Gæt hvor mange e-mails den gennemsnitlige kontorarbejder modtager hver dag? 121.
Og antallet forventes at stige til 140 inden 2018.
Føler du jittery og panik bare at tænke på det? Du er ikke alene. Denne oversvømmelse af e-mail opfordrer mange fagfolk til konstant - næsten besat - at tjekke for e-mails hele dagen, uanset om de er på vej til arbejde, midt i et møde eller endda spiser frokost med en kollega. Denne vane at kontrollere og kontrollere din indbakke kan være som en afhængighed.
Det, der gør det værre, er, at ny forskning, der overvåger e-mail-brugernes hjerterytme, viser, at e-mail er meget stressende. Stress løfter cortisolniveauer, som blandt andet forstyrrer din krops fordøjelse og immunsystem. Det betyder, når du er stresset, din energi falder, dit fokus bliver spredt, og din produktivitet synker.
Bundlinie? Obsessivt at kontrollere din e-mail er stressende. Stress er dårligt for dit helbred og din produktivitet. Det er en urolig cyklus. Og det skal stoppe.
Men hvordan?
Start med det grundlæggende
Selvom det er meget fristende at give din indbakke bare en yderligere opdatering (og derefter en anden og en anden), er det vigtigt for din produktivitet og fokus at træne dig selv tilbage til at have et sundere forhold til e-mail. (Nogle psykologer kan måske benævne dette "at bryde en afhængighed." Jeg ville ikke gå så langt, i de fleste tilfælde, så lad os holde os til "at ændre en vane.")
For at starte skal du foretage små justeringer i din daglige rutine, som vil hjælpe dig med at fjerne det konstante fokus fra din e-mail:
- Fjern push-meddelelser fra din telefon, så du ikke får besked, hver gang du modtager en e-mail
- Lad ikke din e-mail være åben, når du laver noget andet på din computer. Det er faktisk nyttigt at stræbe efter at holde bare en fane åben.
- Lav en aftale med dig selv om kun at tjekke din indbakke et bestemt antal gange pr. Time eller pr. Dag. Dette kan variere for alle - for nogle kan det betyde, at du kontrollerer e-mail hvert 15. minut; for andre kan det betyde, at du kontrollerer en gang, to gange eller fem gange om dagen. Pointen er at oprette en daglig e-mail-rutine, der øger din produktivitet og følelse af gennemførelse.
- Når du virkelig har brug for at fokusere og ikke ønsker at blive forstyrret, kan du prøve midlertidigt at blokere for, at nye meddelelser vises i din indbakke (Inbox Pause fungerer for mig!).
At udføre disse logistiske justeringer kan virkelig hjælpe på kort sigt - det er små trin, som du kan implementere med det samme. Produktivitetshacks og apps skaber dog ikke varige ændringer, før du også adresserer de underliggende følelsesmæssige faktorer, der fremmer din e-mail-besættelse.
Gå til rodets udgave
Hvis du vil ændre en negativ vane permanent, er det første - og vigtigste - trin at erkende, hvorfor og hvordan denne vane blev dannet i første omgang.
For at finde ud af det, næste gang du føler at trangen til at tjekke din e-mail, skal du stille dig selv følgende fire spørgsmål:
- Hvad føler jeg lige nu?
- Hvorfor vil jeg tjekke min e-mail lige nu?
- Føler jeg, at jeg skal tjekke min e-mail lige nu?
- Skal jeg virkelig tjekke min e-mail lige nu?
Baseret på dine svar, hvad er dine virkelige motiver for at ville tjekke, tjekke og tjekke igen?
Almindelige motiveringer, som mine klienter ofte beskriver, inkluderer:
- Frygt for at gå glip af: ”Jeg bliver nødt til konstant at kontrollere min e-mail hele dagen, eller jeg reagerer måske ikke på noget i tide - hvilket kan få mig til at gå glip af en mulighed.”
- Bekymringer for, hvad andre vil tænke: ”Hvis jeg ikke reagerer med det samme, kan min chef tænke, at jeg ikke er samvittighedsfuld, at jeg ikke er på toppen af mit arbejde, eller at jeg bare går i gang hele dagen. ”
- Ønsker en distraktion fra kedsomhed eller stress: ”Jeg keder mig, overvældet eller mættet af det, jeg laver. E-mail giver mig en time-out fra, hvad jeg skulle gøre. ”
- Ønsker at udfylde et følelsesmæssigt tomrum eller søge menneskelig forbindelse: ”Jeg føler mig lidt ensom. Det føles godt at vide, at nogen har sendt mig en besked. ”
Når du opdager den underliggende motivation, der får dig til at obsessivt tjekke din indbakke, har du nogle magtfulde oplysninger, der kan hjælpe dig med at ændre dine vaner.
Begynd at lave nye valg
Med denne info kan du begynde at tage nye valg og opfylde dine følelsesmæssige behov på nye måder - uden at stole på e-mail som en krykke.
For eksempel, higer du efter den menneskelige forbindelse? Stå bare op i løbet af din frokostpause, gå over til en venlig medarbejderes skrivebord og sige, "Hej, hvordan går din dag?"
Hvis du føler dig stresset og har brug for en distraktion, skal du tage en fem-minutters pause for at læse en interessant artikel og derefter vende tilbage til arbejde.
Bekymret for at gå glip af? Husk dig selv: ”Jeg er fokuseret på mit arbejde. Hvis noget virkelig er vigtigt, vil det stadig være der og vente på mig en eller to timer fra nu. Jeg behøver ikke at forstyrre mit nuværende projekt lige nu. ”
Hvis du er bekymret for, at din chef vil tro, at du slakker, hvis du ikke svarer på e-mails med det samme, kan du forsikre dig selv: ”Min chef ved, at jeg er samvittighedsfuld og flittig. Hvis jeg ikke svarer på en e-mail med det samme, antager min chef, at jeg har travlt med andet vigtigt arbejde - og det er en god ting. ”
E-mail er ikke i sig selv god eller dårlig; det er bare et værktøj. Invester lidt tid i selvreflektion, og sørg for, at du bruger dette værktøj på en måde, der understøtter dit helbred, produktivitet og karriere - snarere end at sabotere det.
Uanset om du tjekker din indbakke en, to eller 60 gange i dag, skal du gøre det af de rigtige grunde.
