Som manager er en af de vigtigste ressourcer, du har, en udøvende eller administrativ assistent. Han eller hun kan holde dit kontor i orden, din tidsplan på sporet og tage nogle af de daglige opgaver væk fra din tallerken.
Men hendes effektivitet har meget at gøre med dig - hvor godt du træner hende, deler dine forventninger med hende og giver hende feedback. Det tager tanke og planlægning at skabe et miljø, hvor en assistent kan udføre sit arbejde godt (især for dem af os, der er vant til at gøre alt selv!).
Så uanset om du er ny i ledelsen eller ej, her er nogle gode påmindelser om, hvordan du får mest muligt ud af denne værdifulde ressource.
1. Bevæbne ham eller hende for succes
Din administrative assistent er der for at gøre dit liv lettere - men hun kan ikke gøre det, medmindre hun ved, hvordan hun nøjagtigt kan hjælpe. Fra start, skal du sørge for, at du giver hende nok tid, træning og ressourcer til, at hun kan udmærke sig. Giv instruktion om, hvad du har brug for, og hvornår du har brug for det, sammen med konkrete eksempler på, hvad du leder efter. Dette gælder især, hvis din assistent er ny - men erkend, at selv hvis hun er en veteran, kan du måske have ting gjort anderledes end hendes sidste chef gjorde. At være klar og give det grundlæggende sætter jer begge til effektivitet og succes.
2. Skab et tillidsforhold
Planlæg at mødes regelmæssigt med din assistent for at diskutere aktuelle projekter og statusopdateringer. At lade hende vide, hvad der sker på andre niveauer i virksomheden, vil hjælpe hende med at forstå, hvordan hendes arbejde passer ind i det større billede. Og når hun kan forstå mere om, hvad du laver, vil hun være i stand til at identificere yderligere måder at hjælpe dig med at nå dine mål.
3. Giv (og tag) feedback
Hvis din assistent gør noget, der ikke opfylder dine forventninger, skal du ikke bare blive frustreret - påpeg, hvor du var utilfreds og kom med forslag til, hvordan det skulle håndteres anderledes i fremtiden.
Hvad der dog er lige så vigtigt, er at være åben for hendes feedback. Virksomheden er et andet sted fra hendes synspunkt, så at lade hende åbent dele sine tanker og forslag kan give dig værdifuld indsigt. Derudover kan du have dårlige vaner, som du ikke er klar over - give modstridende mundtlige og skriftlige instruktioner, for eksempel eller ikke give tilstrækkelig besked, når du vil have et stort konferencesal booket - til at du kan ændre for at gøre begge dit liv meget lettere.
4. Vis din taknemmelighed
En stor assistent letter din arbejdsbyrde og får dig til at se godt ud, så vær generøs med ros, når det er på grund af det. Et personalemøde eller kontorarrangement er et godt sted at offentligt vise din påskønnelse, men også aldrig overse en mulighed for at vise din taknemmelighed med et enkelt, verbalt "godt stykke arbejde." Du kan også behandle ham eller hende til lejlighedsvis cappuccino eller par filmbilletter. En god arbejdsgiver ved, at glade medarbejdere gør deres chefer liv meget lettere!
5. Hold det professionelt
Medmindre det blev stavet under jobsamtalen, skal alt hvad du beder en administrativ assistent om at være direkte relevant for virksomhedsmissionen. Selv om det ikke er en atypisk anmodning at have hende at tilbyde kaffe til en klient eller hente kontorartikler på vej tilbage fra frokosten, er det ikke noget, der gør ting som at booke din næste tandlige aftale eller bestille den kommende læsning til din bokklub, ikke hendes . Hun er blevet hyret til at hjælpe dig i den professionelle verden - så hold det på den måde.
Husk, at jo mere du hjælper din assistent med at udføre sit arbejde godt, jo lettere er det for hende at hjælpe dig med dit. Vær den bedste manager, du kan være, og du indstiller jer begge til succes.
