag". Heck, hvis din meddelelse er kort nok, skal du gøre hele e-mailen til emnelinjen ("Må jeg låne dit kontor @ 2 PM i dag? ”)
Pointen her er dette: Antag, at din e-mail vil sidde i en klump sammen med en masse andre i modtagerens indbakke. En overbevisende emnelinje hjælper med at sikre, at den læses (og reageres på) rettidigt.
Åh, og en sidebesked, forbehold indstillingen "mark dette presserende" til virkelig presserende situationer. Den hurtigste måde at irritere nogen er at "røde flag" noget, der er presserende for ingen andre end dig.
Trin 3: Gør ting let på den anden part
Som en, der modtager 100+ e-mails hver dag, arbejder jeg meget hårdt for at gøre livet for de mennesker, som jeg sender e-mails til, let. Og jeg elsker det som vanvittigt, når de gør det samme for mig. Hvordan kan du specifikt gøre dette?
For det første, hvis din note er mere et informationspunkt end noget, som du forventer et svar på, skal du overveje at starte med noget i retning af, "Intet svar nødvendigt - jeg ville bare fortælle dig, at …"
Det vil også lette byrden på din indbakke, fordi den anden part ikke føler sig tvunget til at sende en note tilbage, der siger: "Tak for dette" eller "Modtaget meddelelse."
Derefter skal du holde sagen så kort som muligt. Gå igennem og korrekturlæs, inden du trykker på send. Er det kort? Kan du beskære noget, der ikke er vigtigt? Begyndte du på en vandrende strøm af tanker og sluttede med et essays med 14 stykker? Send ikke noget besværligt, hvis du kan få den samme besked med halvdelen af kopien.
Hvis du har et eller to "ikke kan gå glip af" punkter, du prøver at gøre, kan du overveje at udtrykke dem, så korrekturlæseren ser dem med det samme. (Vær bare forsigtig - du vil ikke have, at det skal se ud, som om du råber på personen.)
Og endelig skal du arbejde som gal for at lægge alt hvad du har brug for for at kommunikere i en e-mail, ikke fem. Lejlighedsvis: “Ups! Jeg har glemt vedhæftningen! ”Eller“ Åh skyde, en ting til… ”hik kaldes at være menneske. Rutinemæssigt at sende tre eller fire hurtigmeddelelsesmeddelelser til en person - fordi du ikke har indsamlet dine tanker, før du sidder ved din computer - vil ikke blive betragtet som bedårende.
Bestemt, du bør ikke undgå at sende en e-mail til nogen helt af frygt for, at de vil være vrede over, at du turde udfylde deres indbakke. Det er et af de bedste forretningskommunikationsværktøjer, vi har, især for dem af os, der arbejder med mennesker på tværs af flere tidszoner.
Men at anvende strategi i din tilgang - og at være hensyntagen til modtageren - vil helt sikkert hjælpe dig med at maksimere meddelelsens kraft og oddsene for, at du får et gunstigt svar.
