Det er en smuk sommer fredag morgen, og du er positioneret til en tidlig flugt fra kontoret. Derefter tjekker du din indbakke og klirrer. Måske sværger. Der er det - meddelelsestitlen i rødt, udråbstegn, der markerer det presserende. Din drøm om en solrig fredag-happy hour på stranden smelter væk, mens du læser den anmodning, der er nødvendige inden 16:00 i dag.
Vi har alle været der. Den frygtede brandøvelse - kontor-jargon til den ikke-planlagte, uventede, højenergiindtrængen i din fredelige fredag. Fordi lad os indse det, at brandøvelser aldrig sker på et godt tidspunkt, ikke?
Disse presserende situationer spiser ikke bare i dine planer om at rejse tidligt på en fredag eftermiddag - de ripper også ofte resten af din huskeliste til strimler. Pludselig har du tilbragt hele dagen på en brandøvelse, mens resten af dit ansvar faldt ved vejen. Hvordan holder du det sammen og holder dig på sporet, når disse bomber falder på din produktivitet?
Uanset hvor du arbejder, vil disse nødsituationer utvivlsomt være en del af arbejdslivet. Brug disse tip til at henvende dig til dem med et nyt perspektiv, så du kan bevæge dig gennem dem mere effektivt og komme dig hurtigere - og helst undgå dem i fremtiden.
Afklar opgaven
Der er ikke noget værre end at rive gennem en ildboretildeling og derefter få at vide: "Det er ikke præcis, hvad jeg ønskede."
Når du bevæger dig hurtigt, glemmer du ofte at stille de spørgsmål, der giver en klar intention om, hvad du skal levere. Og når din manager er i panik, er han eller hun heller ikke 100% klar. At stille gode spørgsmål - som det følgende - kan spare dig for meget tid:
-
Hvad er problemet, vi prøver at løse? Dette vil hjælpe dig med at afklare, hvad det eventuelle resultat skal være. Inden du dykker ind, vil du være sikker på, at dit arbejde vil løse det aktuelle spørgsmål.
-
Hvad er den nøjagtige levering, vi har brug for at levere? Er det forventet, at du producerer lysbilleder, et regneark, en fortælling eller noget andet?
-
Hvad driver behovet for at afslutte det inden kl. 16? Din chef ønsker måske at se det inden kl. 16 - selvom det ikke skal være før i midten af næste uge - så han eller hun har tid til at overvinde det. Hvis det er tilfældet, kan det muligvis åbne et vindue til genforhandling af tidslinjen.
-
Hvilke andre muligheder har vi? Måske er der allerede gjort arbejde, der kan genbruges og opdateres, i stedet for at oprette noget fra bunden.
-
Hvilke yderligere oplysninger har vi brug for for at få dette gjort? Når du har fået hovedet op om en presserende opgave, skal du tænke over, hvem ellers du har brug for at trække ind, og derefter få dem i standby. Ring Megan i regnskab med en heads-up, som du har brug for numre, eller ring Dorinda i kundeservice for at fortælle hende, at hun har brug for at få fat i de seneste undersøgelsesdata.
- Hvad er muligheden for at flytte alle til denne brandøvelse? Fortæl nogen, hvad der falder ned fra din tallerken i dag på grund af denne udvikling. Dette vil hjælpe dig med at afgøre, om brandøvelsen virkelig skal være din prioritet, eller om et andet af dine projekter skal holde din opmærksomhed.
Genforhandle tidslinjen
Jeg arbejdede engang for en manager, der var fast besluttet på at overlevere til ledere. Hvis hun havde tre dage til at vende noget, ville hun kræve, at vi dropper alt og gør det på få timer. Selvom den hurtige omdrejning simpelthen er beregnet til at imponere højere-ups, betyder det desværre brandøvelser for alle andre.
Hvis du fornemmer, at dette kan ske, skal du tale med din chef. Se om du kan forhandle om tidslinjen igen, så det ikke er en komplet produktivitetssmeltning, men alligevel gjort på en måde, der får ham eller hende til at ligne en rockestjerne. Hvis du kan købe dig selv bare et ekstra døgn, gør det boret mere tåleligt, mens det stadig giver dig tid til at deltage i dit oprindeligt planlagte arbejde.
Skyd ikke for perfektion, hvis "First Pass" vil gøre det
I min tidlige karriere var brandøvelser en morder, fordi jeg besat over arbejdet for at sikre, at det var helt perfekt. Derefter - efter at jeg havde brugt et par runder på at gøre det om igen - indså jeg, at brandøvelser ofte kun kræver en "første gennemgang" eller et grovt første udkast.
Inden du begynder at arbejde på en brandøvelse, skal du kontrollere, hvor arbejdet vil ende, når du er færdig med det. Hvis det ikke er for en udøvende eller klient (endnu), må du ikke besætte det for at prøve at gøre det perfekt. Brandøvelser tillader ofte en første gennemgang på noget, der kan revideres og perfektioneres på et senere tidspunkt.
Gendannes hurtigt
Brandøvelser kan kaste dig væk fra det, du arbejdede på, selv efter at du er færdig med at tackle nødsituationen. For altid at komme tilbage på banen skal du altid holde en synlig og realtids-to-do-liste til rådighed. Afhængig af hvordan du fungerer bedst, og hvilken type tablet eller smartphone du bruger, kan du tjekke apps som todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist eller HabitRPG for at holde styr på dine fremragende opgaver.
Når du beskæftiger dig med brandøvelser, skal du flytte genstande op eller ned på listen, afhængigt af hvad du stadig har tid til at udføre. Dette vil hjælpe dig med at føle dig produktiv på trods af at du mister noget tid.
Det er også nyttigt at have et par afprøvede og produktive hacks i baglommen for at hjælpe dig med at få dit momentum hurtigt tilbage. For eksempel bruger du måske Pomodoro-metoden til at indstille en timer i 25 minutter og derefter batches alle dine (væsentlige) e-mail-relaterede opgaver. Så gør det samme for telefonopkald og derefter det samme for at forberede de møder, du har i næste uge. Ved at samle og pløje gennem lignende opgaver, får du din fornemmelse af at få ting gjort til trods for brandøvelserne.
Foretag en gennemgang efter handling
Når den figurative røg er forsvundet, mens alles hukommelse er frisk, kan du chatte med dit team om, hvad der skete og hvorfor. Har holdet en blind plet? Var det dårlig planlægning, der blev til alles nødsituation? Var det noget, der kunne have været undgået?
For at undgå brandøvelser i fremtiden, skal dit team blive opmærksom på, hvad der skete, og finde ud af, hvad du kan gøre for at forhindre, at det sker i fremtiden.
Hold en samtale med din chef
Hvis der er et konsistent mønster af brandøvelser på dit kontor, er det tid til en samtale af en anden slags. Overvej at opfordre din chef til at undersøge mønsteret og se, hvad han eller hun kan gøre for at sænke frekvensen.
Vær faktuel og direkte: ”Carmen, i de sidste tre uger har vi haft syv brandøvelser, der trak holdet væk fra de vigtigste prioriteter. Som et resultat er vores leverancer på ABC-projektet gledet, og det ser ikke godt ud for os eller for dig. Hvad kan vi gøre for at reducere denne afhængighed af nødsituationer og indbygge noget af dette arbejde i vores almindelige plan? ”
Ved at påpege hyppigheden og omkostningerne ved disse øvelser kan du muligvis skabe et nyt bevidsthedsniveau. Og ved at have en gå-til-gendannelsesstrategi, vil du ikke føle, at du har brugt hele dagen med at stresse med, hvad du ikke fik gjort.
