Som jer alle sikkert ved nu, er jeg en enorm e-mail nørd. Uanset om du vil vide, hvordan du organiserer din indbakke, rydder den i løbet af weekenden eller foretager en fuld-on forår rengøring, jeg er din gal. Men der er en ting, vi ikke har talt om endnu: Hvordan man håndterer individuelle e-mails, når de kommer ind.
Her er scoop. Den bedste måde at tage kontrol over din indbakke er at tage en beslutning om, hvad du skal gøre med hver e-mail, første gang du ser den, i stedet for bare at kigge på den og love at håndtere den senere. Dette har to fordele: Det sørger for, at din indbakke ikke bliver et rodet rod til at begynde med, og det sparer dig tid ved ikke at skulle se på den samme e-mail mere end én gang.
Det lyder hårdt, men det er det ikke - det tager bare nogle planlægning og et par enkle spørgsmål. Lad os komme igang.
Vælg en tid
Først, medmindre dit job kræver, at du straks reagerer på e-mails, anbefaler jeg, at du går igennem alle dine nye mails på et par bestemte tidspunkter hver dag. Denne tid kan være anderledes hver dag, den skal bare være forsætlig: I dag tager jeg for eksempel fra kl. 9-10 til at gå gennem min indbakke, så ser jeg på det igen fra 4-5. I mellem scanner jeg efter vigtige e-mails, men ignorerer resten.
Jeg ved, at dette er svært at gøre (og ja, jeg har været kendt for at klikke på en GIF, der går rundt!), Men hvis du holder dig til denne tidsplan, vil du opdage, at det at gå gennem din indbakke er meget mindre overvældende. For ikke at nævne, har du store bidder af tid til faktisk at komme til rigtigt arbejde.
Spørg dig selv om dette
Det næste trin går gennem din indbakke, læser hver e-mail en efter en og spørger dig selv denne hurtige liste over spørgsmål til hver meddelelse:
1. Har jeg brug for at få denne e-mail?
Jeg ved, at jeg lyder som en ødelagt plade, men du skal spørge dig selv dette hver gang. Det er en god påmindelse om at afmelde, filtrere og fjerne dig selv fra lister og nyhedsbreve, som du ikke har brug for. At skære ned via e-mail er altid en sejr i min bog.
2. Skal jeg overhovedet svare på dette?
Overraskende er svaret ikke altid ja. Hvis det er en informativ e-mail eller en gruppe-e-mail, der ikke kræver dit svar, skal du læse den, notere nyttige oplysninger og arkivere den eller arkivere den.
3. Er jeg den rigtige person til at tackle dette, eller skal jeg aflevere det?
Husk på samme måde, at du ikke behøver at bære byrden ved at gøre alt, hvad du bliver bedt om. Du ved hvad jeg mener: De numre, du plejede at trække, indtil de ansat en junioranalytiker, men at din chef bliver ved med at bede dig om i stedet, rejseplanlægningen, der virkelig skulle gå gennem en anden afdeling, det antal knus, du bliver bedt om at gøre selvom det ikke er i din jobbeskrivelse. Overfør disse perifere opgaver til den rigtige person, og du vil ikke kun rydde din indbakke, du giver mere tid til at udføre dit kerneopgave.
4. Har jeg brug for oplysninger fra nogen anden for at kunne svare?
Hvis svaret her er ja, skal du bede personen om oplysninger nu, så du kan flytte e-mailen fra din plade. Det kan være en god ide at svare og lade afsenderen vide, at du arbejder på det, og skriv en note for at checke ind med den person, du venter på om et par dage. I mellemtiden skal du arkivere e-mailen væk eller bruge Boomerang til at få den tilbage i din indbakke på det rigtige tidspunkt.
5. Kan jeg besvare e-mailen lige nu - på mindre end 5 minutter?
Det er her de fleste mennesker rejser op. Et godt antal e-mails kræver ikke yderligere oplysninger fra dig eller andre og kan besvares temmelig hurtigt. Hvis det er tilfældet, skal du svare med e-mailen med det samme; det sparer dig tid til at læse, behandle og tænke over det en anden gang. Bonus: Jo før du svarer på en e-mail, jo mere acceptabelt er et superkort svar.
6. Er det presserende?
Uopsættelighed er desværre ude af dine hænder, så hvis e-mailen haster, skal du beslutte, om du vil tackle det lige nu eller tage sig af det, når du er færdig med at rydde din indbakke. Jeg går ind for sidstnævnte, da du bryder din skridt lidt, hvis du skifter fra at bruge et par minutter på hver e-mail til at grave i et enkelt problem.
Handle resten - på dine betingelser
Så hvad med resten? Hvis e-mailen har brug for mere end et fem minutters svar og ikke er presserende, skal du beslutte, hvornår det bedste tidspunkt for dig at tackle det er.
Jeg tager normalt de e-mails, der kræver et langt skriftligt svar i slutningen af min indbakke fejer. Eller, hvis jeg har en travl dag, boomer jeg dem til en dag, hvor jeg tror, jeg har mere tid. For de meddelelser, der kræver mere arbejde (at sammensætte en mock-up, lave noget Excel-tal), satte jeg disse opgaver på min opgaveliste og planlægger dem for en ikke-e-mail-blokering af tid på min tidsplan.
Pro-tip: For at få denne proces til at gå endnu hurtigere, skal du konfigurere din e-mail, så når du først har behandlet en e-mail og indsendt den eller slettet den, bliver du ført direkte til den næste i din indbakke i stedet for tilbage til listen over e-mails. (For Gmail kan du gøre dette via Auto-Advance-indstillingen i Google Labs.) Dette sikrer, at du kommer igennem alle dine e-mails i stedet for at bruge tid på at beslutte, hvilken meddelelse du skal være opmærksom på næste!
