Jeg glemmer aldrig den dag, jeg vågnede op til en e-mail fra Arianna Huffington.
Ugen før havde jeg sendt hende e-mail (kolde) for at se, om hun ville tale på Columbia University for den iværksætterorganisation, jeg er involveret i. Og ikke kun havde hun taget sig tid til at læse min e-mail, men hun havde faktisk svaret - med et ja ?! Naturligvis flippede jeg ud.
Men så holdt jeg op med at tænke - hvad fik min e-mail til at fungere? Hvad med min besked havde lokket Arianna til at være opmærksom på en universitetsstuderende som mig? Hvad der for den sags skyld havde gjort så mange af de mere end 100 andre anmodninger, jeg har sendt fagfolk i det seneste år, til succes?
Når jeg ser tilbage på alle disse anmodninger, er der et par elementer, som jeg mener er særlig effektive i kolde e-mails. Uanset om du som mig, ønsker at invitere en inspirerende grundlægger eller administrerende direktør til at tale på dit arrangement, eller du håber at komme i kontakt med en anset professionel i din branche, her er tre trin til dramatisk at forbedre chancerne for at få et svar fra en du beundrer, men ved det ikke - endnu.
1. Opret troværdighed inden for første sætning
Jeg vil antage, at den, du vil sende besked, modtager masser af e-mails fra lige så ivrige fagfolk. På grund af dette er det kritisk, at du introducerer dig selv på en troværdig måde - og så hurtigt som muligt - inden din kontaktperson klikker på den frygtede arkivknap.
Lad os starte med det, du ikke ønsker at gøre. Du ønsker ikke at åbne op for din e-mail, der foregår og fortæller om, hvordan du har fulgt denne persons arbejde, hvor meget du kunne lide denne og den ting, de gjorde, og hvordan du er sådan en stor fan - ville de ikke hjælpe dig venligst? Der er smiger, og så lyder det som en tilfældig stalker, der dukkede ud af intetsteds.
I stedet skal du holde det professionelt fra start, og bevis straks, hvorfor du er en person, der er værd at lytte til. En nem måde at skabe troværdighed er at hyperlink websteder - enten din virksomheds eller din egen - og lade webstedet tale for dig. (Har du ikke et personligt websted endnu? Vi er her for at hjælpe.)
Jeg startede min e-mail til Arianna med: ”Jeg er en operationel komitéleder for Columbia Organization of Rising Entrepreneurs ved Columbia University.” Ved at linke hjemmesiden vidste jeg, at jeg ikke behøvede at spilde to nye sætninger, der forklarer vores gruppes mission og initiativer . Andre måder at opbygge troværdighed på? Liste over publikationer, som du er blevet vist på, hvis du er forfatter, kunder, du har arbejdet med, hvis du er en sælger, og imponerende statistik, hvis du laver forstyrrelser i en branche. Det, der imponerer dig mest ved dit arbejde, vil sandsynligvis også imponere din kontaktperson mest.
Bare vær kort - husk, denne person er travlt og mister sandsynligvis interessen, hvis du fortsætter og tager dine kvalifikationer.
2. Foretag din anmodning unik for kontaktpersonens specialitet
Din kontaktperson er meget mere tilbøjelig til at svare, hvis din anmodning er specifik og ikke kan udfyldes af nogen person derude. Efter min introduktion til Arianna fortsatte jeg med: ”I efterår planlægger vi at udvide vores initiativ til at fremme globalt iværksætteri og ville meget gerne have dig kommet på campus for at tale om grundlæggelsen af The Huffington Post såvel som din vision for virksomhedens globale ekspansion. ”
Der er to måder, dette spørgsmål er specifikt for Arianna og ikke kun for nogen grundlægger derude. Først voksede Arianna op i Grækenland indtil 16-årsalderen - og derfor mere end kvalificeret til at fremme vores organisations globale initiativ. Hvad mere er, The Huffington Post er lanceret på ni forskellige sprog siden 2005 og fortsætter med at ekspandere på tværs af kontinenter. Ved at bede Arianna specifikt om at tale om sit virksomheds vision for global ekspansion, sænkede jeg muligheden for, at hun ville afvise anmodningen, fordi en anden udenlandsk grundlægger med et USA-baseret selskab kunne gøre jobbet.
Når du sender din besked, skal du gøre din anmodning så specifik som muligt for at vise, at 1) du har foretaget en grundig undersøgelse af denne kontakts ekspertise, og at 2) meget, meget få personer bortset fra denne person, ville passe til regningen.
3. Beskriv fordelene ved kontakten
Hvad får din kontakt ud af at svare dig? Med andre ord, vend denne ensidige anmodning til et gensidig forhold. Ja, det kan være svært at tænke på, hvad i all verden du muligvis kan tilbyde en succesrig (og muligvis berømt) professionel. Men enhver person har noget at tilbyde.
Dette afsnit af min e-mail giver et eksempel: "Med mere end 2.000 følgere på Facebook og 2.200+ nyhedsbrevabonnenter vil vi også meget gerne hjælpe med at tiltrække endnu flere studerende til at begynde at følge HuffPost." Dette ser måske ikke ud som et væld af mennesker sammenlignet til The Huffington Posts publikum, men fordi vores organisation har et af de største publikum blandt Columbia's lavere studerende, betyder dette antal at nå en relativt stor gruppe læsere med et stort potentiale. Gesten viser desuden, at jeg ikke bare er interesseret i et ensidigt forhold.
Når du skitserer fordelene ved kontakten, skal du kun inkludere kvaliteter, der adskiller dig - eller din organisation - fra hinanden. Forklar derefter, hvordan disse egenskaber kan hjælpe med at fremme din kontakts langsigtede mål.
Bortset fra Arianna Huffington har mine kolde e-mails modtaget svar fra Mashables grundlægger Pete Cashmore, DramaFevers grundlægger Suk Park, og grundlæggere af forskellige London-baserede startups som Deliveroo og TransferWise. Svarprocenten er stadig langt fra 100% (og jeg tror ikke, det nogensinde vil være), men med disse tre trin har jeg været meget mere succesfuld med at høre tilbage fra fagfolk, som jeg aldrig troede var muligt at kontakte .
