Når jeg tænker på forårsrengøring, tænker jeg på mit skab - og hvor meget jeg virkelig, virkelig har brug for at gennemgå det: at rydde ud for de ting, jeg ikke har båret hele sæsonen, finde en god, ude af måde stedet for ting, jeg ikke bærer meget ofte, og organiser alle de andre i et system, der giver mening.
Men jeg vil være ærlig: Hvis jeg vil tackle det område i mit liv, der er det største rod, skal jeg virkelig springe min e-mail.
Lyder du velkendt? Jeg gætter det. Så i år har jeg kommet med et par tip til rydding af dit skab - og hvordan du anvender dem på din indbakke.
1. Ryd ud, hvad der er bagpå
Når det kommer til e-mails, får de nyere altid opmærksomheden. Så hvis du vil springe rent, er det bedste sted at starte med dine ældste ulæste beskeder. Selv hvis du kun besvarer de tre ældste e-mails, vil du føle, at du har gjort noget fremad, fordi det er dem, der har samlet støv (og virkelig behøver at blive besvaret eller arkiveret).
2. Declutter, og smid nogle ting ud
Ligesom med dit skab, bliver du gladere med din indbakke, hvis det kun indeholder det, du har brug for. Faktisk viser studier, at reduktion af mængden af daglig e-mail, du får, vil have en reel indflydelse på din tidsstyring og stressniveauer.
Så tag disse første uger af foråret som en undskyldning for at rydde ud, hvad du ikke længere har brug for. Nyhedsbreve, som du aldrig faktisk læser, meddelelser fra sociale mediesider, du ikke engang kigger på, mailinglister, der ikke er nyttige for dig længere - alle disse er fair spil.
Ikke sikker på, hvordan man begynder at identificere disse indboks-rodere? Prøv dette:
- Søg efter "afmeld" på nyhedsbreve, du kan fravælge.
- Se på dit papirkurv for alle e-mails, der stadig er ulæse. Hvis du slettede det uden at se på det - er chancen for, at du ikke har brug for det i første omgang.
- Søg “fra: intet svar” for at finde automatiserede e-mails fra virksomheder (jeg foretrækker e-mails fra rigtige mennesker).
Når du går igennem hvert trin, kan du afmelde alt hvad du faktisk ikke læser eller har brug for.
3. Ikke nødvendigt dagligt? Sæt det andetsteds
Når du har besluttet, hvilke nyhedsbreve og panlister, du bestemt ønsker at forblive på, kan du overveje at oprette specifikke mapper (eller, hvad jeg kalder "temaindbakke"), hvor ikke-væsentlige e-mails automatisk går - i stedet for at vises i din indbakke.
Ved at filtrere disse e-mails efter type og gøre dem let tilgængelige uden at være foran dig på alle tidspunkter, tager du kontrollen tilbage: Du ser på tilbud på Fab.com og nye stilarter i Banana Republic, når du vælger at, ikke når de beslutter at pop ind i din indbakke. Du tjekker nye Twitter-tilhængere, når du beslutter, at det er tid til din pause på sociale medier. Du får ideen.
Før du kommer i gang med filtre, skal du vælge dine temaer. Når jeg kiggede på min indbakke efter tidsspildende lovovertrædere, besluttede jeg, at de store tre var: panlister, sociale medier og nyhedsbreve. Opret nye etiketter til hver af disse.
Pro tip: Start etiketten med en stjerne for at bringe den øverst på dine etiketter, så du ikke glemmer at kontrollere dem (f.eks. "* Sociale medier" i stedet for "Sociale medier").
Sæt derefter dine filtre op, så relevante e-mails springes direkte til dine “tema-indbakke.” Gmail's trin til opsætning af filtre er:
- Klik på pil ned i dit søgefelt. Et vindue, der giver dig mulighed for at specificere dine søgekriterier vises.
- Indtast dine søgekriterier. Hvis du vil kontrollere, at din søgning fungerede korrekt, skal du klikke på søgeknappen.
- Klik på "Opret filter" nederst i søgevinduet.
- Vælg den eller de handlinger, du vil have, at filteret skal tage. I dette tilfælde skal du sørge for at vælge "Spring over indbakken (arkiver den)" og "Anvend etiketten:", når du opretter dit filter.
- Klik på knappen "Opret filter".
Nu går alle disse e-mails fra [email protected] direkte til min "* Nyhedsbrev" -indbakke for at kontrollere, hvornår jeg er i online shopping-tilstand. Jeg anbefaler, at du indstiller dine indstillinger for etiketter med indbakke til "Vis hvis ulæst" for virkelig at drage fordel af denne strategi "ude af syne, ude af sind". Og selvom ovenstående instruktioner specifikt gælder for Gmail, tilbyder mange andre e-postsystemer lignende mærkning og sorteringsfunktionalitet.
Overvågning af din indbakke tager nogen tid, men jeg lover, det er helt værd. Ligesom et rent skab hjælper dig med at finde de ting, du faktisk leder efter, vil en organiseret indbakke sikre dig, at du bruger tid og energi på de e-mails, du virkelig har brug for at læse.
God foråret rengøring!
: Spring Clean Your Cabin!
