Fra kuglepenne til snacks til kontoret sladder - når du sidder fem meter væk fra din medarbejder, er det en smule at dele alt. Og alligevel, sender du hende en e-mail for at diskutere de endelige detaljer om en præsentation, du giver sammen om 30 minutter. Der er noget galt med dette billede.
E-mail, konferenceopkald, online kalendere og chat-apps hjælper os med at holde kontakten og på sporet, når vi er langt fra hinanden. Værktøjet er imidlertid kun så effektivt som den hånd, der bærer det. At vide, hvornår du skal bruge hver af de apps, du har til rådighed, og hvordan du får mest muligt ud af dem, gør ofte forskellen mellem timer spildt og produkter, der sendes.
Hos Blinkist arbejder vi på at gøre læsning og læring mere effektiv, så strømline er i vores DNA. Da vi bemærkede, at kommunikationen blev ineffektiv, selv i vores lille team, begyndte vi at finde ud af, hvad der skete, der forhindrede os i at arbejde bedst. Vi fandt ud af, at vi ved at optimere, hvordan vi bruger vores daglige værktøjer, kunne få langt mere gjort.
Nedenfor identificerer vi de fire almindelige værktøjer, du sandsynligvis også misbruger, og hvordan du kan løse din formular.
1. E-mail
Fumlen
Så let som e-mail er, er der mange måder at få det forkert: ved hjælp af e-mail som et køretøj til en lang debat og til et-ord svar, der kan nixed eller videresendes personligt, til at begynde med. Og så fristende som det er at bruge din e-mail-kæde som et sted til omfattende argumentering med dokumentation, er e-mail ikke noget sted for kritiske diskussioner omkring projektdetaljer. Hvad du laver i hvert af disse tilfælde er at tilføje komplikationer og forsinket tid til dine aktiviteter og dine modtagers aktiviteter.
Løsningen
Ved vigtige eller presserende opgaver skal du mødes ansigt til ansigt, så du kan tackle problemer på hovedet og få svar hurtigere. Ved at gøre det live beskytter du ikke bare din egen tid, du hjælper også dine kolleger. Hvis alle ved, at presserende nyheder aldrig ankommer via e-mail, er der ingen grund til konstant forfriskning af indbakken, og folk kan fokusere på at få tingene gjort i stedet.
Tænk på e-mail som din måde at starte en diskussion eller sætte en dagsorden, så når du sætter dig sammen med dit team for at få magien til at ske, kan det gøre det.
2. Konferenceopkald
Fumlen
Konferenceopkald er smukke - du kan gøre dem når som helst og hvor som helst - men fordi de kan føle sig mere afslappet end personlige møder, kan de også forårsage effektivitetsproblemer.
For det første, fordi de føler sig uformelle, er det let for for mange mennesker at blive rebet. Resultatet er, at i stedet for at være i stand til at deltage i kritisk arbejde, kun de kan gøre, er dit team fanget i et møde med tvivlsom brugbarhed.
For det andet er det let at overse, at selvom de kan virke mere afslappet, kan de være meget mentalt beskattende. Konferenceopkald kræver forberedelse og intensiv lytning, hvilket tager en stor bid ud af din daglige fokusration. Planlæg en for tidligt om morgenen, og det kan sap dit fokus for dagen. Blyant det ind efter timer, og du skal beskæftige dig med en dag, der er defineret af forventning om din latente arbejdssession.
Løsningen
Husk først, at ikke alle skal inviteres. Inddrag i stedet mennesker, der er informeret om projektet og er kritiske bidragydere. Lad en person på mødet notere og dele med resten af teamet, så de andre kan fokusere på arbejde.
Og husk at vælge din opkaldstid klogt. Når det er muligt, skal du ikke planlægge konferenceopkald først om morgenen eller sent på aftenen. Ved at finde en tid imellem vil du beskytte dit fokus.
3. Chat
Fumlen
Chat mellem kontorer, især for virksomheder beliggende på mere end en etage eller forskellige steder, er et meget nyttigt surrogat til ansigt til ansigt: Det sker i realtid, det giver mulighed for øjeblikkelig overførsel af filer, og det letter spontanitet. Men som med konferenceopkald, er selve chatets dyder også dens mangler.
Det største problem med kontorchat er, at folk føler sig friere til at afskrive spørgsmål fra manchetten, fordi de ikke teknisk afbryder - modtageren kan stadig vælge, om han vil svare eller ikke. Sagen er, at vi er reaktive væsener, og vi føler, at vi har brug for at stoppe, hvad vi laver, og tage hensyn til de mennesker, der ping os. Selvom din hensigt med at komme i kontakt med chat er at være diskret, har du ringe kontrol over, om din kollegas arbejde bliver afbrudt. Hvis hun ser en meddelelsesmeddelelse, er chancen for, at hun ser ud. Selv hvis hun ikke reagerer direkte, vil en del af hendes fokus nu blive omdirigeret af din bemærkning eller spørgsmål.
Løsningen
Generelt skal chat kun bruges til hurtige spørgsmål, der forhindrer dig i at komme videre med dit arbejde, eller til at oprette et tidspunkt med en kollega til at tale gennem et større emne. Noget andet, indsæt en e-mail, så du ikke forstyrrer dine kolleger.
Og hvis du er ved at modtage for mange chats? Sluk for underretninger, ligesom du ville gøre for e-mail. Mange chat-tjenester tillader også en bruger at gå “usynlig”, hvilket er en dejlig måde at forblive involveret på (især hvis du er en del af en konstant opdateret gruppechat) uden at føle sig forpligtet til at svare.
4. Kalendere
Fumlen
Mishandling nr. 1, som folk bruger med deres kalendere, behandler dem som to-do-lister. Hvis du kigger på din kalender og ser noget, der ligner "pick up mælk" eller "planlæg en klipning", er det tid til at overveje, hvordan du bruger det.
En anden misbrug af kalenderen mislykkes i at bruge den til at beskytte din tid i stedet for bare at organisere den. Når du bliver kontaktet med et forslag til et nyt projekt, og din kalender fortæller dig, at du kan passe ind i det, skal du huske, at det ikke nødvendigvis betyder, at du burde. Det er vigtigt først at se på dine mål og værdier.
Løsningen
Formål at holde din kalender et hellig rum til møder og begivenheder, der enten er bundet til en bestemt dato og tid eller involverer andre end bare dig. Du kan begynde at ændre din kalenderpraksis med en opgaveliste til opgaver som at ringe til din læge eller hente blomster. At krydse små opgaver er utroligt tilfredsstillende, og ved at sætte dem på en overskuelig liste, får de en anden karakter - en, der giver dig mulighed for at se dem som passende mellem vigtige begivenheder snarere end at blive begivenheder for sig selv.
Og glem ikke altid at tilpasse nye muligheder til din rolle og dine mål. Alt, der ikke matcher her og nu eller til din ønskede fremtid, hører ikke på kæden (eller på din kalender).
Med blot nogle få enkle justeringer kan du bruge værktøjerne til din rådighed for at få mere gjort. Del disse tip rundt på kontoret, så vil hele din arbejdsplads være langt mere effektiv, før du ved det!
