Hvis du nogensinde har arbejdet på et kontor, ved du, at møder er de sorte får af arbejdsopgaver. Vi elsker at hader dem, og vi stræber efter at eliminere dem for evigt, og alligevel fortsætter vi med at have dem - igen og igen, indtil vi finder os selv spekulerer på, hvorfor vi bruger så meget tid i dem.
Alle har deres hemmeligheder for at navigere i det vanskelige landskab ved møder (og nogle er bedre end andre.)
Så jeg afrundede strategier for at reducere din mødelast (og øge din produktivitet) fra fire succesrige virksomhedsledere. Hvem ved, kan du muligvis prøve en af disse taktikker på dit eget kontor!
1. Oprettelse af "No Meeting" timeslots
Dette er det ældste og letteste trick i bogen for enhver, der kæmper for at planlægge head-down-arbejde.
Og det har arbejdet for Andrew Fingerman, administrerende direktør hos PhotoShelter:
”I lidt over et år har jeg afvist at afholde møder inden middag. Virkningen på min produktivitet har været forbløffende. Som nogen, der også har ADHD, har jeg fundet ud, at formiddag er bydende nødvendigt for arbejde, der kræver mit højeste niveau af kritisk tænkning. Så hvis nogen desperat har brug for at mødes med mig om morgenen, afviser jeg næsten altid og spørger i stedet, om vi kan vælge et tidspunkt om eftermiddagen. Den eneste betingelse, som jeg skal hule, er, hvis mødet passer perfekt sammen med mine topprioriteter. ”
Hos The Muse har vi omfavnet en lignende strategi ved at implementere “Vindende onsdage”, hvor der fra kl. 9 til 13 på onsdage ikke er tilladt at planlægge møder.
”De mest almindelige klager var, at folk ikke havde tilstrækkelig konstant tanketid, fordi møder ville afbryde så ofte, ” siger vores VP for People and Talent, Toni Thompson. ”Der er et par møder, som folk har fortalt mig, at de ikke kan stoppe, men hvis indsatsen skærer ned på endda 70% af uproduktive møder og erstatter dem med masser af produktivitet, kreativitet og medarbejderes fornuft, er det værd.”
2. Kun at have møder en dag om ugen
Mattan Griffel er medstifter og CEO af One Month. For at løse sine egne mødespørgsmål besluttede han, at han snarere end at blokere visse tidspunkter, ville blokere hver dag undtagen en.
I modsætning til The Musees eget system afholder Griffel møder udelukkende på onsdage: ”Jeg gør ikke noget af det. Hvis nogen beder om at få kaffe på tirsdag, spørger jeg, om onsdag fungerer i stedet. Hvis onsdagen er fuldstændig booket, vil jeg spørge om den næste onsdag (undertiden er jeg nødt til at booke to eller tre onsdage ude), ”siger han i en nylig artikel fra Forbes . Overraskende enkel, ikke?
Resultatet, han har fundet, er ikke kun enorme blokke af tid til at fokusere på andre opgaver, men at ”at tvinge folk til at vente til onsdag ofte vil filtrere de vigtige møder ud. Det vil eliminere folk, der vil have noget af din tid, men ikke er villige til at vente på det eller arbejde inden for din tidsplan. Det er fantastisk for mig, da jeg alligevel ikke ønsker at mødes med disse mennesker. ”
3. Gennemgang af kalenderen regelmæssigt
”Vi har regelmæssigt revideret evalueringer af møder kvartalsvis for at omarbejde mødeplanerne, hvor det er nødvendigt, ” siger Dinah Alobeid, kommunikationsdirektør i Greenhouse. Dette betyder, at hvert selskab ser på deres kalender for hvert kvartal og bestemmer, om visse diskussioner kan flyttes til en anden kanal.
Du kan nemt gøre dette med din egen tidsplan. For at hjælpe med at indsnævre hvilke møder der ikke finder sted, foreslår Alobeid at nedskære tidsrammen: ”Start med 30-minutters møder, og skær dem ned til 20 minutter, når det er muligt; det samme gælder i 60 minutter, hvorfor ikke prøve 45? ”Du opdager måske, at du kan opnå lige så meget på kortere tid, hvis ikke via en e-mail eller et Google-dokument i stedet.
Hun siger også: "Brug tid på mandag til at kortlægge, hvad du vil udføre i denne uge, og hvilke møder der skal ske for at få arbejdet gjort og bevæge visse projekter fremad." Hvis de ikke føler sig i overensstemmelse med dine prioriteter, fjern dem.
4. Afholdelse af et mødeoprensning
Alex Villa, Chief Operating Officer hos Healthify, tager ovenstående endnu længere ved at arrangere en "mødeskylning" hos hans firma:
"Dette er et specifikt tidspunkt hver sjette til ni måned, hvor vi sletter 100% af gentagne møder og institutregler, hvormed de kan tilføjes tilbage."
Så hvad udgør nøjagtigt at bringe et møde tilbage i kalenderen for Villa og hans team? ”For ikke-tilbagevendende og klientmæssige møder kan du beholde eller slette mødet efter eget skøn. De slettede møder kan ikke tilføjes tilbage i mindst to uger. Efter disse to uger kan du kun tilføje mødet tilbage, hvis et flertal af deltagere proaktivt beder om, at det bringes tilbage (lobbyvirksomhed til dine egne møder er forbudt!) ”
Responsen hos hans firma har været utroligt positiv, på trods af at han var en så skræmmende anmodning: ”Alle elsker det og kan ikke vente med at slette alt. Uden at erkende problemet, begynder du at have den akavede situation, at ingen ønsker at være den, der siger: 'Dette møde er ikke nyttigt, kan vi bare annullere det?' I sidste ende gennemgår vi cykler med optimal ydeevne, hvor folk har en god balance i at være i stand til at samarbejde, mens de stadig har tid til at udføre deres individuelle arbejde. ”
Selvom det kan være vanskeligt at få alle med på dit team om bord med denne plan, er det værd at teste til mindre møder. Tal med dine medarbejdere om at fjerne eventuelle ikke-presserende indtjekninger i et par uger, og se om det overhovedet har negativ indvirkning på dit arbejde.
Løsning af mødeoverbelastning kommer virkelig ned på at prioritere din arbejdsbyrde, og det er grunden til, at ovennævnte strategier er så effektive.
