Chancerne er, at din indbakke er meget som den forladte kurv med ting, der sidder bag i dit skab. Du ved, at det dør for at blive renset (og huser mange skjulte overraskelser), men tanken om at tackle en sådan opgave er overvældende. Og hvem har seks timers fritid til at spare på noget i den retning?
Men at organisere dine e-mails behøver ikke tage hele dagen - faktisk kan du gøre det på kun en time, hvis du afsætter tiden til det.
Minut 1 til 10: rydde uønsket ud
Angiv et tidspunkt i 10 minutter, og start bare med at slette (eller arkivere) alle meddelelser, du ved, at du ikke har brug for, som underretninger fra sociale mediekonti, påmindelser om tidligere begivenheder, bekræftelser for leveringer, du allerede har modtaget, nyhedsbreve, du allerede har læst (eller vil aldrig læse) og e-mails, der ikke længere er relevante.
Du kan gøre det let ved at søge i din indbakke efter almindelige afsendere eller emnelinjer (for eksempel: LinkedIn-underretninger) og slette en masse ting på en gang.
Protokol 10 til 30: Opret mapper og etiketter
Nu er det tid til at organisere de meddelelser, der er tilbage, som ikke behøver nogen handling, men som du har brug for eller vil beholde.
Der er lige så mange mappesystemer, som der er e-mail-brugere, men det er let at prøve at lave en mappe til ethvert emne eller type e-mail, der har flere meddelelser, der vedrører den. Så det kan betyde mapper som: Kvitteringer, projekter, ture osv. Du kan altid tilføje og tilpasse mapper, når du lærer, hvad der fungerer bedst for dig.
For at fremskynde denne proces kan du endda oprette en "Til arkiv senere" -mappe til alt, hvad du overhovedet er usikker på, og en "Afmeld abonnement" -mappe for alt, hvad du ikke ønsker mere. Tip: Det er gode mapper, du kan sortere igennem, når du har fem minutter mellem møderne.
Oh! Og hvis du ønsker at blive endnu mere organiseret, kan du prøve nogle etiketter (kaldet “kategorier” af Outlook) for at tilføje mere info til dine meddelelser. Du kan have flere etiketter på en e-mail eller endda flere lag med etiketter. Så denne e-mail i din "Trip" -mappe kan have en hovedmærke "New York 2018" og undermærker af "Flights" og "Monday".
Minutter 30 til 50: Brug to-minutters regel eller lav en opgaveliste til e-mails, der har brug for handling
De e-mails, du har tilbage nu, skal kun være dem, der har brug for handling. Hvis handlingen kan afsluttes på mindre end to minutter, skal du gøre det nu. Hvis du har brug for mere tid til at tage sig af meddelelsen, skal du føje den til din opgaveliste med en anmeldelse for at minde dig om, at du faktisk gør det. Arkiver derefter e-mailen for at holde din indbakke klar (du kan stadig søge efter den senere).
Hvis du bare ikke er en listeskaber, kan du i stedet bruge Gmail's nye snooze-funktion til at få e-mailen vist i din indbakke, når du er klar til at håndtere den. Eller, hvis du er en Outlook-bruger, giver opfølgningsfunktionen dig det samme.
Minutter 50 til 60: Opdater dine indstillinger for nem vedligeholdelse
Tillykke med verdens mest organiserede indbakke! OK, ikke verdens mest organiserede indbakke - men din bedste indbakke endnu.
Men lad ikke festen gå for længe, ellers finder du det fyldt op igen. Du kan undgå dette ved at konfigurere filtre, der automatisk sorterer dine indgående meddelelser, så du ikke behøver at gøre det.
Mit yndlingsfilter er til nyhedsbreve og tilbyder e-mails, jeg faktisk ønsker at læse, men som ikke altid har tid til det rigtige, når de kommer ind. I stedet oprettede jeg et filter i Gmail, der sender dem alle til en "Læs senere" -mappe. (Outlook har sin egen version af filtre kaldet “regler”, der kan gøre nogle tunge løft for dig.)
Du kan også overveje at indstille et autosvar til din Gmail eller Outlook, når du ikke kan svare på e-mails så hurtigt, som du normalt ville (som om du er på en konference, arbejder usædvanlige timer eller er på ferie) .
Og for virkelig at flyve gennem dine meddelelser kan du aktivere og lære nogle genvejstaster til Gmail eller Outlook.
Efter denne oprydning vil du slippe af med den irriterende følelse, at du gik glip af en besked eller den synkende følelse af, at du er nødt til at møde en fuld indbakke hver morgen. Faktisk er du måske endda klar til at gå videre til en mere fremskridt e-mail-organisation, så du kan drage fordel af den nye Gmail, bruge Chrome-udvidelser eller prøve dette indbakke AI-værktøj.
Eller hvis du finder ud af, at du stadig har meget arbejde at gøre - start med at afsætte 20 minutter hver uge til at tackle disse trin ad gangen. Gør det i et par uger, så finder du dig selv med en indbakke, der faktisk gør dit liv lettere.
