Uanset om du taler med en langrend kollega, en ikke-så-interessant potentiel partner eller en hyper-nysgerrig ven-af-en-ven, der ønsker at lære om din karriere, er der tidspunkter, hvor det bare synes umuligt at gå af telefonen. Men tag det fra mig: Din tid er dyrebar, og det er bestemt værd at mestre denne kunst.
Nu vil du (næsten) aldrig være uhøflig, men nogle gange er du nødt til at være lidt aggressiv, hvis du vil regenerere din tid. Ligegyldigt hvad situationen er, her er nogle gennemprøvede taktikker for at holde et telefonopkald kort.
1. Kom hurtigt til punktet
Det er let at chatte om det dejlige eller forfærdelige vejr, din travle uge, den seneste sladder i branchen ("Så du den artikel i TechCrunch?") Og en hel masse andre halvinteressante ting, når du først tager telefonen. Når alt kommer til alt siger intet "nybegynder" som at starte med en spærring af spørgsmål, før du endda har sagt hej.
Men medmindre opkaldets punkt er relationsopbygning, lad ikke dette trække på mere end et minut eller deromkring. Overgang jævnt fra din småprat til kødet i din samtale ved hjælp af en linje som: ”I hvert fald er jeg glade for at høre mere om, hvad du har op til. Hvordan kan jeg hjælpe?"
Husk også, at du kan bruge denne "chit-chat" til at snige dele lidt af din seneste nyhed på forhånd - for eksempel, "Det har været en spændende uge her, vi har lige lukket to fantastiske nye klienter!" Kan gå langt, hvis du er i telefon med en potentiel partner, du vil imponere. Men fortsæt derefter.
2. Hold opkaldet på sporet
Selv når det er lykkedes dig at komme til det punkt, hvor opkaldet er, kan du meget vel finde din partner, der går for længe eller gå af med en tangent. Måske behøver du ikke at høre om alle de nye funktioner, de lige har lanceret for at tage en beslutning om dit partnerskab; måske har du virkelig ikke lyst til at bytte hele karrierevejehistorier med den person, du var enig i at hjælpe med at tale med om vækststrategi.
For at få tingene tilbage på sporet, skal du sige noget, der demonstrerer, at du bestemt lytter ("Det var så interessant, at du plejede at tænke på at gå i marketing - sjovt, hvordan livet overrasker os!") Og straks indgår i opkaldets punkt. ("Under alle omstændigheder, hvad jeg håbede på at spørge dig om, er …" eller "Det lyder som om det har været skørt derovre! Din e-mail sagde, at du havde et par spørgsmål til mig - hvordan kan jeg hjælpe?")
3. Følg den 19-minutters regel
Jeg krediterer denne til en kollega, der engang var forfærdet over, at jeg brugte 45 minutter på telefonen med at chatte med en potentiel partner om en forholdsvis lav værdi og ligetil aftale. Og for at være retfærdig, var meget af samtalen drevet ind i et godt-for-forhold-bygningsområde - i en tid, hvor jeg helt ærligt sov fem timer om natten og næppe tog middagspauser.
Så hun gav mig denne regel: Prøv at komme af telefonen på 19 minutter. Jeg fortalte hende, at det var umuligt uden at være uhøflig. Men når jeg begyndte at udfordre mig selv med det mål, var jeg meget mere tilbøjelig til at klippe small talk - stadig chitchat på minut 10 var bestemt ikke længere acceptabelt - og holde samtalen på spids. Det var klart, at der var tidspunkter, hvor det holdt, at det korte ikke bare var passende, men jeg blev overrasket over, hvor ofte 19 minutter faktisk var mere end nok.
4. Har et hårdt stop - eller en døende telefon
Endelig kan intet hjælpe med at afslutte en samtale som at kommunikere, at du skal gå af telefonen. Uanset om det er et vigtigt opkald, du er nødt til at gå til (med en af dine klienter, med en investor, med din chef's chef) eller din telefon er ved at dø ”fordi du har været i back-to-back-opkald hele dagen”, en sikker måde at guide en samtale til sin afslutning på er at give en dejlig undskyldning for, hvorfor du er nødt til at lægge på.
Jeg har fundet det mest effektive - og mindst uhøflige - at nævne dit næste møde (eller lavt batteri) mod begyndelsen af din samtale, eller 10-15 minutter, før du agter at gå sammen. At sige, "Vil bare give dig et heads-up - jeg har kun ca. 10 minutter mere, så vi bliver nødt til at gøre vores bedste" er en fantastisk måde at lade personen i den anden ende af telefonen vide, at dit hårde stop kommer, og det giver dig mulighed for at præsentere den på en måde, der er hensynsfull og forsøge at få mest muligt ud af situationen. Det er også mindre akavet end at sige, "Hej, jeg er nødt til at gå af telefonen nu - undskyld!"
At holde korte opkald er en smule kunst, men det er en, der tjener dig godt, når du har brug for de dyrebare minutter tilbage i din dag. Kunsten er selvfølgelig at gøre det uden at være uhøfligt.
På den note et sidste ord: Når du skal være høflig, skal du ikke lade din høflighed lande dig endnu et telefonopkald. Jeg begik en fejltagelse kun en gang ved at sige, ”Jeg er så ked af, at vi er nødt til at skære dette kort, men jeg vil være glad for at fortsætte denne samtale en anden gang.” Lektion lært: Giv kun mere tid, hvis du mener det. Ellers skal du bare slutte med "Håb det var nyttigt - det var dejligt at tale med dig!" Eller "Dette har været rigtig interessant - jeg ser frem til at dele med mit team og vil følge op via e-mail."
